Tipps für Hausverwaltungen

Online-Auftragsvergabe: Per Mausklick zum Handwerker?

16.11.2017
Die Online-Vergabe von Bau-, Modernisierungs- oder Sanierungsleistungen bietet für Auftraggeber und Ausführende Vorteile. FOTO: PANASONIC

Für kleinere Aufträge, zum Beispiel Reparaturarbeiten, kann es für Hausverwaltungen von Vorteil sein, diese online zu vergeben. Der Verwalter muss weniger Zeit und Kosten investieren, erhält mehr attraktive Angebote und spart dadurch Bau- oder Sanierungskosten. Wie die Online-Auftragsvergabe funktioniert und sich die Portalanbieter unterscheiden lesen Sie hier.

Die Vorteile der Online-Auftragsvergabe

Zunächst entfällt das aufwendige Ausdrucken und Versenden von Ausschrei­bungsunterlagen und Angeboten, was Zeit und Kosten spart. Auch die Veröffentli­chung von und die Recherche nach Aufträ­gen wird vereinfacht, Verfahrens- und Über­tragungsfehler werden vermieden und die Transparenz im Vergabeverfahren wird ver­bessert. Für Auftraggeber minimiert sich der Aufwand auch für das Durcharbeiten und Auswerten der Angebote.

Außerdem kann durch die Veröffentlichung von Aus­schreibungen im Internet eine weitaus grö­ßere Zahl an potenziellen Bietern angespro­chen werden, als über herkömmliche Wege. Dadurch erhält der Auftraggeber eine grö­ßere Anzahl an attraktiven Angeboten und der Wettbewerb wird gestärkt. Möglich ma­chen das E-Vergabeplattformen des Bun­des, der Länder oder kommerzieller Anbie­ter. Sie schaffen bei förmlichen Vergabever­fahren ein Forum für die digitale Veröffent­lichung von Bekanntmachungen, stellen Vergabeunterlagen bereit und ermöglichen die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bieter sowie die elektronische Ange­botsabgabe inklusive elektronischer Signa­tur, wodurch das Angebot seine Rechtsgültigkeit erhält.

Webbasierte Lösun­gen oder installierte Soft­ware

Unterschieden werden webbasierte Lösun­gen sowie Anwendungen, bei denen Soft­ware lokal auf dem Rechner des Bieters installiert wird. Letzteres bietet Vorteile in Bezug auf die Datensicherheit, weshalb die meisten E-Vergabeplattformen eine lokale Softwareinstallation voraussetzen. Das er­möglicht die elektronische Signatur und die Verschlüsselung von Angeboten vor der Online-Übertragung der Daten an die jewei­lige Vergabeplattform. Da es noch keinen allgemeingültigen Standard gibt, müssen interessierte Bieter für jede E-Vergabeplatt­form eine andere, separate Software installieren.

Wie funktioniert die E-Vergabe? --> weiterlesen in der Printausgabe der IVV immobilien vermieten & verwalten

Wie funktionieren Online-Auftragsbörsen?

Während kommunale Wohnungsgesellschaf­ten dem Vergaberecht unterliegen und damit für die Vergabe von Aufträgen die Elektroni­sche Vergabe nutzen müssen, können pri­vate Immobilien- und Hausverwaltungsunter­nehmen Aufträge auch über Online-Auftrags­börsen veröffentlichen und dort nach geeig­neten Bietern suchen.

Die meisten Online-Auftragsbörsen funktionieren nach dem Prinzip einer „Rückwärtsversteige­rung“, sodass meist der Mindestbietende den Zuschlag erhält. Dabei beschreibt der Auftraggeber die zu erbringenden Leistun­gen individuell und möglichst präzise mit­hilfe von Texten, Fotos und Plänen und gibt dafür einen Höchstpreis an, den er zu zahlen bereit ist. Interessierte Handwerker versu­chen dann, sich gegenseitig zu unterbieten. Nach Ablauf der Auktionsfrist muss sich der Auftraggeber innerhalb einer Prüffrist von 14 Tagen entscheiden, ob er dem günstigs­ten oder lieber dem etwas teureren, dafür aber qualitativ eventuell besser arbeitenden Handwerker den Zuschlag gibt. Oder er stor­niert den Auftrag, etwa weil ihm kein Ange­bot oder kein Bieter zusagt.

Für Auftraggeber bieten Auftragsbörsen Vorteile: Sie müssen keine dicken Telefon­bücher wälzen, telefonisch Firmen abklap­pern und per Brief, Fax oder E-Mail-Ange­bote einholen.

Umgekehrtes Auktionsprinzip

Da nahezu alle Auftragsbörsen nach dem umgekehrten Auktionsprinzip arbeiten, kann man viel Geld sparen. Sowohl Maurer-, Zimmerer-, Garten- und Plasterarbeiten, als auch Heizungs-, Sanitär- und Elektro-, aber auch Schreiner-, Fensterbau-, Bodenbelags- und Malerarbeiten kommen bei Auftragsbörsen für etwa 30 bis 50 Prozent unter der marktüblichen Auftragssumme unter den virtuellen Hammer. Kritiker sehen bei der Versteigerung von Aufträgen dadurch die Gefahr eines massiven Preis- und Qualitätsverfalls.

Online-Auftragsvergabe im Vergleich

Sowohl E-Vergabeportale als auch Online-Auftragsbörsen unterscheiden sich unterein­ander in vielen Details. E-Vergabeportale etwa basieren auf einer unterschiedlichen Technik des Portalsystems (Web-/ Desktopanwendung) oder sprechen unterschiedliche Zielgruppen an. So können teilweise neben öffentlichen Auftraggebern auch ge­werbliche Auftraggeber, die keine vergabe­rechtlichen Vorgaben beachten müssen, Aufträge einstellen.

Auch die Benutzerfreundlichkeit spielt eine Rolle: Sind wichtige Funktionen wie Aufträge einstellen und veröffentlichen, suchen, an­zeigen und herunterladen, Angebote kalku­lieren, signieren und verschlüsselt übermit­teln einfach bedienbar und schnell abruf­bar? Wie gut werden Auftraggeber und Bie­ter bei Einsteigerfragen betreut?

Eine wichtige Rolle spielt die Quantität und Qualität der Suchergebnisse.

--> ausführlicher Text in der Printausgabe der IVV immobilien vermieten & verwalten

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Extra TIPP: Online-Auftragsvergabe – darauf sollte man achten:

  • Auftragsportale arbeiten nach unterschiedlichen Prinzipien und Konditionen. Diese sollte man sich vorher genau anschauen.
  • Bei der Auswahl geeigneter Por­tale sollte man auf die Quantität und Qualität der Suchergebnisse, respektive die Anzahl der registrierten Unternehmen achten.
  • Die gewünschte Leistung möglichst genau in Wort und Bild (Pläne, Fotos) beschreiben und ggf. Rückfragen beantworten und/oder Besichtigungstermin vereinbaren.
  • Bei Online-Auftragsbörsen einen realistischen Startpreis nennen. Wer zu niedrig einsteigt, erhält möglicherweise keine Rückmeldung.
  • Bevor man einem Bieter den Auftrag erteilt, sollte man sich dessenWeb-Auftritt, respektive Bewertungen anschauen, sofern vorhanden.

Suchbegriffe:  DigitalisierungAuftragsvergabeHandwerkerSoftware

aus: IVV Ausgabe 11/2017

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