„Must-have“-Apps für Hausverwalter

Digitale Kommunikation immer wichtiger

Mit der Digitalisierung der Wohnungswirtschaft wird die mobile Kommunikation zwischen Mietern und Vermietern, der orts- und zeitunabhängige Zugriff auf Mieter- und Objektinformationen oder die medienbruchfreie Erfassung und digitale Weiterverarbeitung von Vor-Ort-Daten immer wichtiger.

Apps lassen sich ganz einfach als Marketing-, Kundenbeziehungs- und Servicewerkzeug einsetzen. Man kann schnell und unkompliziert mit Mietern und Kunden in Kontakt treten, um etwa per E-Mail oder Messenger-Dienst die nächste Mieterversammlung anzukündigen. Umgekehrt können Mieter per App Schadens- oder Mängelmeldungen absetzen, ihre Zählerstände durchgeben oder sich über den aktuellen Stand von Renovierungsarbeiten informieren.

Apps als integraler Teil einer Hausverwalter-Branchensoftware

Apps als teil einer vorhandenen Software bieten weitere Möglichkeiten – von der digitalen Service-Plattform für Mieter bis hin zum umfassenden Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Mit der integrierten Kamera dokumentierte Schäden lassen sich automatisch im System des Verwalters erfassen und direkt an den zuständigen Handwerksbetrieb weiterleiten. Alle weiteren Aktionen, wie das Aufmaß oder die Rechnungsprüfung, können selbstständig angestoßen und mobil erledigt werden.

Per Wohnungsabnahme-App kann der Vermieter zunächst alle relevanten Wohnungs- und Mieterdaten kabellos von seinem Büro-Rechner an das Smartphone oder Tablet übertragen. Die Wohnungsabnahme erfolgt dann vor Ort. Schäden werden fotografiert und in das Abnahmeprotokoll eingefügt, das nach Fertigstellung der Wohnungsabnahme signiert und als PDF an beide Parteien versandt werden kann. Immer mehr Hersteller von Hausverwalterprogrammen machen Softwarefunktionen mobil und offerieren Apps für die mobile Anzeige oder Erfassung von Objekt-, Mieter- und Eigentümerdaten, Terminen, Zählerständen, Störmeldungen etc.

Orientierung im App-Dschungel

Während in Hausverwalter-Programmen integrierte mobile Anwendungen noch überschaubar sind, wird es im dichten App-Dschungel der Online-Kaufhäuser (App-Stores) immer schwieriger, aus der Masse nützliche Apps herauszufischen. In großen App-Stores der Marktführer Apple und Google nach passenden Apps zu suchen, gleicht der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Zum „Heuhaufen“ gehören vor allem eher überflüssige Spiel-und-Spaß-Apps sowie Service-Apps von Produktherstellern oder Dienstleistern. Dazu gehören mobile Produktkataloge, technische Produktinformationen, Auslegungs- und Berechnungswerkzeuge, Online-Planer oder Konfigurations-Tools. Zwar sind viele davon werbelastig, es gibt aber auch einige mit echtem Nutzwert, etwa die Bosch-Tool-App.

Weil sinnvolle Strukturierungen in App-Stores fehlen oder Suchfunktionen unzureichend sind, ist man auf Tipps von Kollegen oder Hinweise in Fachmagazinen oder im Internet angewiesen. Web-Adressen, die auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnittene Apps vorstellen, sind besonders hilfreich, vor allem wenn man per Link direkt auf die Download-Seite springen kann (z. B. www.heinze.de/tools/apps oder www.immobilien-newsticker.de, Suche: Apps).

Populäre Apps mit hohen Downloadraten werden zwar meist auch für mehrere Betriebssysteme offeriert oder man findet ähnliche bei anderen App-Stores. Dennoch sollte man sich vorher informieren, auf welchem mobilen Betriebssystem favorisierte Apps laufen. Im Gegensatz zu nativen, für ein bestimmtes mobiles Betriebssystem entwickelten Apps, sind Web-Apps plattformunabhängig. Per Internetbrowser können sie von jedem mobilen Endgerät aus aufgerufen werden. App-Anbieter erreichen daher mit weniger Entwicklungskosten mehr potenzielle Nutzer. Web-Apps sind stets up-to-date, offline oder bei instabilen und langsamen mobilen Internet-Verbindungen sind sie allerdings nicht oder nur eingeschränkt einsetzbar. Wird die App nur zur Anzeige von Daten benötigt, reicht eine Web-App häufig aus. Dann genügt es meist sogar, wenn der eigene Internet-Auftritt Smartphone-tauglich gemacht wird. Dabei werden per so genannter Responsive-Design-Technik Webseiten-Inhalte dem jeweiligen Displayformat automatisch angepasst.

Worauf achten bei App-Downloads?

Die Nutzungsgebühren kostenpflichtiger Apps liegen zwischen wenigen Cents für populäre Anwendungen mit großen Downloadzahlen und mehreren hundert Euro für spezielle Branchenlösungen. Auch kostenlose Apps können sich als Groschengrab erweisen, etwa wenn Zusatzfunktionen oder Daten nur per In-App-Kauf erhältlich sind, bei dem der Kauf und die Bezahlung über den App-Store abgewickelt wird.

Apps haben auch Schwächen. So folgt die Benutzerführung zwar gewissen Standards, doch funktioniert jede App anders und man muss sich erst zurechtfinden. Setzen Apps eine stetige Online-Datenverbindung voraus, kann das problematisch sein, wenn man sich gerade im Kellergeschoss befindet. Störend und lästig ist die zunehmende Werbung sowohl in den Apps als auch App-Shops – vor allem dann, wenn man sich erst umständlich durch lästige Werbebotschaften hangeln muss, bevor man sein Ziel erreicht.

Ärgerlich ist auch, wenn eine App nach einer Weile eine höhere Betriebssystem-Version voraussetzt und deshalb auf dem eigenen Mobilgerät plötzlich nicht mehr läuft. Auch die Datensicherheit und der Datenschutz werden bei Apps häufig verletzt. Das kann zum Problem werden, weil geschäftlich genutzte Apps in betriebliche Arbeitsabläufe integriert sind und daher ebenso Sicherheitsanforderungen erfüllen sollten, wie alle stationären Büro-Anwendungen auch.

Eine Schwachstelle von Apps ist auch die Mobilhardware: Touchscreen-Tastaturen lassen nur die Eingabe kurzer Texte zu und auf kleinformatigen LC-Displays lassen sich umfangreiche Tabellen oder Grundrisse nur eingeschränkt anzeigen, auch weil sie im Außenbereich bei vollem Tageslicht nur schlecht ablesbar sind. Wichtig ist, dass mobil erfasste Daten mit der Bürosoftware abgeglichen werden, sonst droht mit unterschiedlichen Aktualitätsständen ein Datenchaos. Cloudbasierende Systeme sind im Vorteil, weil der Abgleich automatisch erfolgt.

Die große Marktübersicht: Apps für Immobilienverwalter

Tabellarisch listet die Zeitschrift IVV immobilien vermieten & verwalten 40 am Markt erhältliche, gängige und praxistaugliche Apps auf. In Kurzform erhalten Sie die Infos, für welches Betriebssystem sich die jeweilige Anwendung eignet und in welchem Appstore sie erhältlich ist.

>> Abonnenten der IVV erhalten nach dem Login die Datei kostenlos.
>> Für alle anderen kostet der Download 9,90 Euro im Verlagsshop.

* Stand: Februar 2018, zusammengestellt von unserem freien Autor Marian Behaneck. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit.