Energieausschreibung durch Immobilienverwalter

März 2015
Prof. Dr. Gerald Graf, Geschäftsführer DIG Deutsche Industriegas GmbH. FOTO: DIG

Im günstigen Einkauf liegt der Gewinn. Das gilt besonders für den Bezug teurer Brennstoffe. Der Wechsel des Gaslieferanten kann eine deutliche Entlastung für Mieter bringen, doch schrecken Verwalter meist vor eigenen Ausschreibungen zurück. Warum eigentlich? Unser Experte erklärt, wie man den Wechsel des Lieferanten systematisch vorbereitet.

Ein Wechsel des Gaslieferanten soll nicht nur den Mietern geringere Heizkosten bescheren. Der Verwalter erhält dadurch auch die Chance, die Arbeitsprozesse im eigenen Unternehmen zu optimieren. Dennoch scheuen Immobilienverwalter häufig vor einer eigenen Ausschreibung im Energiebereich und dem sich anschließenden Lieferantenwechsel zurück. Ein Grund mag darin liegen, dass der damit verbundene Arbeitsaufwand nicht vergütungsfähig ist. Entsprechend gering ist die Motivation, sich dieser Aufgabe anzunehmen. Auch fühlen sich einige Verwalter nicht kompetent genug für eine eigene Ausschreibung. Doch die Angst ist unbegründet, eine Energie-Ausschreibung ist recht leicht umgesetzt. Was spricht für eine Ausschreibung durch den Verwalter?

Reduktion der „zweiten Miete“: Kostenersparnis beim Kunden
Aufgrund des hohen Anteils der Energiekosten (Strom und Heizgas) an den Betriebskosten eines Wohnobjektes verwundert es nicht, dass Eigentümergemeinschaften und Beiräte, aber auch Vermieter die sogenannte „zweite Miete“ immer stärker in den Blick nehmen und die Forderung nach günstiger Energie - beschafft durch den Verwalter - immer lauter wird. Ziel einer jeden Ausschreibung ist es deshalb, die besten Marktpreise für Energie zu erhalten.
 

Optimierung des Verwaltungsaufwandes: Erhöhung der Profitabilität
Ein nicht zu unterschätzender Grund für eine Ausschreibung ist, dass sich dadurch Optimierungspotenziale im eigenen Unternehmen erschließen lassen. Dieses Potenzial liegt in der deutlichen Reduktion des Verwaltungsaufwandes. Untersuchungen zeigen, dass sich bis 15 % des Verwaltungsaufwandes durch die Bündelung von Einzelverträgen abschmelzen lassen. Damit sind dann alle bislang aufwändig einzeln verwalteten Abnahmestellen - die in der Regel jeweils einen eigenen Energieliefervertrag haben - zu einem Bündel zusammengefasst. Alle diese Abnahmestellen bekommen einen einheitlichen Tarif, alle Verträge sind zeitlich synchronisiert und die Schlussabrechnung wird zu einem Zeitpunkt für alle Abnahmestellen gleichzeitig erstellt und in einem Dokument an den Verwalter übermittelt - idealerweise über eine Schnittstelle direkt an die Verwaltungssoftware. Vorbei die Zeiten der aufwändigen Einzelzuordnung von Belegen und umständlich erstellten Abrechnungen und Wirtschaftsplänen.

Günstigere Warmmieten für Kunden: Erhöhung der Nachfrage und Rentabilität
Günstigere Energiebezugspreise führen eins zu eins zu einer Reduktion der Gesamtmiete in einem Objekt und machen es damit für einen Mietinteressenten deutlich interessanter. Oder unternehmerisch aus Sicht eines Vermieters ausgedrückt: Geht der Anteil der Energiekosten bei gegebener Warmmiete zurück, steigt die Rentabilität des Mietobjektes, weil Spielraum für höhere Nettokaltmieten entsteht. Es spricht also vieles dafür, eine Ausschreibung selbst durchzuführen. Aber wie genau ist eine Ausschreibung zu planen und auf was ist zu achten?
1. Schritt: Planen Sie Ihre Ausschreibung
Vor Beginn einer Energieausschreibung sollte eine realistische Zeitplanung erfolgen. Neben den vorgegebenen vertraglichen Eckwerten wie Kündigungszeitpunkte, Vertragslaufzeiten etc. sollten Sie in den Plan auch organisatorische Notwendigkeiten wie z.B. die Personaleinsatzplanung einarbeiten: Welcher Mitarbeiter soll mit der Ausschreibung betraut werden?
2. Schritt: Geben Sie die Tarifstruktur vor
Angesichts der Vielzahl von möglichen Vertragskonstellationen bei der Lieferung von Energie ist es unabdingbar, dass die Eckpunkte der Energietarife (Strom und Gas) festgelegt werden, damit Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen. Mit anderen Worten: Sie geben vor, was Sie als Tarif wollen, alle Bieter müssen sich Ihren Vorgaben entsprechend anpassen. Dies ist sicherlich inhaltlich der kniffligste Teil der Ausschreibung. Hier die wichtigsten Eckpunkte:

  • Vertragslaufzeit: Lassen Sie sich nicht auf zu lange Vertragslaufzeiten ein, dadurch können Sie bei schwankenden Energiepreisen nicht flexibel genug reagieren. 2-Jahres-Verträge sind das gesetzliche Maximum bei Privatkunden.
  • Vertragsverlängerung: Jeder Vertrag, der nicht rechtzeitig gekündigt wird, verlängert sich automatisch. Geben Sie die Bedingungen klar vor.
  • Kündigungsfrist: Achten Sie darauf, dass Sie genügend Vorlauf brauchen bei einer Neuausschreibung und setzen Sie die Kündigungsfristen so, wie es in Ihren Verwaltungsablauf am besten passt. Je kürzer die Kündigungsfrist, desto flexibler sind Sie.
  • Preisgarantie: Viele Anbieter garantieren einen Festpreis für einen bestimmten Zeitraum. Achten Sie darauf, welche Preisbestandteile von der Preisgarantie erfasst sein sollen. Idealerweise schreiben Sie nur für den reinen Energiebezug den sogenannten Energiepreis aus. Alle anderen Preisbestandteile wie z.B. Netznutzungsgebühren, Abgaben oder Steuern stehen fest und lassen sich vom Versorger nicht beeinflussen. Durch die Ausschreibung des reinen Energiepreises können Sie die Angebote direkt vergleichen.
  • Stichtagsabrechnung: Um Ihre besonderen Wünsche als Verwalter zu befriedigen, nämlich die schnelle und genaue Abrechnung zu Jahresbeginn, ist eine Stichtagsabrechnung zwingend vorzusehen.

3. Schritt: Bereiten Sie die Daten zu einem „Ausschreibungs-Bündel“ auf
Ohne eine vollständige Datenaufbereitung ist jede Ausschreibung wertlos, dies ist insbesondere bei einer Erstausschreibung der Teil, der zeitlich am meisten Aufwand verursacht. Erstellen Sie eine Lieferstellenliste aller Abnahmestellen mit folgenden Daten, die Sie in der Regel aus den Vorjahresrechnungen bzw. den aktuellen Lieferverträgen entnehmen können (Beispiel: Erdgas).

Suchbegriffe: Gas

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