Hausverwalter-Software im Detail. Teil 4: Datenflut und Prozesse managen

06.12.2016

Die Daten- und Informationsfülle wird in Verwaltungsunternehmen zunehmend zum
 Problem. Nicht nur Rechnungen, Briefe, Protokolle, Verträge, Pläne und andere
 Dokumente füllen Schreibtische, Ordner oder Festplatten. Auch Vorgänge müssen
 verwaltet und kontrolliert werden, sonst entsteht schnell ein Informationschaos.

Das digitale Management von Vorgängen und Dokumenten hilft, den Überblick zu behalten.FOTO: KYOCERA Document Solutions/Holger Eckstein

Programme zur Miet- und WEG-Verwaltung versprechen Abhilfe mit Funktionen und
Modulen für das rechnergestützte Management von Daten und Vorgängen. Doch welche dieser teilweise nur optional erhältlichen Funktionen und Module sind wann sinnvoll? Zusätzlich zum tabellarischen Produktvergleich Hausverwalter-Software (IVV 11/2015: Digitale Multitalente im Überblick) geht die IVV-Artikelserie* auf die einzelnen Funktionsbereiche ein und zeigt, was wichtig ist und worauf man bei der Auswahl achten sollte.

Fülle an Daten
Neben einer Vielzahl alphanumerischer Daten sorgen auch Fotos oder Pläne für volle digitale und „analoge“ Ordner in den Büros. Auch die elektronische Post und das Internet spülen täglich eine kaum mehr zu bewältigende Informationsflut heran. Das führt dazu, dass man immer mehr Zeit für die Suche, Sichtung und Verwaltung von Informationen aufbringen muss. Untersuchungen zufolge sind das zwischen 10 und 20 Prozent der Arbeitszeit. Diese Zeit fehlt dann für die Erledigung des Tagesgeschäfts. Hausverwalter-Programme verfügen deshalb über integrierte oder optional erhältliche Funktionen und Module für das Management von Daten und Dokumenten. Sie kanalisieren Informationen, verkürzen die Suche, rationalisieren Arbeitsprozesse, senken Kosten und steigern die Produktivität. Diese mehr oder weniger komplexen Systeme für das Dokumentenmanagement (DMS) sorgen dafür, dass Dokumente, Pläne, der E-Mail- oder Schriftverkehr mit Mietern oder Wohneigentümern per Mausklick zur Verfügung stehen. Dazu werden alle mit dem Hausverwaltungs-System erstellen oder alle externen, in das DMS eingepflegten Dokumente in einer übersichtlichen Ordnerstruktur abgelegt.

Gesamter Posteingang sollte rein digital organisieren werden
Über den digitalen Posteingang lassen sich E-Mails, gescannte Post oder sonstige Dokumente Objekten, Einheiten, Mietern/Eigentümern, Vorgängen oder Verträgen zuordnen. Werden alle ein- und ausgehenden Dokumente konsequent in das System eingepflegt, findet man sie per Schnellsuche oder erweiterter Suche nach diversen Suchkriterien schnell wieder.

* Die Artikel-Serie "Hausverwalter-Software" erscheint fortlaufend in der IVV-Printausgabe. Bestellen Sie Ihre drei Ausgaben zur Probe - als Abonnent haben Sie viele Vorteile, z.B. Zugang zu Datenbanken und Vergleichen, 1 Webinar gratis pro Kalenderjahr/Abo.

Die Serie im Überblick
Teil 1: Basisfunktionen: Stammdaten, Korrespondenz, Terminverwaltung (IVV Ausgabe 05/16)
Teil 2: Abrechnung: Mieten-, Heizkosten-, Nebenkostenabrechnung (IVV Ausgabe 08/16)
Teil 3: Buchhaltung: Finanz-, Anlagen-, Lohnbuchhaltung, Buchführung, Mahnwesen (IVV Ausgabe 11/16)
Teil 4: Management: Mieten, Reparaturen, Rechnungen, Versammlungen, DMS (IVV Ausgabe 12/16)
Teil 5: Controlling: Budgets, Soll-/Ist-Vergleiche, Berichte, Workflow
Teil 6: Mobilfunktionen: Objektdaten, Adressen, Termine, Management

► Im Vergleich: 33 Software-Produkte, 11-seitige Tabelle zum Herunterladen.
Für Abonnenten kostenfrei.

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