Ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung

Damit einher geht die Frage, inwieweit der Vermieter den Mieter dazu Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Unterlagen zu gewähren hat und welche Pflichten ihn hierbei treffen.

Voraussetzungen
Voraussetzung für die Fälligkeit einer Betriebskostennachzahlung ist der Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (NJW 1991, 836). Die Abrechnungsfrist gem. § 556 Abs. 3 S. 2 BGB wird nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt. Lediglich inhaltliche Fehler können auch nach Ablauf der im Gesetz vorgeschriebenen Einjahresfrist noch korrigiert werden (BGH NZM 2005, 13 = NJW 2005, 219). Formell ordnungsgemäß ist die Betriebskostenabrechnung, wenn sie den allgemeinen Anforderungen des § 259 BGB entspricht. Dies bedeutet, dass eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben aufzuführen ist.

Überblick

Die Mindestangaben

• Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters und
• der Abzug seiner Vorauszahlungen
  (so BGH NZM 2005, 13, = NJW 2005, 219; NZM 2005, 737 = NJW 2005, 3135).

Fehlen einzelne der im Überblick aufgeführten Mindestangaben, also insbesondere die Angabe der jeweiligen Gesamtkosten, aus denen sich die auf den Mieter entfallenden Kostenanteile ergeben, die Erläuterungen oder die Angabe des zugrunde gelegten Verteilerschlüssels oder die Berechnung der Anteile des Mieters, liegt ein formeller Mangel der Abrechnung vor, der zur Unwirksamkeit der gesamten Betriebskostenabrechnung führt. Zieht sich der Fehler durchgängig durch die Abrechnung, ist sie insgesamt nicht mehr formell ordnungsgemäß. Sind Mängel nur im Hinblick auf einzelne Ansätze unterblieben, in dem beispielsweise ein gebotener Vorwegabzug nicht ausgewiesen ist, bleibt die Abrechnung  im übrigen unberührt, wenn die übrigen Einzelpositionen unschwer herausgerechnet werden können (LG Berlin GE 1997, 687; LG Köln WuM 2001, 496). Eine Fehlerkorrektur der verbleibenden, nicht ordnungsgemäß abgerechneten Positionen ist dann für den Vermieter jeweils noch innerhalb der Jahresfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB zulässig.
Davon zu unterscheiden ist die Korrektur inhaltlicher Fehler, die auch nach Fristablauf noch besteht (BGH NZM 2005, 13 = NJW 2005, 219). Inhaltliche Fehler sind jedoch lediglich solche, die sich aus Rechenfehlern ergeben oder beispielsweise die Angabe eines versehentlich falsch berechneten Verteilungsschlüssels.
Sofern der Mieter nach Vorlage einer formell ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung, die eine geordnete Zusammenstellung der Ein- und Ausgaben enthält, Zweifel an der Richtigkeit der abgerechneten Beträge geltend macht, ist der Vermieter nach den in letzter Zeit ergangenen Urteilen lediglich verpflichtet, dem Mieter in seinen Geschäftsräumen Einsicht in die Aktenordner mit den dazugehörigen Belegen zu gewähren. Nach einem Urteil des Landgerichts Berlin vom 28.09.2006 (NZM 2007, 285) ist der Vermieter dabei insbesondere nicht verpflichtet, dem Mieter die einzelnen Belege zu erklären. Vielmehr ist der Vermieter nach § 259 BGB nur verpflichtet, die Belege dem Mieter vorzulegen. Die Vorlage hat dort zu erfolgen, wo sich die Belege befinden, also in den Geschäftsräumen des Vermieters oder des ihn vertretenden Verwalters.
Selbst der Umstand, dass sich der Mieter möglicherweise in den Aktenordnern des Vermieters nicht zurecht findet, steht einer ordnungsgemäßen Abrechnung und Einsichtgewährung nicht entgegen, da der Mieter dann verpflichtet ist, sich gegebenenfalls fachkundiger Hilfe zu bedienen, d.h., sich beispielsweise im Beisein eines Anwalts Einsicht in die Unterlagen zu verschaffen.
Im Urteil vom 08.03.2006 (NZM 2006, 340) hat der Bundesgerichtshof daneben entschieden, dass der Mieter preisfreien Wohnraums grundsätzlich keinen Anspruch gegen den Vermieter auf Überlassung von Fotokopien der Abrechnungsbelege zu den Betriebskostenabrechnungen hat. Vielmehr ist es ausreichend, wenn der Vermieter dem Mieter die Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen in seinen Büroräumen anbietet und ihm damit eine ausreichende Überprüfung der Abrechnung ermöglicht. Kommt der Mieter danach seinem Recht auf Einsichtnahme nicht nach, so ist der Vermieter seinen Verpflichtungen nachgekommen und die aus der Betriebskostenabrechnung ausgewiesenen Nachforderungen fällig.

