Häufig fehlt es Unternehmen an technischer Kompetenz

Digitale Lösungen gibt es mittlerweile in ganz unterschiedlichen Bereichen, sowohl was Software-Lösungen in der Verwaltung betrifft als auch Lösungen in Form von Apps als Angebot für die Mieterinnen und Mieter.

Wo stehen die Unternehmen?

Martin Kaßler, Geschäftsführer des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland, macht jedenfalls keinen Hehl daraus, dass es ohne Digitalisierung in der Branche keine Zukunft gibt. Gegenüber der IVV sagt Kaßler: „Die Digitalisierung ist ein Gradmesser für eine erfolgreiche Zukunft von Immobilienverwaltungen. Sie steigert Effizienz, senkt Kosten und kann den Fachkräftemangel kompensieren. Gleichzeitig kann der Wohn- und Servicekomfort für Bewohner verbessert werden. Digitalisierung und Automatisierung eröffnen zudem Ressourcen für Verwaltungen, um sich auf wesentliche Aufgaben wie energetische Sanierungen, Portfolioerweiterungen und strategische Unternehmensausrichtung zu konzentrieren. Unsere Ergebnisse zeigen, wie wichtig die Digitalisierung für die Entwicklung und Zukunft der Unternehmen ist“, so der Geschäftsführer der VDIV.

92 Prozent der Unternehmen wollen investieren

Laut Branchen-Barometer des VDIV nutzen 65 Prozent der befragten Hausverwaltungen ERP-Software-Lösungen. Fast alle Unternehmen haben aufgeholt. 92 Prozent der Befragten wollen in diesem Jahr in Soft- oder Hardware investieren. 69 Prozent der Unternehmen planen, ihre Verwaltungsprozesse weiter zu automatisieren und 69 Prozent erwägen KI-gestützte Software zur Automatisierung ihrer Prozesse. Die Investitionsbereitschaft sei also vorhanden, allerdings kranke es an anderen Stellen.

Zu wenig Fachkräfte mit technischem Verständnis

Eine der größten Herausforderungen besteht im Mangel an Fachkräften, die sowohl über technisches Verständnis und Managementkompetenzen verfügen, um zu erkennen, wo der strategische Einsatz von KI ​einen echten Mehrwert bieten kann.

Unter den am Branchenbarometer 2024 teilnehmenden Unternehmen nutzen etwa ein Viertel bereits Chat GPT oder andere KI-basierte Tools in ihrer Verwaltung, weitere 35 Prozent planen den Einsatz in Kürze.

Am häufigsten werden solche Tools in der Kundenkommunikation eingesetzt (56 Prozent). An zweiter und dritter Stelle steht die Content-Erstellung, zum Beispiel für Social Media-Beiträge und E-Mail-Kampagnen sowie die Texterstellung (42 Prozent) und die Erstellung von Objektbeschreibungen und Inseraten (33 Prozent). Demgegenüber setzen nur wenige Unternehmen KI für strategische Themen wie Markt- und Kundendatenanalysen ein.

Welche Hürden bestehen bei der Digitalisierung der Immobilienbranche?

Es sei selten eine mentale Hürde, warum die Immobilienbranche nicht gerade ein Vorreiter der digitalen Transformation ist. Gefragt sei eher ein gesundes Maß an Pragmatismus bei der Entscheidung, was sich bereits problemlos umsetzen lässt und was Erfolg verspricht, wo über digitale Anwendungen die Produktivität gesteigert und Kosten gesenkt werden können.

Zudem gebe es bisher noch zu viele Insellösungen anstatt vernetzte oder integrierte Angebote.

Wo hakt es besonders?

Als gravierend beurteilen viele Befragte eine „intransparente Datenstruktur und mangelnde Datenqualität sowie inzwischen veraltete, nicht integrierte Software“. Es ist häufig nicht der Mangel an Daten, der beklagt wird, sondern die Tatsache, dass diese Daten in unterschiedlichen Systemen gespeichert sind (Silolösungen), die miteinander verknüpft werden müssten, wobei meist die Datenkonsistenz auf der Strecke bleibe. Zentrale Datenplattformen innerhalb des Unternehmens funktionieren häufig schon, allerdings könnten andere Stakeholder nicht aufs System zugreifen.

