„Geringes Bewusstsein für die Bedeutung der Bewirtschaftung“

Die „Studie Facility Management“ zeige im Ergebnis „ein geringes Bewusstsein für die Bedeutung der Bestandsbewirtschaftung und -verwaltung in der kommunalen und genossenschaftlichen Wohnungswirtschaft. Für die Studie wurden rund 120 Unternehmen mit einem Wohnungsbestand von mindestens 1.000 Einheiten aus dem Verband bayerischer Wohnungsunternehmen im Juni 2022 angeschrieben.

Nur 40 Prozent der sozial orientierten Wohnungsunternehmen nutzten gezielt Instrumente auf strategischer und operativer Ebene. Rund 50 Prozent der befragten Unternehmen verfolgten keine niedergeschriebene Strategie. Und nur in 15 Prozent der Unternehmen existierten klare Verantwortlichkeiten für die Festlegung von Standards und Verfahren. – Kann das sein? In der gewerblichen Wohnungswirtschaft? Aus Sicht der BayernHeim GmbH und des VdW Bayern haben sozial orientierte Wohnungsunternehmen bei der betriebswirtschaftlichen Effizienz einen so großen Nachholbedarf, dass man nun Beistand beim Facility Management gewerblich und industriell genutzter Immobilien sucht.

Vom Facility Management in Gewerbeobjekten lernen

In den Gewerbeimmobilien-Klassen Büro, Handel, Logistik oder Produktion, die von den Eigentümern selbst genutzt werden, sind sämtliche Betriebskosten vom Eigentümer zu tragen. Anders bei Mietwohnungsimmobilien. Hier werden die Kosten, die beim Betrieb der Gebäude entstehen, – Wärme, Strom, Wasser, Abwasser, Müllabfuhr, Gartenpflege, Treppenhausreinigung –, auf die Mieter umgelegt. Insofern ist das Streben nach Kostenoptimierung bei Wohnungsunternehmen wohl weniger ausgeprägt. Steigende Gebühren für Wasser und Abfallentsorgung haben keinen Einfluss auf die Bilanz des Eigentümers – ein Eigentümer-Nutzer-Dilemma.

Die Explosion der Energiekosten gefährdet nun allerdings die betriebswirtschaftlichen Bilanzen der Wohnungsunternehmen, weil Mieter finanziell überfordert sein könnten und Mietausfälle zu befürchten sind. Diese aktuellen Herausforderungen, so der Standpunkt des VdW Bayern und der BayernHeim GmbH, könnten durch „kluge Bewirtschaftung und Verwaltung besser“ gemeistert werden.

Auch ESG-Kriterien verlangen nach Facility Management

Die Studie stellt die Potenziale und Chancen für kommunale und genossenschaftliche Wohnungsunternehmen dar. Energieverbrauch senken, Warmmieten reduzieren und ESG-Kriterien erfüllen – das seien nur einige der aktuellen Herausforderungen, die durch die Verwaltung und Bewirtschaftung von Wohnungsimmobilien gelöst werden könnten. Die Analyse des Status quo signalisiere, dass fast 60 Prozent der befragten Unternehmen keine Standards und Verfahren in der Bewirtschaftung und Verwaltung der Wohnimmobilien verfolgen. Die Hälfte der befragten Unternehmen haben keine abschließend definierte Organisationsstruktur im Facility Management. 77 Prozent nutzen die Bestandsbewirtschaftung nicht oder nicht zwangsläufig zur Maximierung des Unternehmenserfolgs.

„Die Studie zeigt deutlich die bestehenden Chancen und Potenziale für sozial orientierte Wohnungsunternehmen in der Bewirtschaftung ihres Immobilienportfolios“, berichtet Ralph Büchele, Geschäftsführer der BayernHeim GmbH: „Professionelles Facility Management bietet die passende Lösung.“ Der Vergleich mit anderen Branchen und großen Immobilienbestandshaltern, mache dies deutlich: Im Handel und Gewerbe konnte beispielsweise bereits ein erheblicher Beitrag zur Optimierung von Kosten und Leistungen in der Bewirtschaftung und Verwaltung der Flächen erzielt werden. Nachhaltige Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne ergäben sich in der Instandhaltung, im Management und im Medienverbrauch (Strom, Wasser, Gas). Diese beeinflussten positiv die Wirtschaftlichkeit der Bestandsobjekte, verbesserten die Machbarkeit von Neubauprojekten und wirkten dämpfend auf steigende Warmmieten.

Eine zentrale Datenbank für jedes Objekt notwendig

Auch der Umwelt- und Ressourcenschutz könne gezielt angepackt werden. ESG-Vorgaben erforderten zunehmend die Umsetzung und das Monitoring von ESG-Standards. Die dafür notwendigen Objekt- und Verbrauchsdaten liefere das Facility Management. Grundlage seien konsistente Datenstrukturen, eingebettet in ein nutzerspezifisches CAFM-System. Dabei handelt es sich um eine zentrale Datenbank für sämtliche Objekt-, Nutzer- und Verbrauchsdaten. Durch einheitliche Standards und Verfahren würden diese zudem vergleichbar und auswertbar.

Von Büro- und Gewerbeimmobilienbetreibern lernen

Im Datenmanagement zeige die Umfrage ein sehr kontrastreiches Bild in der kommunalen und genossenschaftlichen Wohnungswirtschaft: In immerhin 50 Prozent der befragten Unternehmen liege eine zentrale Datenbank für Facility Management und Immobilien für die Pflege von Informationen zu Gebäuden und Serviceleistungen vor. Die andere Hälfte der befragten Unternehmen habe dagegen entweder gar keine, eine zerstreute oder eine nicht dauerhaft zugängliche Datenbank.

In vielen Unternehmen mit relevantem Immobilienbestand, und damit nicht nur in Immobilienunternehmen, werde der Aufbau und die Integration einer zentralen Datenbank seit Jahren vorangetrieben. Umfang und Qualität der Daten, die Genauigkeit der Datenerfassung und die Auswertbarkeit und Weiterverarbeitung der Daten nähmen stetig zu. Viele Unternehmen hätten erkannt, dass dies nicht nur die Grundlage für die weitere Digitalisierung ist, sondern auch einen erheblichen Beitrag zur Prozesseffizienz liefert. So seien beispielsweise CAFM-Systeme und immobilienbezogene Datenbanken bereits bei rund 80 Prozent der Unternehmen mit einem relevanten Bestand an Büro- und Gewerbeimmobilien im Einsatz.

Professionelle Strukturen polieren das Erscheinungsbild der Objekte

Auch die operativen Prozesse am Objekt könnten durch professionelle Strukturen optimiert werden. Die Verbesserung von Sauberkeit, Erscheinungsbild und Funktionalität der Wohnungen seien entscheidend, um das Image des Unternehmens und die Akzeptanz für das geförderte Wohnen in der Öffentlichkeit, insbesondere bei Quartiersentwicklungen und Neubauprojekten, zu steigern.

Die BayernHeim habe die großen Potenziale für sich erkannt: „Wir arbeiten aktiv an der Umsetzung eines professionellen Facility Managements und haben dazu bereits verschiedene Maßnahmen initiiert. Denn Wohnen muss bezahlbar, wirtschaftlich und ökologisch sein und bleiben“, so Büchele.

Die Studie ist kostenfrei abrufbar:

www.bayernheim.de/fmstudie