Betriebskosten richtig abrechnen (Teil 1)

Soweit beispielsweise eine Inklusivmiete vereinbart wurde, in der die Betriebskosten enthalten sind, ist der Vermieter weder berechtigt noch verpflichtet, über die in der Miete enthaltenen Betriebskosten abzurechnen oder Auskunft oder Rechenschaft zu erteilen. Gleiches gilt bei Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale, mit der die Betriebskosten ungeachtet ihrer Höhe abgegolten sein sollten.

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Wie abrechnen?
Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist über die Betriebskostenvorauszahlung bei Wohnraum jährlich abzurechnen. Dies bedeutet, dass eine längere als die jährliche Abrechnungsperiode, als Abrechnungszeitraum nicht zulässig ist.
Zu berücksichtigen ist, dass jährlich nicht dem Kalenderjahr entsprechen muss. Dies kann insbesondere die Kosten für Heizung und Warmwasser betreffen, die oft nicht nach dem Kalenderjahr, sondern nach der Heizperiode abgerechnet werden. Es können also durchaus zwei unterschiedliche Abrechnungszeiträume für dasselbe Mietverhältnis bestehen.
Bei Geschäftsraummietverhältnissen kann der Abrechnungszeitraum frei vereinbart werden. In der Praxis begegnen jedoch kaum andere Abrechnungszeiträume als ein Jahr. Wird keine abweichende Vereinbarung getroffen, gilt deshalb nach der Verkehrssitte der Jahreszeitraum. Eine Änderung des vereinbarten Abrechnungszeitraums ist nur ausnahmsweise und unter Beachtung des billigen Ermessens nach § 315 BGB möglich. Hierzu sind wichtige Gründe notwendig, wie beispielsweise die Anpassung an die Abrechnungsperiode des Stromlieferanten. Denkbar, wenn praktisch auch höchst selten, ist eine Änderung des Abrechnungszeitraums im allseitigen Einvernehmen unter Bildung eines Rumpfjahres. Die Abrechnungshöchstgrenze, d. h. ein Jahr, darf dadurch nicht überschritten werden.
Umstritten ist, welche Kosten auf den jeweiligen Abrechungszeitraum entfallen. Hierbei kann grundsätzlich nach zwei Prinzipien vorgegangen werden:
1. Nach dem Leistungsprinzip (auch Zeitabgrenzungsprinzip genannt) sind diejenigen Kosten im Abrechnungszeitraum in die Abrechnung einzustellen, zu welchen die Kosten nach dem Grund ihrer Entstehung zuzuordnen sind. Die Bezahlung der Rechnung ist für die Umlage nicht maßgeblich.
2. Das Abflussprinzip stellt darauf ab, wann der Vermieter die Kosten bezahlt hat und nicht darauf, welchem Zeitraum die Kosten dem Grunde nach zuzuordnen sind.
Das Leistungsprinzip ist vorzugswürdig. Es besteht grundsätzlich kein Wahlrecht des Vermieters, nach welchem Prinzip er abrechnet, es sei denn, es wurde eine anderweitige Vereinbarung getroffen(1). Diese Frage ist insbesondere bei Wohnungseigentumsvermietungen praxisrelevant, da die Jahresabrechnung nach § 28 WEG meist eine reine Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist, somit dem Abflussprinzip gefolgt wird. Der BGH hat eine Abrechnung nach dem Abflussprinzip als zulässig angesehen und lediglich in besonders gelagerten Ausnahmefällen nach § 242 BGB einen Hinderungsgrund gesehen. Die mit dem Abflussprinzip verbundenen Probleme im Falle des Mieterwechsels waren nicht streitgegenständlich. Dies wirft Folgefragen auf, wenn beispielsweise nachfolgende Mieter mit Kosten des Vormieters belastet werden(2). Dies in Einklang mit dem Grundsatz der Umlagegerechtigkeit zu bringen ist schwierig.
Trotz der BGH-Rechtsprechung ist es empfehlenswert, aus Sicht des Vermieters beim Leistungsprinzip zu verbleiben, solange die Folgeprobleme der Anwendung eines Abflussprinzips beim Mieterwechsel höchst richterlich nicht geklärt sind.
Bei einem Mieterwechsel während des Betriebskostenabrechnungszeitraums hat der bisherige Mieter bei verbrauchsabhängigen Kosten einen Anspruch auf Zwischenablesung. Dies bedeutet aber nicht eine Pflicht des Vermieters, zu diesem Zeitpunkt eine Zwischenbetriebskostenabrechnung vorzunehmen(3). Die Abrechnung hat auch hier erst nach Ablauf der ganzen Betriebsabrechnungsperiode zu erfolgen.
Bei einem Vermieterwechsel während des Betriebskostenabrechnungszeitraums gilt, dass dann, wenn Betriebskostenvorauszahlung für einen Zeitraum vor Eigentumsübergang erst nach dem Eigentumsübergang abgerechnet wird, die Rückzahlungsverpflichtung den neuen Vermieter trifft. Dieser muss dann über die Betriebskosten des gesamten Betriebskostenabrechnungszeitraums abrechnen. Dieser ist Inhaber des Nachforderungsanspruchs und konsequenterweise auch zur Auszahlung von Guthaben verpflichtet. Ein Zwangsverwalter eines vermieteten Grundstücks hat bei einem im Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anordnung der Zwangsverwaltung noch laufenden Mietverhältnisses über die vom Mieter geleisteten Betriebskostenvorauszahlungen auch für solche Zeiträume abzurechnen, die vor der Anordnung liegen.
Die Betriebskostenabrechnung wird in der Regel schriftlich niedergelegt und getrennt für jedes Mietverhältnis erstellt und muss jedem Mieter zugehen. Bei preisfreiem Wohn– und Geschäftsraum ist keine Schriftform i. S. d. § 126 BGB oder Textform i. S. v. § 126b BGB notwendig (keine eigenhändige Unterschrift nötig).
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Abrechnung ergeben sich aus § 259 BGB (Rechenschaftspflicht) und einer grundlegenden Entscheidung des BGH vom 23.11.1981. Es sind daher folgende Mindestangaben notwendig:
  • eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten
  • die Angaben und Erläuterung des Abrechnungsmaßstabs
  • die Berechnung des Anteils des Mieters
  • Abzug der Vorauszahlung des Mieters.