Eine weitere große Herausforderung seien die Datensicherheit und die Abwehr von Cyberangriffen. Ein Teil jeder Digitalstrategie muss immer auch die Informationssicherheit des Unternehmens sein.

Wo sehen Unternehmen die größten Chancen der digitalen Transformation?

Die größten Chancen werden in den Bereichen gesehen, in denen die Digitalisierung schon recht weit fortgeschritten ist: in der Rechnungsverarbeitung, im Controlling, der Dokumentenanalyse, im Reporting und in der Verwaltung des Zahlungsverkehrs.

Als hoch eingeschätzt werden auch die Potenziale im Bereich Vermarktung, Instandhaltungsplanung, in der Bewertung von Immobilien sowie in der Kommunikation mit den Mietern. Wo die Digitalisierung in der Immobilienbranche aber dringend weiterentwickelt werden sollte, ist der Bereich Projektentwicklung und Bauen – sowohl in Hinblick auf Ressourceneinsparung als auch angesichts gestiegener Baukosten und entsprechender Immobilienpreise wäre hier der Einsatz digitaler Technologien ein Gebot der Stunde.

Zwischen Wunsch und Wirklichkeit

Dass trotz des unübersehbaren Fortschritte in Sachen Digitalisierung viele Immobilienunternehmen in der digitalen Transformation dennoch weit hinter ihren eigenen Erwartungen zurückliegen, belegt auch die aktuelle Studie „Transform to Succeed“ des Instituts für Immobilienwirtschaft und -management (IIWM) der Technischen Hochschule Aschaffenburg und des auf Bau und Immobilien spezialisierten Beratungsunternehmens Drees & Sommer SE. Grundlage war eine Befragung von insgesamt 155 Führungs- und Fachkräften der Branche. Demnach gibt es in der Immobilienwirtschaft besonders auf Führungsebene in vielen Unternehmen eine Verzerrung zwischen der eigenen Einschätzung des digitalen Reifegrads und bei der Frage, inwieweit digitale Anwendungen im Bereich Datenmanagement, Datenanalyse oder Prozessautomatisierung tatsächlich zum Einsatz kommen.

Auch sei die Zurückhaltung bei der Integration von Künstlicher Intelligenz, Internet der Dinge (IoT), Blockchain und Augmented Realitiy in der Immobilienwirtschaft hoch, heißt es in der Studie: 60 Prozent der Befragten verzichte bislang ganz auf diese Technologien. Gerade einmal ein Viertel nutze im Unternehmensalltag Verfahren wie Predictive Analytics und damit digitale Verfahren, um Muster in großen Datenmengen zu identifizieren und zukünftige Ergebnisse vorherzusagen.

Business-Intelligence-Tools kommen nur bei einem Drittel zur Anwendung. Bei 39 Prozent fehlen messbare Ziele für die digitale Transformation völlig. Eine klar formulierte und kommunizierte Digitalstrategie des Arbeitgebers sei sogar mindestens der Hälfte der Teilnehmenden unbekannt. Im starken Kontrast zu diesen Ergebnissen stehen die hohen Zustimmungswerte zu folgenden Aussagen: 64 Prozent sehen sich demnach von der Unternehmenskultur zu lebenslangem Lernen ermutigt. 55 Prozent schätzen die optimale Unterstützung durch ihre IT-Infrastruktur. Für knapp die Hälfte stehen die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter außer Frage.

Servicemonitor Wohnen: 13 Prozent der Mieter nutzen Apps

13 Prozent der deutschen Mieterinnen und Mieter nutzen bereits Mieter-Apps. Der häufigste Anlass dafür sind Reparaturmeldungen. Am häufigsten kommt sie, was wenig verwunderlich ist, mit 21 Prozent bei den 25- bis 39-Jährigen zum Einsatz. Das ist ein Ergebnis des „Servicemonitors Wohnen“ des Beratungsunternehmens Analyse & Konzepte immo.consult.

