Der Vermieter bleibt aber trotz Fristablauf zur Abrechnung verpflichtet. Falls die Ausschlussfrist nicht eingehalten wurde, kann der Vermieter nur noch dann Nachforderungen erheben, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu verantworten hat. Erfolgreich handeln - was ist zu tun? Der Vermieter sollte die Abrechnung stets anhand des Mietvertrages erstellen. Mehr als im Mietvertrag vereinbart ist, kann nicht umgelegt werden. Auch die dort geregelten Umlagemaßstäbe sind der Betriebskostenabrechnung zugrunde zu legen. Der Vermieter ist nicht verpflichtet, die Rechnungsbelege beizufügen. Dies ist aber eine Frage des Einzelfalls. Wenn der Vermieter dadurch Einwendungen vermeiden kann, ist diese Vorgehensweise sicherlich sinnvoll. Die Betriebskostenabrechnung sollte stets an den Mindestangaben gemessen werden. Wenn ein Dritter die Abrechnung nicht versteht, ist dies ein Zeichen für den Vermieter, dass die eigene Abrechnung nicht den Maßstäben entspricht. Vermieter sollten die Ausschlussfrist von einem Jahr nicht ganz ausschöpfen. Es besteht die Gefahr, dass der Mieter den Zugang abstreitet. Es ist empfehlenswert, die Abrechnung so früh wie möglich zu erstellen. Nach Versand der Abrechnung sollte der Vermieter unbedingt den Zahlungseingang prüfen. Liegen keine Reaktionen vor, besteht die Gefahr, dass der Mieter den Zugang der Abrechnung abstreitet. Vorsorglich sollte daher beweisbar noch innerhalb des Zeitraums, die Betriebskostenabrechnung nochmals zugestellt werden. Keinesfalls sollte der Vermieter den Fehler machen, da der Mieter sich nicht rührt die Ausschlussfrist nicht ernst zu nehmen. Denn rechnet der Vermieter die Betriebskosten nicht ordnungsgemäß ab, hat der Mieter im laufenden Mietverhältnis das Recht, die Betriebskostenvorauszahlungen einzubehalten. Der Mieter muss dann nur die Nettokaltmiete bezahlen. Erst wenn der Vermieter ordnungsgemäß abrechnet, ist der Mieter unter Berücksichtigung des Abrechnungsergebnisses zur Nachzahlung der Vorauszahlung verpflichtet. Sollte das Mietverhältnis bereits beendet sein, kann der Mieter sogar die Vorauszahlungen der Vergangenheit zurückfordern. Um Nachteile bei der Ausschlussfrist zu vermeiden, sollten Vermieter die Betriebskostenvorauszahlungen möglichst rechtzeitig anpassen. Sind die Vorauszahlungen deckend, kann es keine Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung geben, die durch die Ausschlussfrist abgeschnitten wird.
Achtung Falle 1: Jahresfrist
Vermieter beachten manchmal nicht, dass bei der Wohnraummiete der gesetzliche Abrechnungszeitraum nicht länger als ein Jahr sein darf. Sinn und Zweck dieser Vorschrift ist es, dass zum einen der Mieter sein Nutzerverhalten anpassen kann. Andererseits soll so verhindert werden, dass keine zu hohen Nachzahlungsbeträge auflaufen. Wenn ein Mieter auf die Abrechnung eines Rumpfzeitraumes verzichtet und erklärt, dass der Betrag mit dem nächsten Abrechnungszeitraum abgerechnet werden kann, ist Vorsicht geboten. Der Vermieter sollte sich hierauf nicht einlassen. Dies ist meistens dann der Fall, wenn der Mieter im November oder Dezember einzieht. Der Vermieter sollte dann November und Dezember isoliert und das nächste Kalenderjahr ebenfalls gesondert abrechnen.
Achtung Falle 2: Eigentumswohnung
Vermieter neigen dazu, die Abrechnung der Hausverwaltung für die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) einfach an den Mieter durchzustellen. Dies ist in zweierlei Hinsicht problematisch. Einerseits sind eine Vielzahl von Positionen, die auf den Wohnungseigentümer durch die WEG umlegbar sind, nicht auf den Mieter umzulegen. Als Beispiel seien hier Verwaltungskosten bzw. Instandhaltungsrücklagen genannt. Zudem kann der Umlageschlüssel der WEG vom Umlageschlüssel des Mietvertrages abweichen. In diesem Fall muss der Vermieter umrechnen.
Achtung Falle 3: Abrechnung Sonstiger Betriebskosten
Der Vermieter kann nur die Betriebskostenpositionen abrechnen, die im Mietvertrag vereinbart sind - nicht mehr und nicht weniger. Nur bei zwingenden Regelungen wie der Heizkostenverordnung, ist der Vermieter – unabhängig vom Mietvertrag – gehalten, verbrauchsabhängig abzurechnen. Sonstige Betriebskosten, die nicht im Katalog der Betriebskostenverordnung genannt sind, sind nur dann umlagefähig, wenn diese bereits im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart worden sind (zum Beispiel Elektrocheck, Dachrinnenreinigung, Pförtnerdienste usw.). Fazit: Vermieter müssen bei der Betriebskostenabrechnung Mindestangaben beachten. En Detail sind dies eine geordnete Zusammenstellung der Betriebskosten, die Nennung des Umlageschlüssels, die Berechnung des Mieter-Anteils und die Anführung der geleisteten Vorauszahlungen. Die Ausschlussfrist muss unbedingt beweisbar eingehalten werden.
