Online-Hausverwaltung: Einfacher verwalten und vermieten

Die Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft hat pandemiebedingt einen Schub erhalten. An vielen Stellen gibt es aber noch Medienbrüche: Zählerstände, Stör- oder Schadensmeldungen werden mit Bleistift und Papier erfasst, Wohnungsabnahmeformulare handschriftlich ausgefüllt, Dokumente und Belege mal digital, mal analog abgelegt und so weiter. Das kostet Zeit, ist inkonsequent und fehlerbehaftet. Abhilfe versprechen spezielle Online-Portale, die mobile Cloud-Dienste mit Hausverwalter- bzw. Vermieterfunktionen verbinden. Was können sie und worauf sollte man achten?

Einfacher arbeiten

Hausverwalter-Portale können betriebssystemunabhängig von jedem Standort aus über einen (mobilen) Internetzugang per Webbrowser bedient werden. Anwenderdaten werden nicht auf der Festplatte des eigenen PCs abgelegt, sondern auf externen Daten-Servern. Das bietet den Vorteil eines plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Zugriffs auf Programme, Daten, Dienstleistungen oder Speicherkapazitäten. Damit kann man nicht nur im Büro, sondern auch über mobile Rechner unterwegs, beim Mieter oder vom Homeoffice aus auf stets aktuelle Daten zugreifen – sofern vor Ort eine ausreichend schnelle und stabile Internetverbindung vorhanden ist. Man arbeitet auf stets aktueller Datenbasis und mit stets aktuellen Programmen, ohne diese installieren, konfigurieren, aktualisieren oder Wartungsverträge abschließen zu müssen. Auch um die Datensicherung und -archivierung kümmert sich, zusätzlich zum Nutzer, auch der Anbieter.

Besonders attraktiv sind cloudbasierte Lösungen für Unternehmen mit mehreren Firmensitzen oder externen Mitarbeitern. Letztere können problemlos und ohne umständliche Remote-Zugriffe von unterwegs, von der Zweigstelle oder vom Homeoffice aus mitarbeiten. Auch die Zusammenarbeit mit externen Partnern wie Hausmeistern, Handwerkern oder Instandhaltern wird einfacher, weil alle zugriffsberechtigten Nutzer die für sie freigegebenen Inhalte einsehen können, mit derselben Datenbasis arbeiten und Änderungen für alle sofort sichtbar sind.

Einfacher kommunizieren

Auch die Kommunikation mit Mietern oder Mitarbeitern wird einfacher. Sie passt sich an aktuelle Kommunikationsgewohnheiten insbesondere der jüngeren Generation an und umfasst neben den konventionellen Kommunikationskanälen E-Mail, SMS oder Telefon beispielsweise auch „digitale Aushänge“ für die schnelle Informationsverteilung oder den elektronischen Briefversand. Letzterer erübrigt und vereinfacht das zeitaufwendige Eintüten und Verschicken von Rundschreiben, Einladungen zu Versammlungen oder Serienbriefen für den Versand von Abrechnungen. Über eine integrierte Messenger-Funktion lassen sich teilweise auch Textnachrichten, Dokumente, Audio-/Videodaten oder Standortinformationen und Kontaktdaten zwischen zwei oder mehr Teilnehmern austauschen. Anfragen lassen sich so blitzschnell klären, Beteiligte zeitnah auf dem Laufenden halten, Fotos, PDF-Grundrisse oder andere Dokumente unkompliziert austauschen.

Nachrichten können über sogenannte Channels (Kanäle) nach Mietern, Objekten oder aktuellen Projekten strukturiert werden. So werden ein- und ausgehende Informationen automatisch korrekt zugeordnet. Der gesamte Kommunikationsverlauf wird dokumentiert, archiviert und Beteiligte können auf relevante Projektdaten jederzeit zugreifen. Papierdokumente wie Briefe oder Belege werden einfach fotografiert und digital abgelegt. Über eine Suchfunktion sind Nachrichten oder Dokumente schnell auffindbar, sodass man die Kommunikationsdaten auch für Dokumentationszwecke, als Nachweis, Datenbank und Archiv nutzen kann.

Was können Hausverwalter-Portale?

Hausverwalter-Portale unterstützten sowohl kaufmännische als auch administrative Prozesse rund um die Verwaltung, Vermietung und Abrechnung von Wohn- und teilweise auch Gewerbeimmobilien. Damit beschleunigen und rationalisieren sie Arbeitsabläufe und minimieren den Zeitaufwand, vermeiden eine Mehrfacherfassung von Daten, senken Fehlerquoten und Kosten für verwaltende und kaufmännische Tätigkeiten.

Während sich einige Portale auf die Kernprozesse wie die Objekt- und Mieterverwaltung, Korrespondenz, Buchhaltung, Nebenkostenabrechnung oder Instandhaltung etc. konzentrieren, unterstützen andere darüber hinaus auch das Dokumentenmanagement, das Unternehmenscontrolling und alle Prozesse rund um die Vermarktung von Immobilien.

