Hausverwalter-Software im Detail. Teil 1: Die Grundfunktionen Stammdaten, Korrespondenz, Termin-Verwaltung

Die Verwaltung von Immobilien wird immer komplexer. Zur klassischen Miet-, Heiz-und Nebenkostenabrechnung ist eine Vielzahl neuer Aufgaben hinzugekommen, die teilweise aus neuen gesetzlichen Vorgaben, Richtlinien und Normen resultieren. Aber auch die Ansprüche der Mieter und Eigentümer sind gestiegen: Sie erwarten mehr Transparenz und Service – etwa bei den Verbrauchswerten, der Abrechnung oder der Information über neue Entwicklungen. Das spiegelt sich natürlich auch im Funktionsumfang der Immobilienverwaltungsprogramme wider. Mit jeder neuen Version werden die Programme nicht nur verbessert, sondern auch erheblich erweitert. Hinzu kommen aktuelle IT-Trends wie das Mobile-und Cloud-Computing, die für neue Impulse bei der Softwareentwicklung sorgen.

All dies – und die Vielzahl der Anbieter – machen die Auswahl und die Entscheidung für ein konkretes Produkt nicht gerade einfacher. Zusätzlich zum tabellarischen Produktvergleich Hausverwalter-Software (IVV 11/2015: Digitale Multitalente im Überblick) geht diese mehrteilige Serie deshalb auf die einzelnen Funktionsbereiche ein und zeigt so im Detail, was wichtig ist und wie sich die Programme unterscheiden.

Stammdaten: ohne Input kein Output
Die Eingabe oder der Import von „Stammdaten“ gehört für Einsteiger zum ersten Kontakt dazu. Das sind alle Adressen von Mietern, Eigentümern, Interessenten oder Handwerkern sowie der abzurechnenden Häuser, Wohnungen, Gewerbeflächen oder Büros. Darin enthalten sind alle wichtigen Informationen zu den jeweiligen Vertragsverhältnissen. Zu den Objektdaten zählen zum Beispiel Grunddaten wie Objektnummer, Adresse, Verwaltungsart sowie abrechnungsrelevante Daten wie Abrechnungszeitraum, Art der Heizanlage oder der Brennstoffe. Über frei definierbare Zusatzfelder in der Software sollten sich darüber hinaus individuelle Zusatzinformationen hinterlegen lassen, die vom Programm auch ausgewertet werden können.

Die Daten bilden die Grundlage für alle zur Software gehörenden Funktionen und Module. Sie dienen als Informationspool für alle Aufgaben und Tätigkeiten rund um die Immobilienverwaltung. Alle einmal eingegebenen oder importierten Daten werden mehrfach und vielfältig genutzt – für die Verwaltung, Buchhaltung oder Abrechnung, sodass Rationalisierungspotenziale bestmöglich ausgeschöpft werden.

Direkte Schnittstellen
Sind die Daten – etwa von einer früher eingesetzten oder von anderer im Büro genutzten Software – bereits vorhanden, können sie auch importiert werden. Dazu gibt es diverse Universalschnittstellen, wie etwa XLS, CSV oder TXT, die aber meist einen mehr oder weniger hohen manuellen Zusatzaufwand nach sich ziehen. Besser sind direkte Schnittstellen zum jeweiligen Programm.

Da neben allen Stammdaten auch alle anderen Text-, Grafik-, Foto-, Video-oder Audiodaten in einer Datenbank gespeichert werden, spielt das dem Programm zugrunde liegende Datenbank-System eine wichtige Rolle. Davon hängt die Verarbeitungsgeschwindigkeit des Programms ab und man sollte auf die maximale Anzahl der verwaltbaren Wohnobjekte achten.

Korrespondenz: Briefe, Faxe und E-Mails
Alle Funktionen rund um die Geschäftskorrespondenz sind in Hausverwalter-Programmen integriert. Dadurch kann der Anwender bei der Korrespondenz, der Abrechnung oder dem Mahnwesen auf alle Adress-, Objekt-, Mieter-oder Vertragsdaten zugreifen. Alle Briefe, Faxe oder E-Mails werden automatisch in den richtigen Ordner abgelegt, verschlagwortet und mit den zugehörigen Mietern, Immobilien oder Vorgängen verknüpft, sodass man sie später mit wenigen Mausklicks findet.

Zusätzlich entsteht automatisch eine jederzeit einsehbare Dokumenthistorie der Kor­respondenz, sodass man schnell nachvollziehen kann, wer, was, wann erstellt, versandt oder geändert hat. Per Wiedervorlage-Funktion erinnert das Programm an im Dokument genannte Termine. Meist gibt es eine Schnittstelle zu MS-Outlook.

Anpassbare Mustervorlagen
Große Unterschiede gibt es bei den Mustervorlagen, etwa zu Mietverträgen, Kündigungen, Mahnschreiben, Wohnungsabnahme-und -übergabeprotokollen. Für die Korrespondenz werden die Mustervorlagen mit den jeweiligen Stammdaten befüllt, vom Anwender vervollständigt und gegebenenfalls geändert und durch spezielle Informtionen ergänzt. Dadurch kann der Anwender Mustervorlagen jederzeit an individuelle Anforderungen anpassen oder eigene Vorlagen erstellen. Wichtig ist, dass die Vorlagen auf dem aktuellen Stand der Rechtslage sind, weshalb man auch auf kontinuierliche Aktualisierungen der Software achten sollte.

