Digitalisierung in der Verwalter-Praxis

Und ab geht die Post

29.05.2017
Drei Computerbildschirme, ein Mensch, der sich die Haare rauft. Es wirbeln Papierstücke im Büro umher.
Wenn Tausende Briefe eingehen, kann man schon mal den Überblick verlieren: Software ist inzwischen so intelligent, dass digitalisierte Dokumente automatisch dem zuständigen Mitarbeiter auf den Rechner geschickt werden. BILD: FOTOLIA/ALPHASPIRIT

Wissen Sie wie viele Poststücke monatlich in Ihrem Verwaltungsunternehmen ankommen und verarbeitet werden müssen? Bei der ImmoConcept Verwaltungsgruppe im Rheinland sind es über 5.000 Stücke. Doch: Die Mitarbeiter rühren keine Finger, um die richtigen Briefe auf den Schreibtisch zu bekommen. Das erledigt eine Software. Sie sendet alle Dokumente an Rechner, Laptops oder Tablets. Geschäftsführer Frank Hillemeier beschreibt den komplett automatisierten Posteingang.

Die ImmoConcept Verwaltungsgruppe ist in den vergangenen Jahren erheblich gewachsen. Das unternehmensübergreifende digitale System wird stetig verfeinert. Für die Weiterentwicklung der vorhandenen Techniken werden die Prozesse und Arbeitsabläufe durchleuchtet. Dabei werden Verbesserungen aufgespürt. Ein großes Thema ist die Bearbeitung des Posteingangs. Über 5.000 Anschreiben, Policen, Vollmachten, Verträge und Rechnungen erhalten wir jeden Monat, das sind mehr als 200 Dokumente am Tag.

Das Problem

Bisher wurde diese Masse an Poststücken von unseren Mitarbeitern komplett manuell bearbeitet. Sie wurde geöffnet, abgestempelt sowie von Hand einzeln eingescannt. Anschließend mussten die einzelnen Scan- Dokumente manuell per Drag and Drop mit hohem Aufwand unserem Dokumentenmanagement und somit dem passenden Empfänger und Objekt zugeordnet werden. Die Originale in Papierform mussten zusätzlich nach den zuständigen Objektbetreuern bzw. Buchhaltern sortiert und dann für die weitere Bearbeitung sowie zur Rechnungskontrolle zur Verfügung gestellt werden. Aufgrund der großen Objekt-Anzahl sowie der unterschiedlichen Objektbetreuer war eine einfache und schnelle Sortierung nicht möglich. Hier musste ein ständiger manueller Abgleich − wer ist für welches Objekt zuständig? − erfolgen. Durch die Masse an Poststücken kostete uns der gesamte Prozess enorm viel Zeit, die an anderer Stelle fehlte.

Unsere Lösung

Inzwischen wird die komplette Eingangspost von einer Software eingelesen und direkt dem zuständigen Mitarbeiter digital zugeleitet − egal wo er sich gerade befindet – und parallel archiviert.

Unsere Partner

Die Software von HausPerfekt hilft uns nicht nur dabei, sie ist das Herzstück des Projektes. Zusammen mit den Entwicklern von HausPerfekt und dem externen Dienstleister D.E.S.H. Datenservice aus Bonn, der für uns im Rahmen des automatisierten Posteingangs die Daten- bzw. Dokumentenaufbereitung übernimmt, ist ein System entstanden, das uns jeden Tag viel Arbeit abnimmt, Zeit einspart und die Motivation unserer Mitarbeiter erheblich gesteigert hat.

Was die Software leistet

Die neu entwickelte Software kann aus den eingescannten Dokumenten selbstständig lesen, um welches Verwaltungsobjekt es sich handelt, wer der Adressat bzw. Lieferant ist sowie weitere für die automatische Verarbeitung relevante Daten. Durch die ständige Änderung des Datenbestandes (neuer Eigentümer, Mieterwechsel, neue Verwaltungsobjekte oder Lieferanten) ist ein ständiger Datenaustausch zwischen HausPerfekt sowie der Fa. D.E.S.H erforderlich. Dieser erfolgt täglich und natürlich automatisiert ohne weiteres Zutun durch uns.

