Neue Zeiten erfordern ein neues Denken

Niemand weiß, was noch kommt. Und wer dachte, dass Corona schon die Spitze des Eisberges war, der hat sich wohl leider geirrt. Die sogenannte Zeitenwende erfordert auch in vielen Bereichen des Verwalteralltags ein Umdenken – ein neues Denken.

Es stellen sich jeden Tag neue Fragen: Wie geht man mit den aktuellen Geschehnissen um? Kann man sich auf Szenarien, Gesetzesänderungen, Umlagen etc. vorbereiten? Wie kann man als Verwalter, aber auch als Kunde, Ressourcen einsparen? Wie kann man bei der Hausverwaltung die Effizienz erhöhen?

Viele Fragen, die die Hausverwaltungssoftware Immoware24 sicherlich nicht alle beantworten kann – aber dennoch Features und Funktionen bereithält, mit denen Hausverwaltungen etwas bewirken können.

Immoware24 wurde 2008 in Halle (Saale) gegründet und ist eine professionelle, webbasierte Verwaltungssoftware für die Immobilienverwaltung und -bewirtschaftung (Miet-, WEG- und SEV-Objekte). Das Unternehmen hat sich dem Thema Digitalisierung schon seit seiner Gründung verschrieben. Die Hausverwaltungssoftware funktioniert vollständig webbasiert und mit KI-basierter Technologie – mit dem Ziel, die Effizienz im Verwalteralltag stetig zu steigern und für sämtliche Bedürfnisse und Anforderungen das richtige Feature leicht verständlich und übersichtlich in der Handhabung parat zu haben.

Die positiven Wirkungen von Immoware24 im Arbeitsalltag

Sprit sparen: Da die Hausverwaltungssoftware Immoware24 webbasiert und somit ortsunabhängig funktioniert, können die Verwalter arbeiten, wo immer sie gerade sind. Somit kann zum Beispiel Sprit gespart werden, da Fahrten zu den Objekten oder ins Büro reduziert werden können.

Effizienz steigern: Mit dem Portal24 können Verwalter den Arbeitsalltag effizienter gestalten. Denn auf dem Internetportal stehen diverse Features zur Effizienzsteigerung bereit: Zum Beispiel die auf die unterschiedlichsten Bedürfnisse konfigurierbaren Online-Formulare für die Anliegen der Kunden. Oder das Ticketsystem, in das alle diese Anliegen direkt einfließen. Der KI-basierte Chatbot, der 24/7 als kleiner Helfer für Anfragen zur Verfügung steht. Oder die grafischen Übersichten, mit denen die Kunden alle wichtigen Infos immer parat haben, ohne die Hausverwaltung direkt kontaktieren zu müssen.

Hausverwaltungen können über das Portal24 außerdem Dokumente und Mitteilungen zum Haus oder zum Mietverhältnis schnell und einfach über den Rechner, alternativ auch über eine eigene App, zustellen. Dadurch werden unnötige Fahrten zu den Objekten reduziert. Und auch Informationen, zum Beispiel für das Schwarze Brett, können online zur Verfügung gestellt werden und müssen nicht mehr ausgedruckt werden.

Zeit und Geld sparen: Mit der hybriden Eigentümerversammlung inklusive Videokonferenzsystem, die ebenso im Portal24 zur Verfügung steht, können Eigentümer nun auch online an der Versammlung teilnehmen und online abstimmen. Das spart ebenfalls Zeit ein, zum Beispiel für Fahrtwege zum Versammlungsort. Aber auch Geld, zum Beispiel für Reisekosten, Hotelaufenthalt oder Abstimmungsgeräte vor Ort.

Energieverbrauch überwachen: Dank der unterjährigen Verbrauchsinformationen (uVI) gemäß EED, die Hausverwaltungen den Mietern und Eigentümern über eine Schnittstelle auch digital zur Verfügung stellen können, haben diese den eigenen Energieverbrauch besser im Blick und können aktiv Heizkosten und Warmwasser einsparen. Die Hausverwaltung hat zwei Möglichkeiten, diese Verbrauchsinformationen den Kunden zur Verfügung zu stellen:

• Nutzen Verwaltung und Kunden das Portal24, dann können die monatlichen Verbrauchsdaten direkt auf den Portalseiten der Mieter und Eigentümer dargestellt werden. Diese sehen auf dem Bildschirm ganz genau, wieviel sie wann verbraucht haben. Es lassen sich die Monate einzeln auswählen und die entsprechenden Daten ansehen. Aber auch Vergleichsansichten sind möglich.
• Sofern die Hausverwaltung das Portal24 nicht nutzt, können die Daten natürlich trotzdem über die Schnittstelle eingelesen werden und zum Beispiel über die E-Postbrief-Funktion ganz einfach als Brief verschickt werden.

CO₂-Emissionen vermeiden: Dank der E-Postbrief-Funktion – in Zusammenarbeit mit Deutsche Post GoGreen Plus – werden übrigens alle Briefe klimaneutral versendet, was aktiv zur Vermeidung von CO₂-Emissionen beiträgt.

Prozesse optimieren: Für Dokumente aller Art, etwa Mietverträge, SEPA-Mandate, Zustimmungen, Datenschutzerklärungen usw., steht die digitale Unterschrift zur Verfügung. Das bedeutet, dass all diese Dokumente digital über das Immoware24-Verwaltungssystem beziehungsweise über einen QR-Code und den Screen des Smartphones unterzeichnet werden können. Das spart nicht nur Zeit, da der Unterschriftsprozess ad-hoc passiert, sondern auch Kosten für Ausdrucke und den Postversand.

Im objektübergreifenden Ticketsystem haben die Hausverwaltungen sämtliche Vorgänge wie Schadensmeldungen, Auftragsvergaben, Wartung etc. immer im Blick und können diese strukturiert und effizient abarbeiten. Die neuen, erweiterten Filtermöglichkeiten unterstützen bei der Suche nach relevanten Vorgängen. Außerdem stehen individuell definierbare Checklisten in den Ticketvorlagen bereit, um die Bearbeitung der Vorgänge zu optimieren. Und damit die Verwalter die Bearbeitungszeit auch immer im Auge haben, ist das Ticketsystem außerdem mit einer vorgangsbezogenen Zeiterfassung ausgestattet.

Dank der neuen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden Geldströme nun übersichtlicher und transparenter in der Hausgeldabrechnung dargestellt sowie auch Differenzen zur Einzelabrechnung ausgewiesen. Buchungsfehler werden somit schneller erkannt.

Hausverwaltungen können das Immoware24 Dokumenten-Management-System (DMS) als Netzlaufwerk auf ihrem Desktop einbinden. Damit haben alle Kollegen schnell und einfach Zugriff auf sämtliche Dokumente; egal ob im Büro, von unterwegs oder aus dem Homeoffice. Das DMS selbst ist außerdem mit umfangreichen Funktionen und Filtermöglichkeiten ausgestattet, um die Dokumente besser und schneller verwalten zu können.

Auf Ökostrom setzen: Dass die Immoware24-Server in einem grünen Rechenzentrum stehen, das mit 100 Prozent Ökostrom betrieben wird, hilft den Hausverwaltungen wahrscheinlich nicht direkt weiter – im Sinne eines nachhaltigen und ressourcenschonenden Arbeitens ist es aber durchaus erwähnenswert.