Achten sollte man vor allem darauf, dass das eigene Geschäftspapier-Layout samt Briefkopf als PDF-Datei hinterlegt oder in anderer Form definiert und verwendet werden kann. Während die Korrespondenz zum Standard-Funktionsumfang gehört, muss man bei umfangreichen Dokumenten, ansprechenden Exposés oder Einladungen in der Regel auf externe Textverarbeitungs-oder Layoutprogramme ausweichen.

Termine: Wichtiges auf Wiedervorlage
Termine spielen bei der Hausverwaltung eine zentrale Rolle: Mieten müssen vereinnahmt, angemahnt und abgerechnet, jährlich Nebenkosten ermittelt und erhoben werden, der Verbrauch festgestellt, Ver-und Entsorgungskosten abgerechnet, Wartungen, Kontrollen und Instandhaltungsmaßnahmen organisiert und überwacht werden. Daher ist in jeder Immobilienverwaltungs-Software eine Terminverwaltung und Wiedervorlage-Funktion integriert. Sie überwacht und erinnert an wichtige Termine, die sich aus den Kalenderdaten, Buchungen, Abrechnungen und anderen terminlichen Vorgaben ergeben. Auch umfangreiche Datenänderungen in den Miet-und Hausgelddaten, wie sie durch Um­lageabrechnungen, Mietänderungsverfahren, Hausgeldabrechnungen oder Wirtschaftsplan (WEG) erforderlich sind, werden so automatisch zum richtigen Zeitpunkt erledigt.

Entsprechende Termin-und Wiedervorlage-Funktionen sollten vom Programm automatisch aktiviert werden, wie etwa bei der Vertragsverwaltung oder der Schadensbearbeitung. Wird etwa ein Schaden festgestellt, müssen alle daraus resultierenden Aufgaben terminiert und überwacht werden: Die Schadensbeschreibung muss an den Hausmeister/Handwerker versandt, eine Rückmeldung eingeholt, ein Reparaturtermin mit dem Handwerker und Mieter festgelegt, die Reparaturmaßnahme überwacht, kontrolliert und abgerechnet werden. Auch die Buchhaltung wird erheblich vereinfacht: Mit den Terminen zu Dauerverbindlichkeiten können beispielsweise sowohl die entsprechenden Ausgabebuchungen in der Buchhaltung automatisch gebucht, als auch alle Folgetermine fortgeschrieben und damit Zahlungs­anweisungen rechtzeitig bereitgestellt werden. Darüber hinaus sollte die Terminverwaltung auch individuelle Auswertungen und Planungen ermöglichen.

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Software-Anschaffung - Darauf sollten Sie achten:

• Stammdaten: Mieter-, Eigentümer-, Interessenten-und Objektdaten sollten durch auswertbare individuelle Zusatzinformationen ergänzt werden können. Sind Stammdaten vorhanden, sollten sie möglichst über direkte Schnittstellen einlesbar sein. Das Datenbank-System der Software sollte im Hinblick auf seine Leistungsfähigkeit, Verarbeitungsgeschwindigkeit und die maximale Anzahl der verwaltbaren Datensätze überprüft werden.
• Korrespondenz: Briefe, Faxe oder E-Mails sollten automatisch in den richtigen Ordner abgelegt, verschlagwortet und mit den zugehörigen Mietern, Immobilien oder Vorgängen verknüpft werden. Wichtig sind auch eine Dokumenthistorie, aktuelle und rechtssichere Mustervorlagen, eine Druckvorschau sowie eine Unterstützung von Arbeitsabläufen. Alle Dokumente sollten konform mit dem Geschäftspapier-Layout samt Briefkopf gestaltet werden können.
• Termine: Termine und Wiedervorlage-Termine sollte sowohl manuell definiert werden können als auch bei vom Anwender definierten Aufgaben und Aktivitäten vom Programm automatisch entsprechende Termin-und Wiedervorlage-Funktionen aktiviert werden. Darüber hinaus sollte die Terminverwaltung auch individuelle Auswertungen und Planungen ermöglichen.

Autor: Dipl.-Ing. Marian Behaneck

(Der ausführliche Artikel erschien zuerst in der Printausgabe der Zeitschrift IVV immobilien vermieten & verwalten 05/2016.)

► Lesen Sie auch Teil 2: Die Abrechnung und Bilanzierung von Einnahmen und Ausgaben

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Die Serie im Überblick
Teil 1: Basisfunktionen: Stammdaten, Korrespondenz, Terminverwaltung (IVV Ausgabe 05/16)
Teil 2: Abrechnung: Mieten-, Heizkosten-, Nebenkostenabrechnung (IVV Ausgabe 08/16)
Teil 3: Buchhaltung: Finanz-, Anlagen-, Lohnbuchhaltung, Buchführung, Mahnwesen (IVV Ausgabe 11/16)
Teil 4: Management: Mieten, Reparaturen, Rechnungen, Versammlungen, DMS (IVV Ausgabe 12/16)
Teil 5: Controlling: Budgets, Soll-/Ist-Vergleiche, Berichte, Workflow
Teil 6: Mobilfunktionen: Objektdaten, Adressen, Termine, Management