So schafft die digitale Leerstandsanierung Handlungsspielräume

Der Endpunkt ist klar festgelegt: Im Jahr 2045 soll Deutschland klimaneutral sein. Der Gebäudesektor ist davon nicht ausgeschlossen. Klimaziele wie die Reduktion der Wärmenachfrage, der Verzicht auf fossile Energieträger bzw. der Wechsel auf erneuerbare Energien, ist für viele Wohnungsunternehmen jedoch eine finanzielle Herausforderung. Wer allerdings durch ineffiziente Abläufe Geld, Zeit und Steuerungsfähigkeit verliert, hat weniger Spielraum für Zukunftsvisionen.

Daher können auch vermeintlich kleinere Stellschrauben den Weg ebnen. Die zentrale Frage: Wie lassen sich Prozesse optimieren? Denn zeitaufwendige, ressourcenbündelnde und kostenintensive Abläufe legen Wohnungsunternehmen bei der Umsetzung von Bestrebungen wie nachhaltigem Engagement und bezahlbaren Wohnraum teilweise Steine in den Weg. Durch die Digitalisierung von Kernprozessen können diese beiseite geräumt werden.

Prozesseffizienz als Startpunkt

Klimaschutz ist für die Wohnungsbranche schon seit langem ein zentrales Thema. Viele Unternehmen verfolgen ambitionierte Klimaziele. Im Fokus steht meist die Reduktion der CO2-Emissionen im Gebäudesektor. Doch dafür ist zunächst mehr Prozesseffizienz erforderlich. Der erste Schritt ist hier die Digitalisierung von Kernprozessen. Dabei erschließen sich bei der Sanierung im Leerstand Potenziale, um CO2-Emissionen zu reduzieren und bezahlbare Wohnraum schneller bereitzustellen.

Doch wo liegen die größten Stolpersteine? Welche typischen Abläufe bei einer Sanierung im Leerstand bremsen den Prozess aus? Hier rücken fünf Bereiche in den Mittelpunkt.

1) Bedarfsermittlung und Leistungsdefinition

Es ist ein gängiges Szenario: Handwerker werden zur Begehung der Wohnung angefragt. Vor Ort entscheiden diese dann, welche Leistungen nötig sind. Ein klares Zielbild vonseiten des Vermieters oder Bestandshalters wird nicht kommuniziert. Dadurch können Maßnahmen umfangreicher ausfallen als nötig oder ursprünglich angenommen. Dabei müsste an erster Stelle die Frage stehen, was genau in welcher Qualität umgesetzt werden soll. Die Leistungsbeschreibung wiederum basiert lediglich auf Text – Bilder fehlen.

Das Ziel muss es sein, dass klare Prozesse und festgehaltene Anforderungen überdimensionierte oder unnötige Leistungen verhindern. Das Unternehmen muss stets transparent und kontrolliert entscheiden können.

Selbstcheck für Wohnungsunternehmen:

Ist das Ziel klar definiert?

• Gibt es Standards für typische Leerstandssanierungen?
• Existieren definierte Leistungsbausteine und Vorlagen?
• Können Mitarbeiter schnell erkennen, welche Maßnahmen notwendig sind?
• Sind die Leistungsbeschreibungen bebildert?

2) Angebotseinholung

Wie viele andere Branchen steht die Immobilienwirtschaft vor der Herausforderung, Angebote zu vergleichen. Denn von Handwerker zu Handwerker unterscheiden sich die eingereichten Dokumente oft erheblich. Leistungen, Mengen und Preise sind nicht einheitlich strukturiert. Fehlt eine belastbare Grundlage für die Vergabeentscheidung, kann das Zeit und Geld kosten. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn aufgrund unstrukturierter Angebote die wirtschaftlich und fachlich sinnvollste Einreichung nicht den Zuschlag bekommt.

Selbstcheck für Wohnungsunternehmen:

• Lassen sich die Angebote objektiv miteinander vergleichen?
• Sind Leistungen standardisiert genug beschrieben?
• Lassen sich Preisabweichungen schnell identifizieren?
• Sind notwendige und optionale Positionen voneinander zu unterscheiden?

