Hausverwaltungen fehlt meist der Plan für das Ganze

Das zeigt die neue Studie „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025“ der EBZ Business School. Besonders betroffen seien zeit- und personalintensive Prozesse wie das Instandhaltungsmanagement und klassische Verwaltungsaufgaben.

Die von der EBZ in Zusammenarbeit mit dem InWIS Institut erstellte Studie basiert auf einer Online-Befragung von 136 Verwaltungsunternehmen, die zwischen September 2024 und Februar 2025 durchgeführt wurde. Mehr als drei Viertel der Befragten stammen aus der Führungsebene.

Ein Ergebnis: Nur 40 Prozent der Verwaltungen verfügten über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie – bei kleineren Verwaltern mit wenigen Einheiten sei der Anteil noch geringer. „Hier zeigt sich eine deutliche Diskrepanz zwischen Problembewusstsein und konkretem Handeln“, kommentiert Prof. Heiko Gsell, Studiengangsleiter B.A. Digitalisierung und Immobilienmanagement und Inhaber der Aareon Stiftungsprofessur für Wirtschaftsinformatik. „Viele Verwaltungsprozesse ließen sich standardisieren und automatisieren. Doch dafür braucht es klare Strategien und den Mut zur Veränderung.“

Zu viele IT-Systeme und zu viel Handarbeit

Die IT-Landschaft in Haus- und WEG-Verwaltungen zeige: Knapp drei Viertel der befragten Unternehmen setzen ein ERP- oder Verwaltersystem umfassend ein, doch im Alltag dominieren nach wie vor klassische Tools. Besonders häufig genutzt würden Electronic-Banking-Funktionen (88 %) und Programme aus der Microsoft Office Suite (68 %), etwa zur Erstellung von Abrechnungen oder zur Bearbeitung von Standardaufgaben.

Zwar seien ERP-Systeme weit verbreitet – ihre Potenziale zur Prozessintegration und Automatisierung werde jedoch oft nicht vollständig ausgeschöpft. Viele Unternehmen griffen weiterhin auf parallele Lösungen und manuelle Arbeitsschritte zurück. Der Weg zur durchgängig digitalisierten Verwaltung sei oft noch fragmentiert.

Empfehlung: Standardisierung von Prozessen

Es brauche mehr als punktuelle Digitalisierungsmaßnahmen, erklärt Professor Gsell. Erst wenn Arbeitsabläufe – etwa bei der Hausgeldabrechnung oder im Mahnwesen – einheitlich und effizient gestaltet sind, lassen sich manuelle Aufwände minimieren und IT-Systeme effektiv nutzen. Darüber hinaus sei ein umfassendes Konzept erforderlich. „Verwalter benötigen eine ausgereifte Digitalisierungsstrategie, die sie strukturiert in ihren Prozessen und Systemen umsetzen müssen, um ein stimmiges digitales Ökosystem aufzubauen“, so Professor Gsell. Dazu gehörten beispielsweise die gezielte Integration von Verwalter- bzw. ERP-Systemen mit Dokumentenmanagement-Lösungen und Banking-Tools, der Einsatz mobiler Anwendungen für die Objektbegehung oder die Anbindung von Portalen zur Eigentümerkommunikation. Nur wenn die Systeme intelligent vernetzt sind, können Medienbrüche und Insellösungen vermieden werden.

Und auch die Belegschaft müsse eingebunden werden. In vielen Verwaltungen sei die digitale Kompetenz auf einzelne Personen konzentriert und nicht dauerhaft etabliert. Dabei lasse sich die Digitalisierung ohne systematische Qualifizierung der Mitarbeiter und Befähigung der Organisation nicht erfolgreich umsetzen.

Der kostenfreie Download ist steht unter www.ebz-business-school.de/verwalterstudie zur Verfügung. (Red.)