Rund 1.000 repräsentativ ausgewählte Mieterinnen und Mieter aus ganz Deutschland hatte das Beratungsunternehmen 2023 für den „Servicemonitor Wohnen“ befragt. 54 Prozent von ihnen gaben an, dass ihr Vermieter keine Kunden-App anbiete. 22 Prozent kennen die App ihres Vermieters nicht. 11 Prozent kennen sie zwar, wenden sie aber nicht an. Die Begründung hierfür lautet in rund der Hälfte der Fälle, dass kein Bedarf bestehe. Bei 35 Prozent der Befragten ist die schwierige Handhabung der Grund dafür, die App nicht einzusetzen.

Haushalte mit einem hohen Einkommen von mehr als 3.000 Euro monatlich nutzen Mieter-Apps überdurchschnittlich oft: 20 Prozent von ihnen sagen, dass sie die App ihres Vermieters kennen und nutzen.

Die Erfahrungen mit den Apps sind ausgesprochen positiv: 43 Prozent der Personen, die auf diese Weise mit ihrem Vermieter kommunizieren, sind damit zufrieden, 40 Prozent sogar sehr zufrieden.

Reparaturmeldungen, Betriebskosten, Verträge

Am häufigsten werden demzufolge Mieter-Apps genutzt, um Reparaturen anzumelden. 57 Prozent der Anwenderinnen und Anwender haben mit der App schon eine Reparatur gemeldet. Dahinter folgen die Einsichtnahme in die Betriebskostenabrechnung und in den Mietkontostand mit je 41 Prozent sowie das Abrufen von Verträgen und Verbrauchsinformationen mit je 40 Prozent.

Akzeptanz steigt sprunghaft

„Generell ist das Interesse an Online-Kommunikation mit dem Vermieter im Vergleich zu 2022 gestiegen. Damals sagten noch 23 Prozent der Mieterinnen und Mieter, dass sie im Umgang mit ihrem Vermieter gar nichts online regeln möchten. Jetzt trifft das nur noch auf zwei Prozent zu“, erklärt Michael Deeg, Geschäftsführer der Analyse & Konzepte immo.consult GmbH.

Die Menschen empfinden es als Vorteil, wenn die Kommunikation schriftlich dokumentiert ist und sie unkompliziert und jederzeit auf ihre Daten zugreifen können.“

IVV-Umfrage: Positive Beispiele aus den Wohnungsunternehmen

Bei aller Kritik an dem weiterhin bestehenden Handlungsbedarf in der Branche gibt es eine Fülle von Best Practice-Beispielen in Wohnungsunternehmen, die längst im Alltag angekommen sind. Das zeigt eine Umfrage der IVV bei einer Reihe von Immobilien-Unternehmen und Verwaltungen.

Vivawest: Pilotprojekt Robotic Process Automation

Wie Mandy Sommer, Bereichsleiterin IT mitteilte, steht bei Vivawest auch die Automatisierung von Prozessen in verschiedenen Geschäftsfeldern im Fokus. „In einem ersten Arbeitsschritt haben wir dazu 2023 ein Pilotprojekt zum Thema ‚Robotic Process Automation‘ (RPA) durchgeführt und getestet, inwieweit Software-Roboter regelmäßig wiederkehrende Arbeitsschritte übernehmen können. In verschiedenen Workshops wurden zur Automatisierung geeignete Prozesse identifiziert. Mittlerweile haben wir ein ‚Competence Center Processautomation‘ ins Leben gerufen. Das Team arbeitet interdisziplinär und setzt sich aus Mitarbeitenden aus der IT und weiteren Fachbereichen zusammen. Regelmäßig stellen die Kolleginnen und Kollegen Use Cases aus dem gesamten Vivawest-Konzern zusammen, bewerten diese und bereiten sukzessive die praktische Umsetzung vor. Ziele des Einsatzes von RPA sind unter anderem eine höhere Effektivität, Effizienz und Qualität, die Entlastung der Mitarbeitenden und die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Reduzierung von repetitiven Aufgaben, die Schonung von IT-Ressourcen und – perspektivisch – die Steigerung der Kundenzufriedenheit (z.B. schnellere und effizientere Beantwortung von Anfragen) durch KI“, so Mandy Sommer.