Im Fokus vieler Hausverwalter-Portale steht auch die Mieter-Kommunikation und der Mieter-Service. Über eine Service-App erhalten Mieter oder Eigentümer, je nach individuellem Berechtigungsprofil, Zugriff auf Mitteilungen, Termine, Ansprechpartner, Dokumente wie Abrechnungen, Verträge und Versammlungsbeschlüsse oder Verlinkungen auf externe Inhalte. Das steigert nicht nur die Servicequalität, sondern verbessert und vereinfacht auch die Kommunikation und Kooperation mit den Kunden, weil wichtige Daten nicht mehr individuell verteilt werden müssen. Welche Funktionen das Portal im Einzelnen bietet, hängt vom jeweiligen Konzept, der Zielgruppe und natürlich von den monatlichen Kosten ab. Da die meisten Lösungen modular aufgebaut sind, kann der Anwender das für die eigenen Bedürfnisse passende Angebot wählen und später auf eine erweiterte Produktvariante umsteigen.

Das Preismodell ist unterschiedlich, einige Portale sind in der Basisversion oder für einen begrenzten Testzeitraum kostenlos. Für Vollversionen liegen die Preise, je nach Leistungsumfang, zwischen fünf und 35 Euro pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.), aber auch mehr. Achten sollte man darüber hinaus auf eventuelle Zusatzkosten für die Server-Nutzung oder Datenablage sowie auf Mindest-Vertragslaufzeiten oder Kündigungsfristen.

Sind Hausverwalter-Portale sicher?

Sensible Mieter-, Objekt- und Bürodaten nicht mehr auf der eigenen Festplatte zu haben, sondern auf externen Servern, über die man keine Kontrolle hat – das ist nicht jedermanns Sache. Cloud-Kritiker sehen den Kontrollverlust über die eigenen Daten und die Abhängigkeit gegenüber dem Portal-Anbieter als größte Nachteile. So kann etwa kein Anbieter – und übrigens auch kein Internet-Provider – eine 100-prozentige Verfügbarkeit gewährleisten. Fällt einer der beiden Dienste aus technischen Gründen aus, kommt man an Programme und Daten temporär nicht dran.

Die Herausgabe persönlicher Daten ist für viele ebenso eine Herausforderung, auch wenn das die Portal-Nutzung vereinfacht. So werden die Daten beispielsweise beim Erstellen von Dokumenten automatisch eingefügt und müssen nicht mehr manuell eingetragen werden. Portal-Anbieter werben deshalb mit Sicherheitsstandards wie etwa der SSL-Verschlüsselung von zu übermittelnden Daten. Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bietet einen gewissen Schutz. So dürfen etwa personenbezogene Daten nach europäischen Datenschutzbestimmungen nicht die EU-Grenzen verlassen.

In welchem Land und auf welchem Server Kundendaten abgelegt werden oder welche Dienstleistungen Dritter genutzt werden, darüber geben Cloud-Anbieter aber nicht immer verlässlich Auskunft. Einige Anbieter wie beispielsweise Cunio, Hausify, Immo42 oder Immocloud geben an, die Kundendaten ausschließlich auf deutschen Datenservern, teilweise mit ISO 27001 Zertifizierung, zu speichern. Hausverwalter sollten sich vom Anbieter deshalb die Zusage schriftlich einholen, dass die verwendete Technik DSGVO-konform ist.

Zusätzlich sollte man einen sogenannten Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, in dem sich der Portalbetreiber zu einem DSGVO-konformen Umgang mit den Anwenderdaten verpflichtet. Tücken können auch Cloud-Verträge haben: So ist nicht immer klar, welche Konsequenzen es hat, wenn der Vertrag ausläuft oder gekündigt wird. Auch aus technischer Sicht ist ein Anbieterwechsel nicht unproblematisch, denn Anwenderdaten lassen sich aufgrund fehlender Standards nicht automatisch, sondern meist nur mit viel manuellem Aufwand von einem auf ein anderes System übertragen.

Fazit: Flexible Technik mit Fragezeichen

Online-Portale machen die Hausverwaltung und Vermietung flexibler, vereinfachen und beschleunigen Prozesse. Die Prozessbeschleunigung setzt aber auch kurze Reaktionszeiten voraus: Melden Mieter per App Störungen oder Schäden, erwarten sie auch eine schnelle Reaktion. Auch die Cloud-Technik muss noch Hürden nehmen – psychologisch wie technisch. Wer seinen Server samt Büro- und Projektdaten bei sich stehen hat, anstatt irgendwo im weltweiten Datennetz, hat ein besseres Gefühl. Das kann aber auch trügen, denn um die Datensicherung, -archivierung und IT-Sicherheit ist es in den Unternehmen laut diverser Untersuchungen nicht immer zum Besten bestellt und in punkto Daten-Backup schneiden Cloud-Anwendungen meist besser ab.

Wichtige Fragen sollten in jedem Fall zuvor geklärt werden: Wie komme ich an meine Daten bei einem Serverausfall oder Anbieterwechsel? Welchen Schutz gibt es vor Hacker-Angriffen? Was ist, wenn es keinen Netzzugang gibt, etwa weil der Internetprovider technische Probleme hat? Was passiert nach einer Vertragskündigung mit den Daten? Anwender herkömmlicher PC-Software sind in diesen Punkten noch skeptisch. Vermutlich etabliert sich die neue Technik aber auch ganz von alleine – mit der nächsten Anwendergeneration, die geschäftliche Daten ebenso bedenkenlos dem Netz anvertraut, wie sie es mit privaten Daten in Sozialen Netzwerken tut.