Hausverwalter-Software im Detail. Teil 2:

Abrechnung und Bilanzierung von Einnahmen und Ausgaben

08.09.2016

Ohne Software lassen sich Immobilien nicht mehr wirtschaftlich verwalten. Diese Serie geht deshalb im Detail auf das wichtigste Bürowerkzeug von Hausverwaltern ein. Teil 2 beschäftigt sich mit der Abrechnung und Bilanzierung von Einnahmen und Ausgaben.

Die Abrechnung von Miet- und WEG-Objekten - mit guter Hausverwalter-Software kein Problem?
Mit einer guten Hausverwalter-Software lässt sich Stress in Zusammenhang mit der Abrechnung von Miet- und WEG-Objekten vorbeugen. FOTO: VBG

Wohngebäude zu verwalten wird immer aufwendiger. Zu den klassischen Aufgaben der Verwaltung und Abrechnung sind aufgrund von Gesetzen, Richtlinien oder Normen viele Aufgaben neu hinzugekommen. Mieter und Eigentümer erwarten zudem mehr Transparenz und Service – etwa bei der Abrechnung von Betriebskosten oder der Bilanzierung der wirtschaftlichen Situation von Immobilien. Hinzu kommen aktuelle Anforderungen wie die mobile Verfügbarkeit von Daten. Das spiegelt sich im zunehmenden Funktionsumfang von Hausverwaltungs-Software wider, was sowohl die Einarbeitung in als auch die Auswahl von Programmen erschwert.

Zusätzlich zum tabellarischen Produktvergleich Hausverwalter-Software aus IVV 11/2015: Digitale Multitalente im Überblick, geht diese Artikelserie auf die einzelnen Funktionsbereiche ein und zeigt, worauf man bei der Auswahl achten sollte.

Betriebskosten: rechtssicher, transparent und nachvollziehbar

Neben der Eingabe und Verwaltung von Stammdaten, der Korrespondenz und der Terminverwaltung (IVV 5/16: Hausverwalter-Software, Teil 1), gehört auch die Abrechnung zu den Grundfunktionen von Immobilienverwaltungs-Programmen. Wichtige Abrechnungsfunktionen sind die Nebenkostenabrechnung, die Heizkostenabrechnung, die Hausgeldabrechnung, die Einnahmen-Überschussrechnung sowie ein Wirtschaftsplan mit Übersicht der Kostenentwicklung.

Die Abrechnung von Mieten, Hausgeldern oder Betriebskosten ist bei den meisten Programmen Standard. Bei der Aufstellung gilt es, zahlreiche Aspekte und Randbedingungen zu berücksichtigen: Abrechnungen müssen in erster Linie rechtssicher sein. Das bedeutet beispielsweise, dass das Mietrecht des BGB, die Betriebskosten- oder die Heizkostenverordnung in den jeweils gültigen Fassungen, aber auch die aktuelle Rechtsprechung und aktuelle Urteile berücksichtigt werden müssen. Schätzungen zufolge ist jede zweite Betriebs- oder Nebenkostenabrechnung nicht korrekt – etwa weil Kosten zu Unrecht in Rechnung gestellt werden oder sich auf veraltete Richtlinien beziehen. Was zu den Betriebskosten zählt, ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV), respektive im Mietvertrag festgelegt. Hausverwalter-Software muss demnach laufende Kosten für Heizung, Wasserversorgung und -erwärmung, Abwasser, Müllabfuhr, Grundsteuer, Hausmeister-, Reinigungs- und Gartenarbeiten, Haftpflicht- oder Gebäudeversicherungen berücksichtigen. Weitere Posten können beispielsweise die Betriebskosten für einen Aufzug oder die Wartungskosten für Rauchmelder und Alarmanlagen sein.

Frei definierbare Umlageschlüssel

Bei der Betriebskostenabrechnung werden zuvor erfasste Ausgaben auf die einzelnen Mieter bzw. Wohnungseigentümer umgelegt. Frei definierbare Umlageschlüssel ermöglichen eine strukturierte Datenerfassung. Die Betriebskosten werden vom Mieter in der Regel monatlich zusammen mit der Miete im Voraus überweisen und über die Jahresendabrechnung abgerechnet. Darin wird detailliert aufgelistet, welche Betriebskosten für das gesamte Jahr angefallen sind, wie hoch der jeweilige Mieteranteil und wie hoch die neue Vorauszahlung ist. Per Software werden Betriebskosten meist auf Grundlage eines vordefinierten Abrechnungsmusters abgerechnet, das individuell an die Anforderungen des konkreten Verwaltungsobjektes angepasst wird.