Kurzfristig wird RPA bei Vivawest also auch mit KI kombiniert werden. So sollen Modelle zur Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing – NLP) in die bestehende Lösung integriert werden. Dadurch werden die Roboter befähigt, Dokumente oder Sprache zu verstehen, um Daten zu extrahieren, zu interpretieren und zu verarbeiten. So können sie beispielsweise Gespräche in Chats führen und Kundenanliegen, sofern möglich, automatisiert lösen. Am Ende der Kombination aus RPA und KI erhofft sich Vivawest eine ganzheitliche Automatisierung, die unter anderem intelligente automatisierte Prozesse und automatisierte Datenanalysen beinhaltet.

„Um die Ziele zu erreichen, wird Vivawest in diesem und auch den kommenden Jahren weiterhin konsequent in das Projekt investieren“, so die IT-Bereichsleiterin. Zudem laufen schon heute viele Prozesse automatisiert ab, vor allem in Bereichen wie der IT, der zentralen Bewirtschaftung und in den operativen Gesellschaften. Zusätzlich befinden sich aktuell mehr als 20 Prozesse in Prüfung für eine baldige Umsetzung.

(Weitere Informationen zur Digitalisierungsstrategie des Wohnungsunternehmens Vivawest (ext. Link.)

Vonovia erhält RealGreen Award für bisherige Transformation

Auch bei Vonovia spielt das Thema Digitalisierung eine große Rolle. „Wir schaffen digitale Lösungen, die den Service für die Mieterinnen und Mieter schnell und einfach machen und unsere Prozesse weiter verbessern“, ist das Motto.

Beispiel 1: Digitales Heizungs-Monitoring

Gemeinsam mit dem Start-up Othermo hat Vonovia ein herstellerübergreifendes System entwickelt, das Heizungen vollständig automatisch und in Echtzeit optimiert. Falsch parametrierte Heizungen werden sofort identifiziert und in den optimalen Modus zurückgeführt – ohne Aufwand bei Technikern oder im Service zu verursachen. Diese digitale Lösung reduziert CO₂-Emissionen nachhaltig und hat zudem einen senkenden Effekt auf die Heizkosten. Dieser Grad der automatisierten Steuerung und Optimierung der Anlagentechnik sei einmalig in der Wohnungswirtschaft. „Das Projekt ist so effizient, dass es schon heute eine Vielzahl der Heizanlagen von Vonovia überwacht. Durch Einsparungen bei den Brennstoffausgaben profitiert zuallererst der Mieter von entsprechend geringeren Heizkosten“, sagt Wilhelm Köhler, Leiter IoT bei Vonovia.

Das digitale Heizungs-Monitoring basiert auf einem Gateway, das im Heizungskeller installiert wird, und einem damit gekoppelten Web-Portal. Für dieses Projekt zur automatischen Optimierung von Gaszentralheizungen wurde Vonovia in diesem Jahr mit dem renommierten Nachhaltigkeitspreis, dem RealGreen Award, von der Deutschen Unternehmensinitiative Energieeffizienz (DENEFF) im Rahmen ihrer Jahreskonferenz in Berlin ausgezeichnet.

Beispiel 2: Kunden-App

Während die Kunden-App „Mein Vonovia“ bisher nur den Mietern der Vonovia zur Verfügung stand, ist die App durch zwei zusätzliche Funktionen (Wohnungssuche und Abschluss eines Mietvertrags) mittlerweile auch für Neukunden interessant geworden. Daneben wurde die Kunden-App 2021 um einen Energie-Bereich erweitert: Die Mieter können ihre Strom- und Gasverträge einsehenund anpassen oder die entsprechenden Angebote buchen. Wer neu bei Vonovia einzieht und einen Mietvertrag digital abschließen möchte, kann alle vertragsrelevanten Dokumente einfach hochladen. Auch ein SEPA-Mandat für die Mietzahlungen kann direkt in der App erteilt werden. Wer noch nach einer Wohnung sucht, kann ein Profil anlegen und wird per Push-Nachricht über passende Angebote informiert. Besichtigungstermine lassen sich über die App auch einfach und unkompliziert buchen. Die App ist kundenorientiert. Sie erspart Zeit und Wege.

