Vorsicht, wenn Mietinteressenten sich bereitwillig nackig machen

Die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung stellt Prozesse, Inhalte und Organisationen von Immobilienverwaltungen auf den Prüfstand. Nicht zuletzt wegen empfindlicher Bußgelder empfiehlt es sich, eher heute als morgen das Regelwerk in den Blick zu nehmen.

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Angesichts der Wohnungskanppheit geben Interessenten bereitwillig Selbstauskünfte ab. Verwaltern ist es verboten, diese schon an der Haustür anzunehmen. FOTO: ADOBESTOCK/KZENON
Angesichts der Wohnungskanppheit geben Interessenten bereitwillig Selbstauskünfte ab. Verwaltern ist es verboten, diese schon an der Haustür anzunehmen. FOTO: ADOBESTOCK/KZENON

Der 25. Mai dürfte bei vielen Immobilienverwaltern für Kopfzerbrechen sorgen: Dann tritt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung in Kraft (DSGVO), die zunächst wenig greifbar und konkret erscheint – Datenschutz ist eben kein sichtbares Produkt, sondern eher ein fortlaufender, sich ständig wandelnder Prozess. Die Umsetzung dieser neuen Regelungen stellt Verwalter vor eine Hürde, besonders mit Blick auf die ohnehin bis zur Belastungsgrenze arbeitenden Beschäftigten im Unternehmen. Gleichwohl empfiehlt es sich, sich der Herausforderung zu stellen – und zwar umgehend.

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„Die neuen Richtlinien sind kaum in zwei Wochen zu durchschauen oder gar umzusetzen“, stellt der Datenschutzbeauftragte des Bundesfachverbands der Immobilienverwalter BVI e. V., Reinhard Okon, klar. Auch wenn die nationalen Prüfbehörden signalisiert hätten, Augenmaß walten zu lassen und keinen mit einer Prüfung zu „überfallen“ – verpflichtend sind die Datenschutz-Bestimmungen selbst für kleine Unternehmen ab dem Stichtag. Und schon weil Mitbewerber versucht sein könnten, Firmen anzuschwärzen, gilt es: Besser keine Fehler machen.

Die Europäische Union will die Rechte von Bürgern im Internet stärken

Die Regelung der neuen Datenschutzgrundverordnung aktualisiert den Stand von 1995 – in der Zeitrechnung einer digitalen Welt eine Ära. Bürger erhalten nun mehr Rechte, was den Schutz ihrer Daten betrifft und was die Transparenz rund um die Verarbeitung angeht. So wird es etwa Konzernen erheblich erschwert, Kundendaten an Dritte weiterzugeben. Die Bußgelder können sich auf bis zu 20 Millionen Euro summieren.

Immobilienverwalter stehen vor der Herausforderung, den Umgang mit Kundendaten, aber auch mit den Daten ihrer eigenen Mitarbeiter zu erfassen, zu strukturieren und zu analysieren. Gegebenenfalls müssen sie ihre Verwaltung an die neue Rechtslage anpassen. Um solche Vorgänge kümmert sich am besten ein Datenschutzbeauftragter – der in Unternehmen mit mehr als neun Mitarbeitern, die regelmäßig Daten verarbeiten, ohnehin und bereits jetzt Pflicht ist. „Dabei gilt das Kopf-Prinzip“, erklärt Okon. „Egal ob jemand Teilzeit oder Vollzeit arbeitet – jede Stelle zählt.“ Auch für kleinere Firmen empfiehlt der BVI indes, einen Experten zu Rate zu ziehen, schon um das rechtliche Fundament zu stärken. Wer keinen Datenschutzbeauftragen benennt oder nicht einmal ein Datenschutzniveau formuliert – also verbindliche Regelungen zum Umgang mit Datenschutzaufgaben im Unternehmen festhält –, mache sich angreifbar, warnt BVI-Experte Okon.

Ab dem 25. Mai sind Immobilienverwalter verpflichtet, den Namen ihres Datenschutzbeauftragten an die zuständigen Landes-Datenschutzbehörden zu melden. Damit verbriefen sie sich für einen fachkundigen Ansprechpartner. Gleichzeitig wird eine detaillierte Dokumentation von Prozessen Pflicht: Wer kümmert sich um welche Aufgaben? Wer garantiert wann und in welchem Vorgang für die Sicherheit von Daten, und wer kontrolliert das Ganze? Auf solche Fragen müssen Immobilienverwalter belegbare Antworten geben können. Okon weist auch hier auf die erweiterten Befugnisse von Aufsichtsstellen hin. „Behörden werden gezielt nach einem solchen Verarbeitungsverzeichnis fragen.“

In den Verzeichnissen sind Kommunikationssoftware, tägliche Softwareprogramme und Buchhaltungsprogramme genauso verzeichnet wie eventuelle Webportale, Dokumentenmanagementsysteme und Termin- sowie Kontaktverwaltung. Wer die Arbeitszeit von Mitarbeitern mit einem Kontrollsystem erfasst, nimmt auch dieses auf. Formal können die Verzeichnisse flexibel gestaltet werden, wichtig sind die Angaben zu Datenprozessen – von der Empfängerübermittlung bis hin zu Prüfmöglichkeiten der Stabilität des Datenverarbeitungssystems.