Ein „Abrechnungsassistent“ unterstützt den Anwender bei der Zusammenstellung und Gestaltung der Abrechnung. Dabei werden Kostengruppen festgelegt, Kostenarten zugeordnet und die einzelnen Abrechnungspositionen und deren Kostenverteilungs-schlüssel angegeben. Die dabei festgelegte Struktur kann später als Vorlage für vergleichbare Verwaltungsobjekte übernommen und bei Bedarf individuell angepasst werden. Reports und Auswertungen unterstützen bei der Erledigung des täglichen „Bürokrams“: Saldenlisten mit Mahnungen und Kontoauszügen erleichtern den Überblick über den Einzug ausstehender Mieten. Gesamtübersichten bieten eine Zusammenfassung aller Zahlungsvorgänge eines Hauses und dienen gleichzeitig als Vorlage für die Steuererklärung beim Finanzamt. Weitere Auswertungen ermöglichen eine Kontrolle aller Buchungen oder die Aufstellung aller Mietzahlungen.

Hausgeld und Wirtschaftsplan: individuell und flexibel

Das Wohnungseigentumsgesetz schreibt die jährliche Abrechnung von Hausgeldern und die Erstellung eines Wirtschaftsplans vor. Hausgeldabrechnungen setzen sich zusammen aus der Gesamtabrechnung inklusive Saldenverprobung, der Einzelabrechnung, einem Nachweis der Instandhaltungsrücklage mit Anteilsausgabe sowie optional der Darstellung der wirtschaftlichen Situation einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Da diese sehr individuell strukturiert sein kann, sollten Abrechnungsfunktionen so flexibel sein, dass auch komplexe Gemeinschaften mit mehreren Untergemeinschaften und entsprechend anspruchsvoller Kostenverteilung abgebildet werden können.

Dazu sollte die Abrechnungsstruktur für jede Gemeinschaft individuell angelegt oder aus einem vorhandenen Verwaltungsobjekt übernommen und angepasst werden können. Für die Kostenstellen sollte eine beliebige Anzahl von Einnahmen- und Ausgaben-gruppierungen definiert und individuell benannt werden können. Ausgegeben werden die Jahresgesamtabrechnung sowie die Einzelabrechnungen der Eigentümer, wahlweise inklusive einer Auflistung steuerbegünstigter Aufwendungen. Innerhalb einer Abrechnung sollten beliebig viele Instandhaltungsrücklagen definiert sowie die Zuordnung der jeweiligen Rücklage zum Eigentümer anhand des Miteigentumsanteils dargestellt werden können.

Eine Übersicht sollte Eigentümern einen schnellen Überblick über das
Abrechnungsergebnis bieten und die gebuchten Forderungen/Verbindlichkeiten sowie vom Eigentümer erhaltene oder an ihn geleistete Zahlungen des Abrechnungszeitraumes enthalten. Im Wirtschaftsplan werden die einzelnen Kosten, die Einzelwirtschaftspläne für die einzelnen Wohnungen, der Verteilungsschlüssel sowie die Höhe der Hausgelder ausgewiesen. Dessen Struktur wird aus den Einstellungen der jeweiligen Hausgeldabrechnung einer Wohnungseigentümergemeinschaft übernommen. Erstellt werden neue Wirtschaftspläne auf Grundlage der Vorjahreswerte oder durch manuelle Eingabe als Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan, inklusive Hausgeldanpassung und eventuellen Liquiditätsreserven.

Einnahmen-Überschuss: alles im grünen Bereich?

Bei der Abrechnung für den Vermieter wird eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung erstellt. Darin enthalten sind Soll- und Ist-Einnahmen, Ausgaben, das anteilige Ergebnis bei mehreren Eigentümern, bisherige Entnahmen und das Endergebnis. Diese Aufstellung dient sowohl zur wirtschaftlichen Erfolgskontrolle als auch für steuerliche Zwecke. Eine zentrale Auswertung in der Mietverwaltung ist die Einnahmen-Überschussrechnung. An dieser Stelle werden alle Geldbewegungen eines Verwaltungsobjektes oder einer Objektgruppe ausgewertet und nach Einnahmen und Ausgaben sowie Entnahmen getrennt übersichtlich dargestellt. Dabei können Untergliederungen vorgenommen und Mieten/Hausgelder, Vorschusszahlungen, Ausgaben und Entnahmen übersichtlich auf dem Bildschirm angezeigt und bei Bedarf ausgedruckt werden. Die Einnahmen und Ausgaben der verwalteten Objekte werden dokumentiert und die Salden der Geldkonten auf Plausibilität geprüft.

Eine zusammenfassende Übersicht bietet Verwaltern und Eigentümern einen schnellen Überblick, wie die verwalteten Objekte im Berichtszeitraum wirtschaftlich abgeschnitten haben. Die Einnahmen-Überschussrechnung sollte für beliebige Zeiträume erstellt werden können. Zusätzlich sollten verschiedene Abrechnungsvarianten zur Verfügung stehen, die auf einzelne Objekte individuell zugeschnitten werden können, damit jeder Eigentümer eine an seine Bedürfnisse angepasste Auswertung erhält.

