Auch kleine WEG können profitabel verwaltet werden

Die häufig befürchtete fehlende Rentabilität führt in der Praxis dazu, dass ein Großteil der Verwaltungen keine neuen Mandate für kleine WEG übernimmt oder bereits bestehende sogar abstößt. Andererseits gibt es in Deutschland zahlreiche Immobilienverwaltungen, die kleine WEG gewinnbringend verwalten und sich teilweise sogar auf diese augenscheinlich schwierige Zielgruppe spezialisiert haben. Effizienz, moderne Kommunikationswege und eine durchdachte Vergütungsstruktur sind die Erfolgsfaktoren dieser Unternehmen.

Zeit ist Geld

Eigentümerversammlungen binden in der Immobilienverwaltung viel Arbeitszeit. Entfällt die Fahrtzeit zu einem externen Veranstaltungsort, weil die Versammlung in den eigenen Geschäftsräumen stattfindet, reduziert das den Zeitaufwand. Auch das Ausbilden der Versammlungsleiter zu Mediatoren hat sich in der Praxis bereits bewährt. Das gilt nicht nur für Gemeinschaften mit einem hohen Konfliktpotenzial. Auch bei harmonischen Eigentümerversammlungen lässt sich über einen entsprechend geschulten Mitarbeiter die Versammlungsdauer merklich reduzieren.

Da es Immobilienverwaltungen zunehmend schwerer fällt Mitarbeiter zu gewinnen, die bereit sind Eigentümerversammlungen am Abend abzuhalten, empfiehlt es sich, die Versammlungen innerhalb der regulären Arbeitszeiten durchzuführen. Insbesondere kleine WEG, die Probleme haben eine Verwaltung zu finden, sind häufig bereit, einen Termin während der Geschäftszeiten zu realisieren. Schließlich kann das die Vorbehalte gegen die Übernahme ihres Mandats reduzieren. Wird zudem das Protokoll noch während der Veranstaltung erstellt, kann es am Ende ausgedruckt und direkt vor Ort unterschrieben werden – das spart Kosten für Druckertoner, Papier, Umschläge und Porto sowie Zeit. Für weniger Verwalteraufwand sorgt auch, die Hausgeldzahlungen auf Lastschriftmandate umzustellen. Hierdurch entfällt die regelmäßige Kontrolle der Geldeingänge.

Moderne Kommunikationswege nutzen

Die E-Mail ist heute für viele zum Standardkommunikationsmittel geworden. Auch immer mehr Verwaltungen setzen die kostengünstige elektronische Post für ihren Schriftwechsel mit den Eigentümern ein. Doch die Digitalisierung bietet noch andere Vorteile. Speziell entwickelte Plattformen ermöglichen eine digitale Schadensverwaltung, einschließlich des Beauftragens der entsprechenden Dienstleister. Das entlastet nicht nur den Verwalter, sondern sorgt auch für Transparenz gegenüber den übrigen Eigentümern, die sich direkt über gemeldete Mängel und deren Status informieren können. Das zeitaufwendige Beantworten von telefonischen und schriftlichen Anfragen können Verwalter dadurch reduzieren, dass sie auf der Website des Unternehmens Antworten auf regelmäßig gestellte Fragen zur Verfügung stellen.

Vergütungsstruktur anpassen

Sie hat den größten Anteil an der Frage, ob eine WEG gewinnbringend verwaltet wird oder nicht: die Vergütung. Statt des üblichen Satzes pro Einheit könnten Verwalter eine pauschale Mindestvergütung für die Gemeinschaft ansetzen, die die konkreten Gegebenheiten der WEG und der Immobilie berücksichtigt. Photovoltaik und Blockheizkraftwerke, hoher Instandhaltungsbedarf, Versicherungsschäden, viele Rechtsstreitigkeiten und Beschlussanfechtungen sorgen für einen höheren Verwaltungsaufwand, der sich in der Vergütung widerspiegeln sollte. Zudem empfiehlt es sich, beispielsweise für die Koordination und Abwicklung größerer Handwerksleistungen feste Stundensätze zu vereinbaren, die die Grundvergütung ergänzen. Bevor die Entscheidung für oder gegen die Übernahme eines Mandats fällt, sollten Verwalter daher die Voraussetzungen prüfen und derartige Faktoren einpreisen. Diese Herangehensweise sollte heute allerdings für jeden Verwalter Standard sein, unabhängig von der Größe der WEG. Denn nur durch ein dem Aufwand angemessenes Honorar können die in der Verwalterbranche noch unzureichende Digitalisierung finanziert und eine leistungsorientierte Vergütung der Mitarbeiter ermöglicht werden – was nicht zuletzt die Qualität der Dienstleistung sichert.
In Sachen Verwalter-Vergütung durch kleine Eigentümergemeinschaften hatte das DDIV-Branchenbarometer 2016 Folgendes ergeben: Der Regelsatz in der WEG-Verwaltung im Bestand lag damals bei 19.92 Euro je Einheit und Monat. Für WEG mit weniger als zehn Einheiten berechneten die Verwalter im Mittel 4,40 Euro mehr.

Verbesserungen durch Gesetzesreform?

Mit der für diese Legislaturperiode anstehenden Reform des Wohnungseigentumsgesetzes kann auch der Gesetzgeber einen Teil dazu beitragen, die Verwaltung kleiner WEG attraktiver zu gestalten. Zum einen sollte die Anwesenheitspflicht bei Eigentümerversammlungen in Zeiten von Videokonferenzen via Skype & Co. auf den Prüfstand gestellt werden, ebenso wie die rechtlichen Grundlagen bei der Beschlussfassung. Das gilt umso mehr, da Eigentümergemeinschaften immer heterogener werden, insbesondere was den Wohnsitz des einzelnen Eigentümers betrifft. Zum anderen braucht die Branche mehr Flexibilität bei den seit 1951 unveränderten Regelungen zum Verwaltungsbeirat. Denn gerade in WEG mit nur wenigen Eigentümern ist es häufig schwer, die drei Posten des Verwaltungsbeirats zu besetzen, die das BGH in seiner Rechtsprechung für eine ordnungsgemäße Verwaltung grundsätzlich für erforderlich erklärt. Ohne einen Beirat erhöht sich der Arbeitsaufwand für den Verwalter zusätzlich – was wiederum zulasten der Rentabilität geht. Nicht zuletzt aus diesen Gründen plädiert der DDIV bereits seit geraumer Zeit für eine umfangreiche Gesetzesnovelle und wird das Gesetzgebungsverfahren proaktiv begleiten

Gastautor: Martin Kaßler, Geschäftsführer des Dachverbandes Deutscher Immobilienverwalter e.V., DDIV