Auch inhaltliche Anforderungen steigen

Neben diesen Dokumentationspflichten kommen auf Immobilienverwalter inhaltliche Veränderungen zu. „Das betrifft vor allem Haftungsfragen“, sagt Okon. Künftig übernehmen Unternehmenschefs die Gesamtverantwortung bei datenschutzrechtlichen Fragen, und zwar auch für externe Dienstleister. Nun arbeiten Verwalter in der Regel mit bewährten Geschäftspartnern zusammen, Ablese- oder Heizungsfirmen wechselt man genauso selten von Saison zu Saison wie Handwerker, mit denen man seit Jahren vertrauensvoll zusammenarbeitet. „Es empfiehlt sich ungeachtet solcher Vertrauensverhältnisse, bei externen Dienstleistern nach dem Umgang mit Datenschutz zu fragen“, sagt BVI-Präsident Thomas Meier.

Bei neuen Auftragsvergaben wird ein Abgleich der Datenschutzstandards zur Pflicht – denn im Zweifel werden die Immobilienverwaltungen zur Rechenschaft gezogen und zur Kasse gebeten. „Der BVI rät dazu, das Thema explizit in den Ausschreibungstexten zu erwähnen“, sagt Meier.
Besonderes Augenmerk ruht dabei auf den Start-ups, die mit ihren digitalen Angeboten den Wandel in der Verwalterbranche erheblich beschleunigen. Vom digitalen Schwarzen Brett bis zum Online-Waschmaschinenmanagement und smarten Ableseservices – die Geschäftsmodelle der rasant wachsenden Branche basieren ausschließlich auf Daten und ihrem Management.

Vorsicht bei der Datensammlung

Geschäftsmodelle, die einzig auf das Erfassen von Daten fokussieren, stehen womöglich vor dem Aus: „Das Prinzip der Datensparsamkeit fällt künftig noch mehr ins Gewicht“, erklärt Datenschutz-Experte Okon. Immobilienverwalter betrifft dies etwa, wenn sie von Eigentümern mit der Vermietung von Objekten beauftragt werden. Die sogenannte Mieterselbstauskunft gliedert sich in drei Phasen – zunächst dürfen etwa nur postalische Daten von Interessenten erworben werden, erst später kommen Fragen zu Arbeitgeber, Familienstand oder Eigentumsverhältnissen hinzu. Und selbst kurz vor Abschluss eines Mietvertrags ist es unzulässig, Personalausweise zu kopieren – ein Vorlegen muss genügen. „Viele Verwalter wissen dies nicht“, so Okon. Eine Bonitätsauskunft darf erst dann eingeholt werden, wenn beide Parteien sich über den Abschluss eines Mietvertrags einig sind.

Wie schnell die Behörden bei Missachten von Regeln Bußgelder verhängen, dürften die ersten Wochen in der Praxis zeigen. „Da ist im Moment vieles im Umbruch“, sagt Okon. Landesdatenschutzbehörden hätten einerseits signalisiert, Augenmaß walten zu lassen und kleine, bisweilen familiengeführte Firmen nicht über Gebühr zu belasten. Andererseits könnte es eher die Regel denn die Ausnahme werden, dass sich Bußgelder verzehnfachen: Künftig sind bis zu 20 Millionen Euro Geldbuße oder bis zu vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr möglich – zum Beispiel, wenn die personenbezogene Daten unrechtmäßig verarbeitet werden. Unterlässt es ein Verwaltungsunternehmen, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, sieht die neue Datenschutz-Grundverordnung ein Bußgeld von bis zu 10 Millionen Euro oder zwei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

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Autorin: Sandra Lenzenhuber, Geschäftsführerin BVI e.V.

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Seite 2: Konsequenzen der Verordnung

Konsequenzen der Verordnung

  • Verwalter und Vermieter sind angreifbar: über Selbstauskunftsformulare auf der Homepage; durch Mietinteressenten, die sich benachteiligt fühlen, durch Abmahnvereine und Kanzleien.
  • Unternehmen (ab neun Mitarbeiter) müssen der Landesdatenschutzbehörde einen Datenschutzbeauftragten nennen.
  • Umfangreich: Datenschutzrelevante Arbeitsprozesse und Sicherungssysteme müssen detailliert dokumentiert werden (ähnlich wie bei einem Qualitätszertifikat).
  • Zweck der Dokumentation: Unternehmen müssen gegenüber der Aufsichtsbehörde den Nachweis erbringen, dass die Anforderungen umgesetzt sind.
  • Die Verantwortlichen im Unternehmen haben die Pflicht, technische und organisatorische Sicherungen und Regeln einzuführen, die den Grundsätzen des EU-Datenschutzes entsprechen.
  • Die Sammlung von Daten, etwa bei der Vermietung von Wohnungen, muss sehr sparsam geschehen. Beispiel: Verdienstbescheinigungen und Selbstauskünfte dürfen erst verlangt werden, wenn Interessenten ihre Bereitschaft zur Unterzeichnung eines Mietvertrages erklärt haben.
  • Firmenchefs übernehmen die Gesamtverantwortung für alle Datenschutzaufgaben, auch für externe Dienstleister. Daher braucht jedes Unternehmen unterschriebene Datenschutzerklärungen von diesen Partnern.

Autor: Thomas Engelbrecht

TIPP: Was müssen Unternehmen jetzt bezüglich der neuen Datenschutzverordnung beachten? Unser 90-minüziger Podcast gibt einen sehr guten Überblick und sagt, womit Sie starten müssen. Referent: Reinhold Okon, Datenschutzbeauftragter des BVI e.V.

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