„WEG-Verwalter müssen weg von den Insellösungen“

„Was die Digitalisierung betrifft, hat die Branche in den letzten Jahren einen großen Schritt vorwärts gemacht. Doch eine vollständig digitalisierte Verwaltung ist noch längst nicht Realität“, stellte BVI-Präsident Thomas Meier in seinem Impulsvortrag zu Beginn der Veranstaltung klar. So arbeiten viele Unternehmen bereits im Alltag mit einem ERP-System und setzen bei Standardfragen Künstliche Intelligenz ein. „Doch in der Praxis dominieren nach wie vor Insellösungen“, konstatierte Meier. Oft seien drei oder vier EDV-Systeme parallel im Einsatz, die sich nur schwer miteinander verbinden ließen. Der Wille zur Automatisierung sei zwar vorhanden, doch es fehle vielerorts an durchdachter Prozessintegration und digitalen Gesamtstrategien.

Digitalisierung zur Chefsache machen

Wie schafft man auf dieser Basis den Schritt in die digitale, KI-gestützte Zukunft? „Wer digitale Transformation will, muss sie zur Chefsache machen“, betonte Meier. Zudem müssten viele Verwalter umdenken, denn Digitalisierung sei kein IT-Projekt. „Sie ist vielmehr eine Führungsaufgabe, die darin besteht, das ganze Team auf den Weg mitzunehmen und aus Betroffenen Beteiligte zu machen.“ Cornelia Hopf-Lonzen, Landesvorsitzende des BVI Mitte, machte als Co-Gastgeberin zudem deutlich, dass die digitale Entwicklung keinen Aufschub duldet: „Wer heute noch analog verwaltet, riskiert morgen, digital den Anschluss zu verlieren.“ Sie appellierte, sich zu vernetzen: „In der Branche stehen wir alle vor der gleichen Hürde. Gemeinsam lässt sie sich schneller und einfacher nehmen.“

Die größten Hebel für Automatisierung

Besonders großes Interesse galt dabei den Fragen: Was kann Künstliche Intelligenz im Verwalteralltag leisten? In welchen Bereichen lassen sich damit Prozesse wirkungsvoll automatisieren? Gleich mehrere Vorträge gingen intensiv darauf ein. Dabei kristallisierten sich drei Hebel als besonders geeignet für die KI-gestützte Automatisierung heraus. Allen voran die Buchhaltung: In der Immobilienverwaltung entfallen auf diesen Bereich im Durchschnitt ein Drittel der Personalkosten. KI-Systeme könnten den Aufwand um 60 bis 80 Prozent reduzieren, wurde in Leipzig deutlich. Auch die digitale Erschließung von Dokumentenbeständen und automatisierte Wiedervorlagen erzielen spürbare Kostenvorteile. Und zu guter Letzt schafft KI in der Kommunikation mit Eigentümern und Mietern klare Effizienzgewinne. Moderne Tools bündeln Anfragen, Aufgaben und Dokumentation.

Anwendungsbeispiele für Künstliche Intelligenz

BVI-Referent Carsten Lexa, Wirtschaftsanwalt und Lehrbeauftragter für digitale Transformation, appellierte an die Kongressteilnehmer, die Einführung von Künstlicher Intelligenz in kleinen Schritten zu planen und umzusetzen. Lexa nannte einige Beispiele für die Anwendung von KI im Arbeitsalltag von Hausverwaltungen:

• Personalisierte Standardtexte schneller und besser formulieren lassen: Einladungen, Tagesordnungen, Protokoll-Passagen, Erinnerungen, Aushänge oder Serien-E-Mails werden mit KI-Schreibassistenten optimiert und variiert (Ton, kürzen, vereinfachen).
• Entlastung im E-Mail-Posteingang: Zusammenfassungen, Antwortvorschläge durch KI
• Telefonannahme und Ticketerzeugung per KI: Verwaltungen setzen Voicebots ein, die Anliegen aufnehmen, verstehen und direkt als Vorgang anlegen
• Digitale/virtuelle Versammlungen mit KI-Transkript: KI-Tools wie Teams-Livetranskription oder Word-Transcribe erzeugen Rohprotokolle, die man danach juristisch sauber fertigstellt.
• Dokumente schneller finden und zusammenfassen: „Welche Heizung wurde 2023 repariert?“ – semantische Suche über Akten (Hausordnung, Energieausweis etc.) und KI-Zusammenfassungen verkürzen Recherchewege
• Rechnungsworkflow und Belegerkennung: KI/OCR liest Rechnungen aus, erkennt Objekte/Kreditoren und beschleunigt Prüf-/Buchungsprozesse (z. B. iDWELL).
• Nebenkosten- und Heizkostenabrechnungen digital erstellen: Tools führen Schritt-für-Schritt durch die Abrechnung; Daten kommen aus Zähler-Apps/Funkablesungen (objego)
• Chatbots im Kundenportal und auf der Website: KI-Assistenten beantworten FAQs, nehmen Schadensmeldungen strukturiert auf oder lotsen zum richtigen Vorgang (z.B. Aareon „Neela“, Managbl-AI)
• Exposés schreiben lassen: Objektbeschreibungen und Content (Posts, Serienmails)
• Mehrsprachige Kommunikation: Häufig im Alltag: deutsch/englisch/ukrainisch/türkisch – schnelle Übersetzungen für Aushänge, Mails oder Bedienhinweise in Englisch, Ukrainisch oder Türkisch.

ERP als Rückgrat der digitalen Transformation

Breiten Raum nahm auf der Konferenz überdies das Thema ERP ein. Mit eindeutigem Tenor: Nur mit einem flexiblen, cloudbasierten ERP-System lässt sich Automatisierung mithilfe Künstlicher Intelligenz effizient umsetzen. Es bildet das Fundamt für die digitale Transformation, zu der auch ein revisionssicheres Dokumentenmanagement und die Integration eines Kundenportals zählen. Erst wenn das alles stehe, könne KI ein Thema sein, lautete das Fazit der Experten.

38 verschiedene EDV-Programme im Einsatz

Dass die Branche in vielen Bereichen noch Nachholbedarf hat, zeigte eine in Leipzig präsentierte Umfrage unter den Teilnehmern der Dresdener Verwaltertage 2025. Die 124 befragten Verwaltungen sagten, dass sie mit ihrer Software durchschnittlich nur zu 69 Prozent zufrieden seien. „Das entspricht gerade einmal der Schulnote 3“, bemängelte Leon Lonzen von Cornelia Hopf Immobilien, der die Umfrage in Auftrag gegeben hatte und sich schon seit Jahren intensiv mit der Digitalisierung in der Branche auseinandersetzt. Die Umfrageteilnehmer nutzen insgesamt 38 verschiedene EDV-Systeme für die Aufgaben in der Immobilienverwaltung. 31,5 Prozent der befragten Unternehmen nutzen mindestens zwei unterschiedliche EDV-Programme, und selbst Excel wurde häufiger genannt.

Zugleich wurde auf der WEG.DIGITAL aber deutlich, dass der Veränderungswille groß ist. „Digitalisierung ist kein Zielpunkt, sondern ein fortlaufender Prozess“, resümierte deshalb BVI-Präsident Thomas Meier. „WEG.DIGITAL hat die Richtung und mögliche Wege zur digitalen Transformation gezeigt. Jetzt ist es an der Branche und jedem Einzelnen, diesen Kurs in Richtung Zukunft einzuschlagen.“