Gesamtkosten
„Geordnete Zusammenstellung“ heißt, die Betriebskostenabrechnung muss übersichtlich gegliedert und auch für einen Durchschnittsmieter, der nicht täglich mit diesen Dingen zu tun hat, verständlich sein.
Hierzu gehört eine Konkretisierung nach den einzelnen Kostenpositionen. Die Konkretisierung hat sich möglichst nach den jeweils vereinbarten Kostenpositionen, bei Wohnraum in der Regel nach dem Katalog des § 2 BetrKV zu richten. Eine Einzelaufgliederung nach Unterpositionen der einzelnen Kostenarten des § 2 BetrKV ist nicht erforderlich (strittig). Bei preisgebundenem Wohnraum erfordert § 10 Abs. 1 Satz 2 WoBindG i.V.m. § 20 Abs. 4 Satz 1, § 4 Abs. 7 und 8 NMH 1970 eine Berechnung und Erläuterung. Pauschalangaben sind ungenügend.
Die Gesamtkosten dürfen auch nicht um Kürzungsbeträge bereinigt werden. Die Gesamtkosten sind nach Ansicht des BGH auch dann anzugeben, wenn sie nur teilweise umgelegt werden. Die Angabe der insoweit schon bereinigten Kosten genügt nicht. Für den Mieter müsste schon aus der Abrechnung selbst ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe nicht umlagefähige Kosten vorab abgesetzt wurden, denn auch diese haben Einfluss auf die dem Mieter angelasteten Kosten.

Verteilerschlüssel
Die Mitteilung und Erläuterung des Verteilerschlüssels (Umlegungsmaßstabes) ist je nach Betriebskostenposition vorzunehmen (4). Bei der Wohnfläche ist beispielsweise die Gesamtwohnfläche im Verhältnis zur angemieteten Wohnfläche darzustellen. Weicht die im Mietvertrag vereinbarte Wohnfläche von der tatsächlichen Wohnfläche ab, so ist der Abrechnung von Betriebskosten die vereinbarte Wohnfläche zugrunde zu legen, wenn die Abweichung nicht mehr als 10 % beträgt(5). Die Angabe des Verteilerschlüssels ist entbehrlich, wenn sie dem Mieter bereits bekannt ist, z.B. aus dem Mietvertrag oder aus vorangegangenen Betriebskostenabrechnungen. Unrichtige Verteilungsmaßstäbe in früheren Abrechnungen machen aufgrund der fehlenden Bindungswirkung die Angabe des richtigen Umlegungsmaßstabes nicht entbehrlich (6). Die Werte sind gegebenenfalls zu erläutern, wenn die bloße Zahl bei Gesamtsumme und ihr Anteil für den durchschnittlichen Mieter nicht verständlich sind.

Anteil des Mieters
Die Berechnung des Anteils des Mieters muss aus den Gesamtkosten nach den Abrechnungsmaßstäben erfolgen und den Anteil des Mieters nachvollziehbar ermitteln. Im Falle unterschiedlicher Abrechnungsmaßstäbe innerhalb einer Betriebskostenabrechnung muss erkennbar sein, welcher Maßstab auf welche Betriebskostenposition angewendet wird.

