Schnittstellenprobleme bremsen die Digitalisierung

Die Digitalisierung in der Verwalterbranche schreitet voran. Rund ein Viertel der zu ihrem Digitalisierungsstand befragten Unternehmen hat digitale Technologien bereits flächendeckend in den Arbeitsalltag integriert. Jede zweite Immobilienverwaltung implementierte zumindest digitale Grundlagen und bildet einzelne Prozesse mittels der neuen Applikationen ab. Von einem allgemeinen digitalen Geschäftsmodell, das die bestehenden Potenziale der Digitalisierung bereits konsequent zur Effizienzsteigerung und Optimierung von Prozessstrukturen nutzt, kann aber keine Rede sein.

Mit der Größe steigt der Digitalisierungsgrad

Die Größe der Betriebe korreliert mit dem Digitalisierungsgrad: Je größer die Immobilienverwaltung, desto häufiger verwenden sie flächendeckend digitale Lösungen. So setzen erst 60 Prozent der Unternehmen mit weniger als 400 betreuten Einheiten professionelle Verwaltungssoftware umfassend ein, bei Firmen mit mehr als 3.000 verwalteten Einheiten sind es bereits 82 Prozent.

Die Zurückhaltung der kleineren Betriebe dürfte insbesondere auf ihre dünne Personaldecke und den daraus resultierenden Zeitmangel für die aufwendige Implementierung digitaler Technologien zurückzuführen sein. Zudem sind für sie die Anlaufkosten bei der Umstellung auf neue Prozesse aufgrund negativer Skaleneffekte höher als für größere Betriebe.

Zu dieser Beobachtung passt, dass Immobilienverwaltungen mit weniger als 150 Einheiten im Bestand mit rund zehn Prozent branchenintern prozentual den höchsten Anteil ihres Jahresumsatzes für IT-Maßnahmen aufwenden. Der Durchschnitt liegt bei knapp acht Prozent. Unabhängig von der Größe gab aber fast jeder der befragten Betriebe an, bei der Verwaltung von Stammdaten und der Erstellung von Wirtschaftsplänen oder bei Schriftverkehr und Kommunikation bereits ganz oder teilweise auf digitale Lösungen zu setzen.

Steigende Kundenzufriedenheit und sinkende Arbeitsbelastung

Die Zufriedenheit der betreuten Mandanten steht in Abhängigkeit von der Integration digitaler Anwendungen in den Unternehmen. So verzeichnen gut 80 Prozent der stark digitalisierten Immobilienverwaltungen positive Effekte auf die Kundenzufriedenheit.

Dagegen stellen 85 Prozent der Betriebe mit geringem Digitalisierungsgrad kaum entsprechende Vorteile durch die Anwendung neuer Technologien fest. Zudem verspüren fast drei Viertel dieser Gruppe nach der Implementierung von Digitalisierungsmaßnahmen keinen reduzierten Arbeitsaufwand. Allerdings steigt mit wachsender Erfahrung und zunehmendem Einsatz digitaler Applikationen die wahrgenommene Entlastung stetig. So berichten über 90 Prozent der Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad von einer Abnahme des Arbeitspensums.

Potenziale der Digitalisierung

In der Vereinfachung von Dokumentenverwaltung und Archivierung, Schriftverkehr und Kundenkommunikation sowie dem Einsatz professioneller Verwaltungssoftware sehen Immobilienverwaltungen die größten Potenziale der Digitalisierung. Dagegen glaubt weniger als die Hälfte an Vorteile bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen, dem Controlling interner Kennzahlen oder bei unternehmensübergreifenden Prozessen mit Dienstleistern. Zudem werden Big Data, Blockchain und Cloud-Lösungen skeptisch betrachtet. Nicht einmal ein Drittel der Befragten meint, hierüber Prozessoptimierungen zu erzielen.

Die Digitalisierung beschränkt sich nicht nur auf Vorgänge und Strukturen im Verwaltungsunternehmen, sondern wirkt auch auf die Betreuung des Gebäudebestands. So arbeitet bereits mehr als die Hälfte der Umfrageteilnehmer mit intelligenten Verbrauchszählern (Smart Meter). Bei der Fernüberwachung der Haustechnik sowie Heizungssteuerung nutzen rund 40 Prozent der Umfrageteilnehmer digitale Applikationen. In diesen Bereichen werden zudem für die Zukunft die größten Potenziale gesehen, gefolgt von digitalen Schließanlagen und Energie-Management-Systemen.

Was bremst die Digitalisierung?

Als größtes Hindernis auf dem Weg zur umfassenden Digitalisierung sehen Immobilienverwaltungen die Schnittstellenproblematik an. Oft lässt sich die Enterprise-Resource-Planning-Software, kurz ERP-Software, der Unternehmen nicht ohne Weiteres in die digitalen Funktionen anderer Anbieter integrieren. Fehlende Zeit, Datenschutzbedenken und hohe Kosten sind weitere Punkte, die als Hemmnisse genannt werden.

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