Das Smartphone als Universalwerkzeug – auch für Immobilienverwalter

Stift und Papier vergessen? Wohnungsübergabeformular verlegt? Mieterordner nicht dabei? Kein Problem, wenn man das Smartphone zur Hand hat – mit der passenden App. Mobile Hardware gehört für viele Hausverwalter inzwischen zu einem unverzichtbaren Begleiter. Auf dem Smartphone oder Tablet-PC lassen sich kleine Helferlein, mobile Software-Anwendungen (engl. Applications, kurz „Apps“) installieren. Sie erweitern die Einsatzmöglichkeiten und machen den Minicomputer zu vielseitigen Werkzeugen im Berufsalltag. Viele gibt es kostenlos oder für kleines Geld. Die Auswahl wächst und nicht jede Spielerei ist sinnvoll.

Was können WoWi-Apps?
Im Bereich Wohnungswirtschaft werden Apps für vielfältige Dienstleistungen und zur Kundenbindung eingesetzt. Man kann über Apps beispielsweise mit Mietern in Kontakt treten und auf Mieterversammlungen oder notwendige Reparatur-oder Renovierungsmaßnahmen hinweisen. Umgekehrt können Mieter Reparaturbedarf anmelden, Zählerstände durchgeben, sich über neue Wohnungsangebote informieren oder Informationen, etwa zur Nebenkostenabrechnung abrufen.

Besonders effizient sind Apps, wenn sie integraler Bestandteil einer Hausverwalter-Branchenlösung sind oder eines Kundenbindungsmanagement-Systems (Customer Relationship Management, CRM). Dann kann beispielsweise eine mobil erfasste Reparaturmeldung automatisch in der Hausverwalter-Branchensoftware des Vermieters erfasst und direkt an den jeweils zuständigen Handwerksbetrieb weitergeleitet werden. Alle weiteren, damit verknüpften Prozesse, wie die Auftragsvergabe, Aufmaß-oder Rechnungsprüfung, die Dokumentation von Ausführungsmängeln per integrierter Kamera können auch mobil und automatisiert erledigt werden.

Das gilt auch beispielsweise für Wohnungsabnahme-Apps: Der Vermieter kann sich alle Wohnungs-und Mieterdaten per Mobilfunk von der Büro-Software auf sein Smartphone oder Tablet laden, die Wohnungsabnahme-Daten erfassen, eventuelle Schäden dokumentieren und das Abnahmeprotokoll als PDF-Datei versenden. Wichtig ist, dass mobil erfasste Daten automatisch mit der Bürosoftware abgeglichen werden, sonst droht ein Datenchaos. Cloudbasierte Systeme sind hier im Vorteil, weil sowohl im Büro als auch mobil stets auf den gleichen Datenbestand zugegriffen wird.

Welches Betriebssystem wählen?
Wer ein möglichst breites App-Angebot nutzen will, sollte sich vorher über das mobile Betriebssystem Gedanken machen. Mehrere Betriebssysteme wie Apple iOS, Google Android, BlackBerry OS, Symbian OS etc. und jetzt auch Windows 10 Mobile, ringen um Marktanteile. Je größer der Verbreitungsgrad des Mobil-Betriebssystems ist, desto größer ist die App-Auswahl. Bei den Nutzerzahlen sind Googles Android und iOS von Apple führend. Die restlichen Mobil-Betriebssysteme hinken beim App-Angebot deutlich hinterher. Wer also ganz bestimmte Apps nutzen will, sollte darauf achten, unter welchem dieser Betriebssysteme sie lauffähig sind, denn nicht jede App wird gleichzeitig für zwei oder mehrere mobile Betriebssysteme angeboten.

Jedes mobile Betriebssystem hat seine Starken und Schwächen: So ist Apples iOS nach wie vor unübertroffen in der komfortablen, intuitiven Bedienung. Dafür ist der Anwender bei der Auswahl auf Geräte eines einzigen Herstellers eingeschränkt. Googles Android bietet eine große Hardware-Auswahl zahlreicher Hersteller, allerdings sind die App-Anwendungen hinsichtlich des Bedie­nungsstandards teilweise sehr unterschiedlich und nicht immer intuitiv. Neben den „echten“, für ein bestimmtes mobiles Betriebssystem entwickelten Apps, setzen Entwickler zunehmend auf Web-Applikationen, kurz Web-Apps. Das sind mobile, plattform-und geräteunabhängige Internet-Anwendungen. Sie können über einen Internetbrowser von jedem mobilen Endgerät aus aufgerufen werden. Web-Apps funktionieren mit allen Betriebssystemen und auf allen Mobilgeräten. App-Anbieter erreichen daher mit weniger Entwicklungskosten mehr potenzielle Nutzer. Steht eine ausreichend stabile und schnelle mobile Internet-Verbindung zur Verfügung, merkt der Anwender keinen Unterschied. Web-Apps sind stets up-to-date, offline sind sie allerdings nicht oder nur eingeschränkt einsetzbar. Wird die App nur zur Anzeige von Daten benötigt, reicht eine Web-App völlig aus. Dann genügt es meist sogar, wenn der eigene Internet-Auftritt per sogenannter Responsive-Design-Technik Smartphone-tauglich gemacht wird, sodass sich die Inhalte dem jeweiligen Displayformat automatisch anpassen.