Heizkostenabrechnung
Besondere Probleme bereitet immer wieder die Abrechnung der Heizkosten. Insbesondere die von den größeren Abrechnungsunternehmen erstellten Abrechnungen werden von einer Vielzahl von Gerichten regelmäßig zurück gewiesen und als nicht ordnungsgemäß beurteilt.
Besonders bekannt sind die unter dem Stichwort „Heizkostenquiz“ ergangenen Urteile des Amts- und Landgerichtes Dortmund zu einer Vielzahl von Abrechnungen des Ableseunternehmens ista. Hierbei handelte es sich um die Ablesungsergebnisse der elektronischen Heizkostenverteiler der Wohnungen. Das Amtsgericht Dortmund und der dort zuständige Richter hat in seinen mit „Heizkostenquiz“ bezeichneten Entscheidungen wiederholt betont, dass die Abrechnung den Mieter in die Lage versetzten muss, den Anspruch des Vermieters nachprüfen zu können. Voraussetzung dafür ist, dass die Abrechnung gedanklich und rechnerisch für den Mieter  nachvollziehbar ist. Diese Funktion erfüllt die Abrechnung nach den Feststellungen des Gerichtes nur, wenn sowohl die Einzelangaben als auch die Abrechnung insgesamt klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich ist.
Abzustellen ist dabei auf das durchschnittliche Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters. Dies bedeutet, dass die Bezugsgrößen der einzelnen Abrechnungseinheiten und die dazugehörigen Abrechnungsarten verständlich darzustellen sind. Die Aufteilung zwischen Heiz- und Warmwasserkosten hat zwingend nach § 9 HeizkostenVO zu erfolgen. Dies bedeutet, dass alternativ nach Abs. 2 oder 3 des § 9 HeizkostenVO zu verfahren ist. Nur wenn dies nicht möglich ist, können pauschal 18 % angesetzt werden. Fehlt eine Angabe hierzu, führt dies nach Ansicht des Amtsgerichts Dortmund dazu, dass die Abrechnung insgesamt formell mangelhaft ist und der Nachzahlungsbetrag nicht fällig wird. Das Gleiche gilt für nicht ausgewiesene Abzüge für Kochgas oder ähnliches.
Im Unterschied dazu urteilte das Landgericht Bochum im Urteil vom 18.06.2004, NZM 2004, 779, im Falle des Energie Contracting, also in dem Fall, in dem der Vermieter die Beheizung beim Wärmelieferanten direkt „einkauft“, dass eine Aufschlüsselung der Kosten des Wärmelieferanten selbst nicht notwendig ist. Insbesondere reicht es aus, wenn die Betriebskostenabrechnung als solche den Anforderungen des § 259 BGB entspricht, also eine nachvollziehbare und verständliche Berechnung und Erläuterung des Verteilerschlüssels enthält.
Im Falle des Abschlusses eines Wärmecontractingvertrages des Vermieters mit dem Wärmelieferanten ist es nach Ansicht des Landgerichtes Bochum ausreichend, lediglich den in Rechnung gestellten Wärmepreis, unabhängig davon, wie dieser vom Wärmelieferanten kalkuliert ist und ob sich diese Kalkulation an den Kostenelementen des § 7 Abs. 2 HeizkostenVO orientiert, umlagefähig. Dies begründet das Gericht damit, dass in den Kosten der Wärmelieferung die Betriebskosten im Sinne des § 27 Abs. 1 der 2. BerrechnungsVO (jetzt § 2 BetriebskostenVO) enthalten sind. Enthält die Abrechnung danach die Angabe und Aufführung der umlagefähigen Gesamtkosten, die notwendige Aufteilung in einem verbrauchsabhängigen- und einen verbrauchsunabhängigen Teil und die Umlage der Einzelbeträge nach dem jeweiligen Schlüssel oder dem anteiligen Verbrauch am Gesamtverbrauch unter Berücksichtigung der geleisteten Vorauszahlungen, ist dies nach Ansicht des Landgerichts Bochum ausreichend. Eine weitere Aufschlüsselung der Gesamtkosten bedarf es darüber hinaus nicht.
Abweichend von Heizkosten bei einer Direktlieferung, bei der neben konkreten Brennstoffkosten weitere sonstige Einzelpositionen im Sinne des § 7 Abs. 2 HeizkostenVO gesondert aufgeführt werden, ist bei einer indirekten Beheizung durch einen Wärmelieferanten die Abrechnung dieser Positionen als gesondert ausgewiesene Posten nicht möglich.
Das Landgericht hat im weiteren bestätigt, dass der Vermieter grundsätzlich die Wahl hat, ob er die Beheizung über die Zentralheizung selbst vornimmt oder die Wärmelieferung bei einem Drittunternehmen „einkauft“, bei dem die Einzelpositionen bereits in dem Wärmepreis einkalkuliert sind. Dabei ist dem Vermieter auch dann kein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsverbot des § 560 Abs. 5 BGB vorzuhalten (welcher möglicherweise zu einer Unwirksamkeit der Heizkostenabrechnung führt), sollten sich die Heizkosten insgesamt durch das Contracting erhöhen. Vielmehr ist es dem Vermieter freigestellt, in welcher Art er sein Wohngebäude beheizen will. Die Wahl der Beheizung mit Fern- oder Nahwärme ist eine zulässige Möglichkeit, da die die HeizkostenVO gerade diese Alternativen vorsieht, selbst dann, wenn die Fernwärme zum Unterschied zur Nahwärme möglicherweise teurer ist. Ein Verstoß würde lediglich dann vorliegen, wenn der gewählte Contracter der Wärmelieferung erheblich über dem Durchschnitt der Kosten der übrigen Wärmelieferungsunternehmen am Ort der Mietsache liegen würde.

