Naasauische Heimstätte/ Wohnstadt managt mit dem iPad

Sollten Mängel oder Probleme vor Ort auftauchen, hilft die Kamera des Tablets, diese sofort zu dokumentieren. Die ersten Erfahrungen mit der mobilen Anwendung sind durchweg positiv. Nach einer Phase der Evaluierung plant das Wohnungsunternehmen alle immobilienwirtschaftlichen Prozesse auf die App zu übertragen.

Vordrucke in dreifacher Ausfertigung, mit je einem Durchschlag für alle Beteiligten, gehören bei der Nassauischen Heimstätte damit der Vergangenheit an.

Für die IT-Spezialisten begann vor über 2 Jahren die Phase der Entwicklung. Die Software wurde an die spezifischen Bedürfnisse angepasst, die Prozesse der Immobilienbewirtschaftung mit den nötigen Schnittstellen zu SAP installiert. Ende 2013 spielten die Techniker die erste Version zunächst auf einige Test-Tablets. Die Wohnungsübergabe, der Sicherheitscheck und die Kontrolle der Spielplätze waren jetzt unter anderem auf den iPads möglich.

Ausgewählte Mitarbeiter, bestehend aus Kunden-, Haus- und Siedlungsbetreuern, prüften das System auf Herz und Nieren. Im Vorfeld war die Software optimal vorbereitet. Nur drei Monate dauerte die Überprüfungsphase, dann waren die Wünsche der Tester weitgehend eingearbeitet.

Anfang des Jahres wurden dann rund 150 Mitarbeiter der Unternehmensgruppe mit iPads ausgestattet. Die Investitionen rechneten sich von Anfang an. Die Zeitersparnis pro Wohnungsübergabe schätzt Lack auf mindestens eine halbe Stunde. In der Regel dürfte der Zeitgewinn weit darüber liegen. Ganz besonders erleichtert die App die Arbeit der Haus- und Siedlungsbetreuer.

Heute legt der Kundenbetreuer den Vorgang in SAP an, etwa wenn eine Kündigung eingeht. Die App greift auf die Stammdaten in SAP zurück und kreiert die notwendigen Formulare inklusive der Anschreiben mit Terminvorschlag. Am Ende der Wohnungsvorabnahme unterschreiben der Kundenbetreuer und der Mieter das Formular direkt auf dem iPad. Das Protokoll ist nach der Unterschrift nicht mehr veränderbar – eine vertrauensbildende Maßnahme gegenüber dem Ausziehenden.

Der so genannte Wohnungsmanager generiert dann mithilfe der App zuerst ein Anschreiben, das Protokoll wird als Anhang im PDF-Format mitversendet – oder gedruckt und per Post versandt.

Die App hat in der ersten Ausbaustufe Abläufe für die Wohnungsübergabe, den Sicherheitscheck, die Prüfung von Spielplätzen und andere Routinearbeiten hinterlegt. Die zuständigen Betreuer können mit der App jederzeit Aufträge für Kollegen generieren, etwa wenn der Techniker noch ein Problem beheben muss.

Augenblicklich wird die App ausgiebig im Betrieb getestet und anschließend evaluiert. Besonderes Augenmerk wird dabei unter anderem darauf gelegt, wie viel Pflege- und Administrationsaufwand in der IT-Abteilung und bei externen Dienstleistern entstanden ist.

„Unser Anspruch ist es”, so Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Nassauische Heimstätte/Wohnstadt Dr. Constatin Westphal, „in einigen Jahren ganz ohne Formularsätze auszukommen.