Vorauszahlungen
Die Vorauszahlungen des Mieters sind als Ist-Vorauszahlungen anzugeben. Dies bedeutet, es sind grundsätzlich die tatsächlich gezahlten Beträge anzugeben, damit der Mieter überprüfen kann, welche Zahlungen der Vermieter berücksichtigt hat. Der BGH hat jedoch eine Abrechnung nach Soll-Vorauszahlungen für den Fall zugelassen, dass

  • der Mieter für den Abrechnungszeitraum keinerlei Zahlungen erbracht hat und
  • die offenen Vorauszahlungsansprüche vom Vermieter bereits eingeklagt sind und
  • zum Zeitpunkt des Zugangs der Betriebskostenabrechnung noch keine Abrechnungsreife eingetreten ist (7).

    Nicht gänzlich geklärt sind die Auswirkungen der Rechtsprechung des BGH, wonach Bemessungsgrundlage für die Mietminderung die Bruttomiete einschließlich aller Betriebskosten ist (8). Dabei ist es unerheblich, ob die Betriebskosten als Vorauszahlung oder als Pauschale geschuldet werden.
    Folge dieser Rechtsprechung könnte sein, dass auch in diesen Fällen statt der Ist-Vorauszahlungen nun Soll-Vorauszahlungen anzusetzen sind.
    Geht man nämlich davon aus, dass die Minderung sich auf die Bruttomiete bezieht und somit auch der Betriebskostenanteil der Bruttomiete der Minderung unterliegt, wäre es widersinnig, dem Mieter im Rahmen der Betriebskostenabrechnung diese Mietminderung wieder zu nehmen. Würden nämlich an dieser Stelle statt der Soll-Vorauszahlungen die Ist-Vorauszahlungen angesetzt, würde der Mieter über die Nachzahlung teilweise die Mietminderung wieder an den Vermieter zurückzahlen. Diese Frage ist noch nicht höchstrichterlich geklärt.
    Der Vermieter ist zur Vorlage der Betriebskostenbelege nur auf Verlangen des Mieters verpflichtet; eine Beifügung der Belege bei Erteilung der Abrechnung ist nicht erforderlich (9). Die Belege müssen in der Abrechnung auch nicht mit Angabe des Rechnungsdatums erwähnt werden (10). Auch eine Aufschlüsselung der einzelnen Kostenpositionen nach Einzelrechnungen ist grundsätzlich nicht erforderlich (11).

Literatur:
(1) Schmid, Handbuch der Mietnebenkosten, 10. Auflage 2007, Rn 3198a
(2) Man denke nur an später bezahlte Versicherungsrechnungen, die in den vorangegangenen Abrechnungszeitraum fallen. Der damalige Mieter ist nicht mehr im Objekt und hat so den Vorteil erlangt; der nachfolgende Mieter wird mit Kosten belastet, ohne insoweit einen Vorteil zu haben.
(3) AG Neuss DWW 1991, 245
(4) Vgl. dazu die Ausführungen zur Heizkostenabrechnung bei nicht leitungsgebundener Versorgung, dort etwa notwendig, dass bei den Brennstoffen der Anfangsbestand, der Endbestand und die Zukaufsmenge jeweils nach Menge und Preis angegeben wird.
(5) BGH ZMR 2008, 38
(6) LG Essen WuM 1993, 121
(7) BGH ZMR 2003, 334
(8) BGH ZMR 2005, 524
(9) OLG Düsseldorf GE 2001, 488
(10) OLG Brandenburg WuM 1999, 107
(11) KG Berlin WuM 1998, 474


CHECKLISTE

1. Darf eine Betriebskostenabrechnung durchgeführt werden?

  • Ist im Mietvertrag überhaupt eine Betriebskostenabrechnung vereinbart?
    Nach dem Gesetz sind Betriebskosten Bestandteil der Miete, sie müssen nicht extra bezahlt werden. Steht im Mietvertrag nichts zu Betriebskosten, muss der Mieter auch nicht extra zahlen (Ausnahme Heizkostenverordnung).
    Ist eine Betriebskostenpauschale vereinbart und keine Betriebskostenvorauszahlungen, muss keine Betriebskostenabrechnung erstellt werden.
  • Ist die Betriebskostenvereinbarung wirksam, insbesondere ist sie hinreichend bestimmt?
    Der Wortlaut ist entscheidend. Bei Vereinbarung der BetrKV kann der Vermieter bis zu 17 verschiedene Betriebskostenarten zusätzlich zur Miete verlangen. Steht in der Vereinbarung lediglich, der Mieter trägt die Nebenkosten, ist dies zu ungenau und unwirksam. Werden nur einzelne Betriebskostenarten aufgezählt, gilt grundsätzlich, dass der Mieter nur die ausdrücklich aufgezählten Kosten zusätzlich zur Miete zahlen muss.