Service-App der Gewobag

Die Gewobag Service-App wurde im Jahr 2019 gelauncht. „Mit der App können unsere Mieterinnen und Mieter direkt und schnell mit uns in Kontakt treten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, auf Informationen rund um den Mietvertrag zuzugreifen. Mieterinnen und Mieter können in der App ganz einfach ihre persönlichen Daten anpassen, Einsicht in die letzte Betriebskostenabrechnung oder Verbrauchsinformation nehmen sowie Formulare, zum Beispiel zur Mietschuldenfreiheit oder Haustierhaltung, runterladen. Die App ermöglicht es auch, einfach und unkompliziert eine Schadensmeldung aufzugeben und den Bearbeitungsstatus einzusehen.

Aktuell sind bei der Gewobag knapp 40.000 von über 74.000 Mieterinnen und Mieter in der App registriert. Die App ermöglicht ihnen nicht nur eine schnellere Informationsbeschaffung sondern auch uns als Unternehmen einen effizienteren Einsatz unserer Ressourcen.“, berichtet Gewobag-Pressesprecherin Antonia Müller.

(Weitere Funktionen der Gewobag-Service-App. Externer Link.).

Datenmanagement-Self-Service

Als Unternehmen der Wohnungswirtschaft setzt das Berliner Wohnungsunternehmen auf innovative Tools, um die Digitalisierung voranzutreiben und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu wichtigen Informationen zu ermöglichen. Ein zentrales Element hierbei ist das Datenmanagement-Self-Service-Konzept.

„Durch den Einsatz des intuitiven Tools Microsoft Power BI und eines umfassenden Datenkatalogs der Firma Zeenea befähigen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sich selbstständig die benötigten Informationen zu beschaffen und Analysen durchzuführen“, sagt Müller.

„Mit Power BI haben wir ein leistungsstarkes Tool implementiert, das es ermöglicht, Daten übersichtlich zu visualisieren und komplexe Zusammenhänge verständlich darzustellen. Ergänzt wird dies durch unseren Datenkatalog, der eine strukturierte und leicht zugängliche Sammlung aller relevanten Datenquellen bereitstellt. So können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fundierte Entscheidungen treffen, ohne zwingend auf Unterstützung angewiesen zu sein. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datenkompetenz innerhalb unseres Unternehmens“, so die Gewobag-Sprecherin.

Degewo: Strategie definiert Ausrichtung und Schwerpunkte

Das Berliner Wohnungsunternehmen degewoverfolgt mit einer umfassenden Strategie die Ausrichtung und Schwerpunkte der Digitalisierungsaktivitäten innerhalb des Unternehmens. Interne Prozesse werden transparent und leichter steuerbar gemacht. Die Digitalisierung unterstützt die Bewirtschaftung des Bestandes und wird im Bereich der Gebäudetechnologie eingesetzt. Es wurden bereits diverse Projekte zur Optimierung der internen Arbeitsabläufe umgesetzt, um Potentzale zu heben und Mitarbeitende zu entlasten. Im Geschäftsjahr erfolgte die Umstellung auf die schnellere Datenbanktechnologie S4 HANA.

Darüber hinaus wurde eine BI-Technologie implementiert, um den zunehmenden Analyse- und Berichtsbedarfen gerecht zu werden. Damit schafft degewo unter anderem die Grundlagen für eine integrative Nachhaltigkeitssteuerung. „Um die DSGVO-Anforderungen nach regelkonformen Löschen von Daten zu erfüllen, werden erforderliche Maßnahmen in einem komplexen Projekt weiterhin konsequent umgesetzt. Zur Optimierung des Recruitingprozesses wurde ein digitales Bewerbermanagement implementiert. Diese ganzheitliche systemseitige Abbildung unterstützt den gesamten Prozess der Personalbeschaffung“, so die Pressestelle der Degewo.