Unser Lösungsansatz im Detail

Der automatisierte Posteingang läuft über das DMS-System von HausPerfekt. Unsere Eingangspost wird für alle unsere Standorte zentral bearbeitet. Nach dem Öffnen werden sämtliche Dokumente mit einem sogenannten „Trennungsstempel“ versehen. Anschließend wird die komplette Tagespost von unserem Büro als ein großes Dokument eingescannt und auf unserem Terminal-Server für die weitere Bearbeitung bereitgestellt.

Die bereitgestellten Dateien (in diesem Fall die Eingangspost) werden nun automatisch von der Fa. D.E.S.H in regelmäßigen Abständen abgerufen. Die weitere Bearbeitung erfolgt über die entwickelte Erkennungssoftware, die folgende Arbeiten übernimmt:

a) Trennen der großen Gesamt-PDF-Datei in Einzel-PDFs
b) Auslesen von Objektnummer und Objektname
c) Auslesen des Absenders bzw. Lieferanten
d) Auslesen der Rechnungsnummer sowie des Rechnungsbetrages

Die verarbeiteten Dateien werden nun automatisch in HausPerfekt eingespielt. HausPerfekt hat die Möglichkeit geschaffen, für jedes Objekt einen zuständigen Objektbetreuer zuzuordnen, sodass die elektronische Eingangspost einschließlich der Rechnungen direkt beim zuständigen Mitarbeiter in seinem elektronischen Postfach bzw. im DMS (Dokumenten Management System) erscheint.

Die Bezeichnung der Dokumente erfolgt nach unseren Wünschen und Vorgaben; Beispiel Eingangsrechnungen: „RE_Rechnungsnummer_Lieferant_Betrag €“.

Der Vorteil

Die Mitarbeiter erhalten seitdem keine Post mehr in Papierform zugestellt. Die komplette Bearbeitung der Eingangspost einschließlich Rechnungskontrolle sowie Freigabe und Zahlung erfolgt elektronisch − egal an welchem Bürostandort sich der Mitarbeiter befindet, ob er mit dem Laptop unterwegs ist oder sich im Home Office aufhält. Die Unterlagen werden parallel in HausPerfekt archiviert. Und dies standort-und unternehmensübergreifend.

Resümee

Um unser Ziel zu erreichen, war im Vorfeld ein sehr hoher Aufwand erforderlich für das Hinterlegen von Daten, die Entwicklungsabstimmung und vieles mehr. Aber dieser Aufwand hat sich bereits jetzt mehrfach ausgezahlt. Heute läuft das komplette Thema Posteingang bei uns deutlich entspannter und nicht nur das: Wir nehmen den Zeitdruck aus dieser Arbeit!

Die Fehlerquote der digitalen Verarbeitung ist gering. Falsche Zuordnungen der Post oder die berühmte „verschwundene Rechnung“ kommen praktisch nicht mehr vor.

Gleichzeitig können wir schneller auf Anschreiben, Rechnungen etc. reagieren. Das freut unsere Kunden und Geschäftspartner ebenso wie unsere Mitarbeiter.

Des Weiteren ist sichergestellt, dass die Eingangspost auch dann fristgerecht bearbeitet wird, wenn zuständige Mitarbeiter plötzlich erkrankt sind. In diesem Fall können die digitalisierten Informationen direkt an Kollegen weitergeleitet werden. Verzögerungen sind so gut wie ausgeschlossen.

Wie geht es weiter?

In einem nächsten Schritt sollen die schon digitalisierten Eingangsrechnungen im „ZUGFeRD“-Format automatisiert ausgelesen, verarbeitet, vorkontiert und verbucht werden. Das wäre dann wiederum ein enormer Zeitgewinn für die Buchhaltung. „ZUGFeRD“ ist das neue allgemeingültige Rechnungsformat, das festlegt, wie die Informationen in einer elektronischen Rechnung abgespeichert werden. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“.

Autor: Frank Hillemeier, Geschäftsführer immoConcept Verwaltungsgruppe

Der Beitrag erschien zuerst in der Printausgabe der Zeitschrift IVV immobilien vermieten & verwalten, Ausgabe 05/2017

Themenseite Digitalisierung

► Artikel-Serie "Hausverwalter-Software im Überblick" (6 Teile) plus Produktvergleich zum Herunterladen

Nächste Ausgabe der IVV immobilien vermieten & verwalten, Schwerpunkt "Badplanung" erscheint am 9. Juni 2017.

Suchbegriffe:  DigitalisierungHausverwalter-Software

aus: IVV Ausgabe 05/2017

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