3) Freigabe und Beauftragung

Ist die Entscheidung getroffen, kann die Freigabe starten, die jedoch weitere Probleme nach sich ziehen kann. Die Kommunikation mit dem Handwerker erfolgt mal per Mail, mal per Telefon. Intern soll die Abstimmung im eigenen ERP dokumentiert werden, was meist zusätzlichen manuellen Aufwand verursacht. Auch die Angebotsdaten müssen Mitarbeiter in diesem Zuge nachträglich ergänzen. Die Beauftragung per PDF-Dokument verdeutlicht den nächsten Medienbruch. Ein integrierter Prozess von Anfrage, Angebot, Freigabe, ERP bis zum Auftrag könnte Aufwand und Fehler gleichermaßen reduzieren.

Selbstcheck für Wohnungsunternehmen:

• Liegen mehrere manuelle Schritte zwischen Angebot und Auftrag?
• Müssen Daten mehrfach eingegeben oder kopiert werden?
• Ist der Auftrag vollständig mit Angebot, Leistungsbeschreibung und Freigabe verknüpft?

4) Kommunikation und Transparenz

Die vorangegangenen Bereiche haben es bereits verdeutlicht: Abstimmungen, die über verschiedene Kanäle ablaufen, sowie unstrukturierte Informationen sind schwer nachvollziehbar und bremsen Abläufe häufig aus. Wer Status-Updates selbst einholen muss, hat den Baufortschritt nicht kontinuierlich vor Augen. Sind involvierte Mitarbeiter dann im Urlaub oder krankgemeldet, können die nächsten Schritte ins Stocken geraten. Verantwortlichkeiten, Prozessschritte und Informationen sollten also immer klar definiert und zentral abrufbar sein.

Selbstcheck für Wohnungsunternehmen:

• Gibt es eine zentrale Übersicht über alle laufenden Maßnahmen, die automatisch aktualisiert wird?
• Können Mitarbeiter jederzeit den aktuellen Status sehen?
• Sind Kosten, Verantwortlichkeiten und Termine transparent?
• Bleiben Informationen erhalten, wenn Mitarbeiter ausfallen?

5) Abnahme, Mängel und Rechnungsprüfung

Vor Abschluss der Leerstandssanierung kommen nochmals große Herausforderungen auf die Verantwortlichen zu – vor allem wenn es an Standardisierung und Digitalisierung fehlt. Das trifft meist auf die Abnahme durch die Bauleitung, Protokollierung, Mängeldokumentation und die Überwachung von Nachbesserungen zu. Zudem müssen für die Rechnungsprüfung Auftrag, Protokoll und Rechnung manuell zusammengeführt werden. Da fallen Abweichungen zwischen beauftragter, erbrachter und abgerechneter Leistung nur bei aufwendiger Recherche auf.

Selbstcheck für Wohnungsunternehmen:

• Lässt sich ein Abnahmeprotokoll schnell digital erstellen?
• Werden Mängel strukturiert und nachvollziehbar dokumentiert?
• Ist klar, wann Kürzungen berechtigt sind?
• Lassen sich Auftrag, Abnahme und Rechnung direkt miteinander abgleichen?
• Lässt sich prüfen, ob nur das abgerechnet wird, was beauftragt und erbracht wurde?

Leerstandssanierung digitalisiert

Durch die zunehmende Digitalisierung der Leerstandssanierung und die damit verbundene Standardisierung von Prozessen lassen sich diese Hürden überwinden. Das zeigen in der Praxis All-in-one-Plattformlösungen wie Doozer. Klare Rollen-, Rechte- und Freigabestrukturen sorgen für den nötigen Überblick. Einheitliche Abläufe von der Auftragserstellung bis hin zur Abnahme sorgen für Effizienz. Dank einer durchgängigen digitalen Dokumentation und Steuerung sind Verantwortliche stets auskunftsfähig.

Besonders deutlich macht dies ein Vorher-nachher-Vergleich von Prozesszeiten: Bei einem analogen Ablauf mussten Wohnungsunternehmen im Schnitt rund sieben Stunden pro Wohneinheit investieren. Erfasst wurden dabei unter anderem Bedarfsermittlung, Abstimmung, Beauftragung, Dokumentation und Rechnungsprüfung. Durch saubere Prozesse, eine zentrale Dokumentation und Kommunikation liegt der Durchschnitt nun bei eineinhalb Stunden. Das ist insbesondere darauf zurückzuführen, dass Informationen nicht mehr über verschiedene Systeme und Kanäle laufen. So wird die Einführung dieser Anwendung von Technik und Verwaltung in der Regel schnell akzeptiert und im Tagesgeschäft aktiv genutzt.