Darauf sollten Sie achten

Unzulänglichkeiten und Schwächen von Programmen erkennt man häufig erst während der praktischen Anwendung. Deshalb sollte man die Praxisnähe wichtiger Funktionen hinterfragen. Wichtig bei Heizkostenabrechnungen ist beispielsweise, dass gemäß Heizkostenverordnung haustechnische Details wie eine zentrale oder dezentrale Warmwasserbereitung, eine Beheizung mit Öl, Gas oder Fernwärme oder ein eventueller Restbestand im Öltank berücksichtigt werden. Werden Abrechnungsdaten von Wärmezählern durch Dienstleister abgelesen, sollten diese Daten per E898-Datensatz digital importiert werden. Dadurch entfällt die zeitraubende und fehleranfällige manuelle Erfassung der Daten und die Abrechnungsergebnisse sind schneller verfügbar. Richtlinien für einen Standard-Datenaustausch zwischen Software der Wohnungswirtschaft und Abrechnungsunternehmen für Heiz-, Warm- und Kaltwasserkosten machen dies möglich.

Neben der Rechtssicherheit sind Transparenz, Verständlichkeit, Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit wichtige Eigenschaften von Abrechnungen. Damit sie von Mietern sofort und ohne weitere Erläuterungen und Rückfragen verstanden werden, müssen Abrechnungen für Laien verständlich sein und transparent aufzeigen, was Mieter wofür bezahlen müssen. Zum besseren Verständnis der Abrechnung, sollten die Kostengruppen und auch die Abrechnungspositionen individuell benannt, erläuternde Textbausteine dynamisch an jeder beliebigen Stelle eingefügt und bei Bedarf die mitgelieferten Abrechnungsformulare individuell angepasst werden können. Bei der Abrechnung sollte der Anwender weder durch die Anzahl der Objekte noch der Wohneinheiten eingeschränkt werden.

Vorsteuerabzug: Sonderfälle müssen sich bearbeiten lassen

Auch Sonderfälle wie Gewerbemieter, Sondereigentum oder eine WEG-Verwaltung sollten berücksichtigt werden. Bei Gewerbemietern wird zum Beispiel der Vorsteueranteil herausgerechnet und die Netto-Summe wird um die Mehrwertsteuer erhöht. Zudem sollten Abrechnungen mit allen erforderlichen Anlagen versehen werden können. Vor der endgültigen Abrechnung sollten alle Abrechnungsdaten und Ergebnisse zur Kontrolle per „Probeabrechnung“ simuliert werden. Dabei werden Buchungen, Verteilerschlüssel etc. vorab angezeigt, die Datenbestände aber nicht verändert. Änderungen sind später noch möglich. Eine Druckvorschau sollte letzte inhaltliche und formale Korrekturen ermöglichen.

Autor: Marian Behaneck

(Der ausführliche Artikel erschien zuerst in der Printausgabe der Zeitschrift IVV immobilien vermieten & verwalten 08/2016.)

Im Vergleich: 33 Software-Produkte, 11-seitige Tabelle zum Herunterladen.
Für Abonnenten kostenfrei.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Die Serie im Überblick
Teil 1: Basisfunktionen: Stammdaten, Korrespondenz, Terminverwaltung (IVV Ausgabe 05/16)
Teil 2: Abrechnung: Mieten-, Heizkosten-, Nebenkostenabrechnung (IVV Ausgabe 08/16)
Teil 3: Buchhaltung: Finanz-, Anlagen-, Lohnbuchhaltung, Buchführung, Mahnwesen
Teil 4: Management: Mieten, Reparaturen, Rechnungen, Versammlungen, DMS
Teil 5: Controlling: Budgets, Soll-/Ist-Vergleiche, Berichte, Workflow
Teil 6: Mobilfunktionen: Objektdaten, Adressen, Termine, Management

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Themenseite "Digitalisierung" - Trends, Meldungen und Termine zu einem der wichtigsten Themen unserer Zeit.

► Jetzt testen: Bestellen Sie drei Ausgaben der IVV kostenfrei!

Keine News mehr verpassen? Abonnieren Sie den Newsletter der Fachzeitschrift für Vermieter & Verwalter.

► NOCH MEHR GEBALLTES FACHWISSEN? Aufzeichnung des IVV-Webinars "Die Erstellung einer Betriebskostenabrechnung und die Widerspruchsbearbeitung" im Shop.

Suchbegriffe: AbrechnungDigitalisierungHausverwalter-SoftwareProduktvergleich

Weitere Artikel