Software für Hausverwalter - mobil und multifunktional

November 2014
Immobilienverwaltungsprogramme sind für Hausverwalter die wichtigsten digitalen Bürowerkzeuge. Foto: Toschiba

Wie unterscheiden sich die Programme, worauf kommt es an und was eignet sich für wen am besten? 

Im Trend: Mobilität und Flexibilität
Aktuelle IT-Trends wie das Mobile oder Cloud Computing machen sich auch im Bereich der Immobilienverwaltung bemerkbar. Auf Smartphones oder Tablet-PCs online oder offline lauffähige Programme und Apps unterstützen die mobile Erfassung von Terminen und Kontakten, von Beschlüssen bei Wohnungseigentümer-Versammlungen oder von Mängeln bei Wohnungsbegehungen per Text und Foto. Per automatischer Synchronisierung werden beide Systeme, mobil wie stationär, auf dem aktuellen Stand gehalten. Cloud Computing-Anwendungen ermöglichen den plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Onine-Zugriff auf Programme, Objekt- und Bürodaten. Anstatt für jeden Arbeitsplatz eine Programm-Lizenz kaufen zu müssen, wird die Softwarenutzung als Dienstleistung über eine monatliche Gebühr abgegolten. Dazu werden Software-Mietmodelle offeriert, die nicht oder nur teilweise auf dem Desktop-PC installiert sind und über Internetbrowser genutzt werden. Der Anbieter sorgt für die Verfügbarkeit, Wartung und das Update der Software. Loggt man sich online in das System ein, kann man Objekte und Verwaltungseinheiten anlegen, Mietverhältnisse verknüpfen und Buchungen vornehmen. ­Damit ist man in der Lage, beispielsweise von unterwegs oder vom Home-Office aus auf gerade benötigte Daten zuzugreifen oder am aktuellen Projekt weiterzuarbeiten – vorausgesetzt man verfügt über eine stabile Internet-Verbindung. Andere mobile Lösungen setzten diese nicht zwingend voraus, machen dafür aber einen späteren, in der Regel automatischen Datenabgleich mit
der Bürosoftware erforderlich. Für die Sicherheit der Arbeitsdaten, die über Internet-Browser eingegeben und teilweise auf ­externen Servern gespeichert werden, sorgen sichere Datenverbindungen, Firewalls, ­Viren-Scanner etc.

Was bietet der Markt?
Programme für Immobilienverwalter, die Gebäude und Wohnungen professionell verwalten und ihre Betriebsabläufe rationa­lisieren wollen, gehören heute zum wichtigsten Arbeitswerkzeug und Kontrollinstrument von Hausverwaltungsunternehmen. Doch das Angebot ist mit über 60 deutschsprachigen Programmen immer schwerer zu überschauen. Ein Pflichtenheft, das alle für das Unternehmen relevanten Anforderungen enthält, leistet da gute Dienste: Erfüllt eine Software einen oder mehrere essen­zielle Punkte nicht, ist sie aus dem Renne­n. So kann man die Vielzahl der Lösungen schrittweise eingrenzen und nach einer Testphase schließlich das passende ­Produkt finden. Die Softwarekosten liegen zwischen 100 und 5.000 € pro Arbeitsplatz, je nach Programmkonzept, Anzahl der verwalteten Einheiten, der Ausbaustufe, den gewählten Optionen etc. Über wichtige Kernfunktionen verfügen auch Programme ab 100 €. Private Hausverwalter und kleine Hausverwalter, die sich für diese Low-cost-Programme entscheiden, erhalten damit ganz passable Werkzeuge. Mittlere und große Unternehmen sollten deutlich mehr Zeit und Geld investieren. Neben dem Softwarepreis sollte man auch die Folgekosten nicht aus dem Auge verlieren: Wie viel kostet die Telefon-Hotline, respektive ist sie im Software-Servicevertrag enthalten? Was kostet ein Software-Servicevertrag jährlich (in der Regel zwischen 10 und 15 % des ­aktuellen Software-Listenpreises)? Welche Alternativen zur Telefon-Hotline gibt es (Fax/E-Mail, FAQ-Onlinerubrik, Fernwartung etc.)? Was kosten Updates/Upgrades bzw. ein Software-Servicevertrag? Wie lange dauert die Einarbeitungsphase, werden Schulungen angeboten und was kostet eine Schulung­?

Autor:
Marian Behaneck

 

 

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Suchbegriffe: Hausverwalter-SoftwareSoftware

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