Wo findet man nützliche Apps?
Beim App-Download hat man die Wahl: Apps können über den im Smartphone-Betriebssystem integrierten Onlineshop bezogen und auf dem Smartphone eingesetzt werden. Man kann aber auch am Büro-PC einen App-Store aufrufen, die gewünschte App zunächst auf die PC-Festplatte laden und anschließend auf das Smartphone übertragen. Allerdings steigt damit auch die Gefahr, sich Computerviren einzuhandeln. App-Stores gibt es von Apple, Google, Microsoft, Blackberry oder Samsung.

Zudem gibt es Portale, die sich auf die Vorstellung ausschließlich kostenfreier oder auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnittener Apps konzentrieren (z. B. www.heinze.de/tools/apps, www.tecchannel. de/produkte/apps).

Welche Apps gibt es?
Inzwischen gibt es viele branchenspezifische Entwicklungen: So offerieren Hausverwaltersoftware-Hersteller Apps für die mobile Anzeige oder Erfassung von Stammdaten, wie Liegenschafts-und Objektdaten, Mieter-und Eigentümerdaten, Terminen, Zählerständen, aber auch Vorgangsdaten wie Störmeldungen, Reparaturmaßnahmen etc. Auch rund um die Immobilienvermarktung gibt es zahlreiche Mobilanwendungen wie etwa Immobiliensuche-Apps von ImmobilienScout, Immowelt, Immonet und anderen. Einen großen Anteil machen Produkthersteller-Apps aus. Dazu gehören vor allem mobile Produktkataloge, technische Produktinformationen, Auslegungs-und Berechnungswerkzeuge, Online-Planer oder Konfigurations-Tools. Neben werbelastigen Apps gibt es darunter durchaus auch pfiffige Lösungen mit echtem Nutzwert, wie etwa die Bosch-App. Störend und lästig ist die zunehmende Werbung sowohl in den Apps als auch App-Shops – vor allem dann, wenn man sich erst umständlich durch lästige Werbebotschaften durchhangeln muss, bevor man sein Ziel erreicht.

Worauf sollte man achten?
Unabhängig vom App-Anbieter kann jede App auch ihre Tücken haben: So folgt etwa die Benutzerführung zwar gewissen Standards (Scrollen, Blättern oder Zoomen per Fingergesten auf dem Multi-Touch-Display etc.). Doch funktioniert jede App etwas anders und man muss sich erst hineinfinden. Wird sie über längere Zeit nicht benutzt, ist ein Wiedereinstieg nicht immer einfach. Vielen Apps fehlt auch die Praxisnähe, weil Funktionen fehlen oder umständlich sind. Andere Apps sind nur eingeschränkt nutzbar oder gänzlich unbrauchbar, weil beispielsweise Messergebnisse oder Eingaben zu ungenau sind. Auch die Sicherheit wurde bei Apps bisher vernachlässigt – sowohl von Seiten der Anwender als auch Entwickler. Das muss sich ändern – vor allem weil geschäftlich genutzte Apps in betriebliche Arbeitsabläufe und eine durchgängige Datennutzung integriert sind und daher ebenso hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen müssen, wie alle stationären Software-Anwendungen im Büro auch.

Achillesferse: multifunktionale Hardware
Kein Smartphone kann einen voll ausgestatteten PC-Arbeitsplatz ersetzen: Touchscreen-Tastaturen lassen nur die Eingabe kurzer Texte zu und auf kleinformatigen LCD-Displays kann man Grundrisspläne oder umfangreiche Tabellen nur eingeschränkt anzeigen – und erst recht nicht komfortabel bearbeiten. Hinzu kommt, dass die Displays oft nicht hell genug sind, um sie im Außenbereich bei vollem Tageslicht ablesen zu können. Außerdem ist die Hardware – abgesehen von speziellen Outdoor-Modellen – nicht robust genug für einen mitunter rauen Geschäftsalltag. Deshalb ist es wichtig, dass man nicht nur bei der App-Software, sondern auch bei der Hardware auf Alltagstauglichkeit achtet.

Die zu diesem Beitrag gehörende Online-Übersichtstabelle listet, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, eine Auswahl nützlicher unter Android oder iOS lauffähiger, kostenpflichtiger oder kostenfreier Apps.

Autor: Marian Behaneck

Dieser Text erschien zuerst in der Printausgabe der IVV immobilien vermieten & verwalten im März 2016.