Hausmeister haken mit Smartphone-App ab
In Zeiten, in denen viele Bürger Rechtschutzversicherungen haben, ist jedes Wohnungsunternehmen gut beraten, durchgeführte Kontrollen und Reparaturen rechtssicher zu dokumentieren, um Regressforderungen abwenden zu können. Die BEROLINA sah auf diesem Arbeitsfeld ein großes Potenzial für Prozessverbesserungen, Arbeitserleichterungen, Transparenzgewinn und Datensicherheit durch die Entwicklung einer IT-Lösung für die Verkehrssicherheit.
Die Genossenschaft formulierte die folgenden Ziele für die Digitalisierung der Aufgaben und Pflichten:
- Weg vom klassischen Verkehrssicherungsbuch, hin zu einer Dokumentation, die auch Jahre später schnell und eindeutig abgerufen werden kann,
- die Einbindung von Hausmeistern und Mitarbeitern der Winterdienste,
- eine einheitliche und umfassende Dokumentation mit Zeitstempel,
- schnelle Information vom Hausmeister zum Vermietungsteam und zur Reparaturannahme,
- eine Weiterverarbeitung der Hinweise bis hin zum Reparaturauftrag,
- eine leichte Bedienbarkeit für die Hausmeister über herkömmliche Smartphones und für das Vermietungsteam über einen Internetexplorer,
- die sichere Speicherung von Daten.
Die Smartphones erinnern die Hausmeister an turnusmäßig zu erledigende Prüfungen. Nach Ausführung der aufgerufenen Arbeiten setzen die Hausmeister in der App ein Häkchen. Auch das Absenden von E-Mail-Nachrichten zum Beispiel an einen Handwerker ist aus der App heraus ganz einfach möglich. Die Mitarbeiter des Winterdienstes sind ebenfalls in die Arbeit mit der neuen Smartphone-Applikation einbezogen. Alle Einträge in die App werden änderungssicher abgespeichert.
Aufwändige Hard- und Software ist nicht notwendig
Die Entwicklung dieses digitalen Werkzeuges für die Verkehrssicherung hat BEROLINA bei der Werbeagentur 3Mal1 GmbH in Auftrag gegeben. Die Agentur hatte die App in vergleichbarer Form zuvor in anderen Branchen angeboten, so dass die Modifikation auf die Ansprüche eines Wohnungsunternehmens mit relativ wenig Aufwand möglich war. Die technische Basis bilden normale Smartphones, Investitionen in aufwändige Hard- und Software waren nicht erforderlich.
Auf Wunsch der BEROLINA wurde die App beispielsweise um eine Fotofunktion und die Chatfunktion für Hausmeister und Mitarbeiter aus dem Vermietungsteam erweitert. BEROLINA-Vorstand Jörg Kneller erklärt die Motive für das Projekt: „Die sichere und kontinuierliche Dokumentation der Verkehrssicherung hat in den zurückliegenden Jahren an Bedeutung gewonnen. Das jetzt entwickelte digitale System stellt für uns eine kompatible Lösung dar. Seine Akzeptanz erzielt es sowohl durch die leichte Bedienbarkeit als auch durch die Prozessoptimierung.“
