Heilende Wirkung der Worte

Albus Dumbledore aus den weltbekannten Harry Potter-Filmen lehrte einst seinem wichtigsten Schützling, dass Worte unsere wichtigste Waffe im Leben darstellen. Mit Worten können wir jemandem Schmerz zufügen, aber wir können mit Worten auch heilen. Diese Weisheit von Albus Dumbledore lässt sich hervorragend auf die Kommunikation einer Hausverwaltung übertragen. Dafür wähle ich ein allseits bekanntes Beispiel. In einer Wohnung ist die Heizung ausgefallen und eine vierköpfige Familie ist über diese Situation nicht begeistert. Eine Reparatur auf eigene Faust? Nicht denkbar! Also wird das getan, was üblicherweise gemacht wird. Der Schaden wird der Hausverwaltung gemeldet und nun hat diese das Heft des Handelns in der Hand. Und nun kommen wir zum entscheidenden Punkt. Wie geht die Hausverwaltung mit dieser Situation um?

Hier gibt es viele Möglichkeiten. Die Hausverwaltung gibt die Schadensmeldung mit der Bitte um Behebung an die zuständigen Personen weiter. Allein die Nachricht über die Weiterleitung wäre für die betroffenen Mieter sehr interessant. Die Information, dass die Reparatur beauftragt wurde, ist ein großes Statement. Es wäre eine äußerst unschöne Vorstellung, wenn diese Schadensmeldung über Tage einfach unbearbeitet liegen bliebe.

Sinnvolle Kommunikation lässt sich automatisieren

Im Zeitalter der Digitalisierung werden solche Prozesse mehr und mehr automatisiert und gewinnen dabei noch an Qualität. Die Hausverwaltungssoftware HausPerfekt zum Beispiel macht es möglich, dass Hausmeister und Mieter per Knopfdruck informiert werden, sobald ein Handwerkerauftrag erteilt ist. Zusätzlich kann diese Information per E-Mail gesendet werden. Sollte es sich um einen größeren Schaden handeln, von dem alle oder mehrere Mieter des Hauses betroffen sind, so kann die Hausverwaltung auch eine Mitteilung im Onlineportal veröffentlichen, auf Wunsch auch gerne mittels zusätzlicher E-Mail-Benachrichtigung.

Aber selbst wenn die Reparatur in Kürze nicht erfolgen kann und voraussichtlich mehrere Wochen in Anspruch nehmen wird, wäre eine entsprechende Information definitiv erforderlich, damit die betroffenen Wohnungsnutzer sich darauf einstellen und die Planung daraufhin ausrichten können.

Anderes Beispiel: Der Aufzug ist defekt und die voraussichtliche Reparaturzeit beträgt laut Angaben der Fachfirma rund zwei Wochen. Die Information an die Hausbewohner kann aus taktischen Gründen zwei bis drei Wochen Reparaturzeit ankündigen; wir fügen bewusst eine Woche Reparaturzeit an. Das hat einen wichtigen psychologischen Effekt. Denn wird der Aufzug innerhalb von nur zehn Tagen repariert, freuen sich die Hausbewohner über die rasche Erledigung.

Mit der Information über den Stillstand des Aufzugs kann aber auch Schaden angerichtet werden. Nämlich dann, wenn sie in Wortwahl und Stil unfreundlich ausfällt oder viele Fremdwörter verwendet werden, sodass Wohnungsnutzer diese Nachricht nur schwer verstehen.

Schlussendlich ist es so, wie es Albus Dumbledore aus den Harry Potter-Filmen gesagt hat: Mit Worten können wir Schmerzen zufügen oder aber heilen.

„Die Hausverwaltung tut ja gar nichts“

Als Hausverwaltung kennen Sie mit Sicherheit den Spruch der Mieter und Eigentümer: „Die Hausverwaltung tut ja gar nichts“. Ein Vorwurf, der meistens nicht gerechtfertigt ist, da die Hausverwaltung im Hintergrund die Fäden zieht. Für Mieter und Eigentümer ist in der Regel nur ein Bruchteil der eigentlichen Verwaltungsarbeit sichtbar. Dabei erfordern die komplexen Hintergrundabläufe viel Zeit, Qualifikation und Erfahrung aus verschiedensten Gebieten. Das geht von den technischen Fragen bis hin zu rechtlichen Angelegenheiten. Darüber hinaus erfordert diese Tätigkeit viel psychologisches Einfühlungsvermögen und Verhandlungsgeschick, um die Interessen der Mieter und Eigentümer gleichermaßen zu berücksichtigen.

Um genau diese Aufgaben zu erfüllen, gibt es für Hausverwaltungen diverse Softwarelösungen. Die Hausverwaltungssoftware HausPerfekt zum Beispiel deckt die wichtigsten Aufgaben einer solchen Verwaltung ab, optimiert diese und sorgt durch kalkulierte Programmteile für eine effiziente Zeitersparnis.

Nehmen wir als Beispiel die Hinterlegung eines Telefonanrufs. Mit meinem Hausverwalterprogramm kann ich die Gesprächsnotizen digital hinterlegen und jeder Mitarbeiter weiß Bescheid. Mit HausPerfekt gibt es die Möglichkeit, einen Telefoneintrag zentral zu hinterlegen, sodass jeder Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt darauf zugreifen kann. Wer möchte schon permanent bei den Kollegen nachfragen? Und was ist, wenn der Kollege plötzlich erkrankt? Solche Situationen, in denen die Vertretung dann nicht informiert ist, gehören damit der Vergangenheit an.

Diese Prozesse sind nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs mithilfe von Tablet oder Smartphone möglich. Das hat große Vorteile für alle Beteiligten. Der Auftraggeber muss nicht mehr auf die Rechnung warten und kann sich sofort um den Ausgleich kümmern. Der Auftraggeber muss sich wiederum nicht mehr um die Erstellung der Rechnung kümmern und die Kollegen sind über diesen Vorgang schon informiert. Wie diese die Informationen erhalten, ob via E-Mail, WhatsApp, etc. ist jedem selbst überlassen.

Durch diesen Informationsfluss im Rahmen der heutigen IT-Medienversorgung werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Die verantwortlichen Kollegen sind informiert und der Eigentümer genauso wie der Mieter sehen, dass im Hintergrund wesentlich mehr passiert, als zunächst angenommen wurde.