Korrektur der Betriebskostenabrechnung
Im Unterschied zur formellen Fehlerhaftigkeit ist von der Rechtssprechung anerkannt, dass eine Fehlerkorrektur nach Fristablauf dann möglich ist, wenn bei der ursprünglichen Betriebskostenabrechnung ein falscher Umlageschlüssel verwendet wurde. Ebenso ist es für den Vermieter zulässig, auch nachträglich einzelne Positionen der Betriebskostenabrechnung aus den Vorjahren gelten zu machen, wenn die Abrechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt möglich ist.
Das Amtsgericht Kerpen hat im Urteil vom 27.05.2005, Az. 21 C 11/05, festgestellt, dass der Vermieter nicht zwingend verpflichtet ist, Wasser- und Entwässerungskosten jeweils zum Ende des Jahres der Abrechnungsperiode abzulesen. Deshalb ist es auch nicht von Belang, wenn der Vermieter in der Abrechung eines Jahres möglicherweise noch Frischwasserverbrauch für das Vorjahr abrechnet, dessen Verbrauchsmenge er erst im Abrechnungsjahr abgelesen hat. Das gleiche gilt dann, wenn im Verlaufe des Jahres die Wasseruhren ausgetauscht werden und sich dadurch möglicherweise der Verteilungsschlüssel für Wasser- und Entwässerungskosten ändert, indem von der Abrechnung nach Quadratmetern auf die Abbrechung nach Fläche und Personen gewechselt wird. Dies bedeutet, dass es bei der Abrechnung von Wasser- und Entwässerungskosten nicht auf den Zeitpunkt des Verbrauches im Abrechnungsjahr ankommt, sondern vielmehr auf den Zeitpunkt der Ablesung und Berechnung des Wasserverbrauches und der Entwässerungskosten gegenüber dem Vermieter.
Auch in den Fällen, in denen der WEG Verwalter die Betriebskostenabrechnung für die Wohnungseinheiten unter Zugrundelegung eines falschen Umlageschlüssels berechnet hat und dem Vermieter einer vermieteten Eigentumswohnung keine andere Möglichkeit gegeben ist, die Betriebskosten für die in seinem Eigentum stehende und vermietete Eigentumswohnung zu ermitteln, ist es nach einem Urteil des BGH vom 17.11.2004, NJW 2005, 219, als berechtigte Fehlerkorrektur zu werten, wenn der WEG Verwalter auf Grund eines fehlerhaften Verteilungsschlüssels der Wohn/Nutzfläche, die auf die Mieter umlegbaren Kosten der Miteigentumsanteile neu berechnet hat. Auch in diesem Fall ist also eine rückwirkende Korrektur oder Nachforderung zulässig, ohne dass der Vermieter an die Jahresfrist des § 556 Abs. 3 BGB gebunden ist.

Fazit
Hält sich der Vermieter an die von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze zu den Mindestangaben einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung und erfüllt er damit die Anforderungen an die formelle Rechtmäßigkeit der Abrechnung, steht es ihm im Wesentlichen frei, wie er die einzelnen abrechenbaren Positionen gestaltet und wann er sie geltend macht. Er hat dann auch die Möglichkeit, im Rahmen eines Rechtsstreits seine Berechnung zu korrigieren oder später fällig werdende Beträge nachzufordern.