2. Bezieht sich die Betriebskostenabrechnung auf die richtige Mietsache?
Bezieht sich die Betriebskostenabrechnung auf die richtigen Räume und den richtigen Mieter. Hier sollte überprüft werden, ob die Adresse richtig ist und der richtige Mietername eingetragen ist. Häufig werden hier Positionen vermengt oder versehentlich falsch zugeordnet.

3. Rechnet die richtige Person ab?

  • Vermieterwechsel?
    Bei einem Eigentümerwechsel tritt der neue Vermieter kraft Gesetz in den Mietvertrag ein. Bei Eigentümerwechsel während der Abrechnungsperiode muss grundsätzlich der neue Vermieter die Betriebskosten abrechnen. Für bereits abgeschlossene Abrechnungsperioden ist alleine der alte Vermieter zur Abrechnung berechtigt.
    Sollte für ein Haus oder eine Eigentumswohnung die Zwangsverwaltung angeordnet werden, weil der Vermieter zahlungsunfähig ist, muss die Betriebskostenvorauszahlung an den Zwangsverwalter gezahlt werden. Dieser muss dann aber auch abrechnen.
  • Dritter rechnet ab?
    Ein Dritter ist zur Abrechnung für den Vermieter nur berechtigt, wenn dies bereits durch den Vertrag festgelegt ist bzw. dieser in der Vergangenheit eine Vollmacht vorgelegt hat oder der Betriebskostenabrechnung beifügt.

4. Abrechnungseinheit eingehalten?

  • Wurden Abrechnungseinheiten richtig gebildet?
    Verschiedene über ein Stadtgebiet verstreut liegende Gebäude können keine Abrechnungseinheit bilden.
  • Berücksichtigung nur von Kosten, die die Abrechnungseinheit betreffen?
    Keine Berücksichtigung von fremden Gebäuden, die nicht zur Abrechnungseinheit gehören.

5. Richtiger Abrechnungszeitraum?

  • Jahreszeitraum?
    Eine Betriebskostenabrechnung muss sich jeweils auf den Zeitraum eines Jahres (12 Monate) beziehen. Willkürlich gewählte Zeiträume, z.B. 16 Monate, können nicht Grundlage für Nachforderungen sein.
  • Nichtwohnraummietverhältnisse: Liegen abweichende Vereinbarungen vor?
    Im Geschäftsraummietrecht besteht Vertragsfreiheit, hier können auch abweichende Abrechnungsperioden festgesetzt werden.
  • Beziehen sich Kosten nur auf den Abrechnungszeitraum?
    Kritisch prüfen, ob die abgerechneten Positionen auch in den entsprechenden Abrechnungszeitraum hineinfallen.
  • Richtige nachvollziehbare Kostenaufteilung?
    Werden Betriebskosten entsprechend dem Abrechnungszeitraum abgerechnet, werden diese korrekt aufgeteilt!

6. Wurden nur umlegbare Betriebskosten berücksichtigt?

  • Umlegung nur der vereinbarten Kostenpositionen?
  • Können die angesetzten Kosten den vereinbarten Betriebskostenpositionen zugeordnet werden?
  • Wohnraum: Wurden Betriebskosten außerhalb der BetrKV berücksichtigt?
    Andere als die dort aufgeführten 16 Betriebskostenpositionen können im Wohnraummietrecht nicht umgelegt werden. „Sonstige Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV erfordern eine ausdrückliche Vereinbarung im Mietvertrag.

7. Betriebskostenumlegung?

  • Voraufteilungen beachtet?
    Besonders bei Wohn- und Geschäftsräumen im gleichen Gebäude muss eine Voraufteilung durchgeführt werden. Es gilt der Grundsatz, dass bei einem gemischt genutzten Gebäude die Wohnraummiete nicht mit Kosten zu belasten ist, die durch die gewerbliche Nutzung entstehen.
  • Richtiger Umlegungsschlüssel zutreffend angewandt?
  • Vorrang vereinbarter Umlageschlüssel (Ausnahme: Heizkostenverordnung bzw. bei erfasstem Verbrauch/Verursachung
  • Bei einseitiger Festlegung: Billiges Ermessen?
  • Bei geänderten Umlageschlüssel: Änderung wirksam?
  • Bei fehlender vertraglicher Regelung: Gesetzliche Abrechnungsmaßstäbe beachtet? Mit der Mietrechtsreform ist festgelegt, dass die Betriebskosten nach der Fläche umzulegen sind, wenn nichts anderes vereinbart ist.
  • Korrekte Berücksichtigung von Leerständen?
    Es ist unzulässig, dass der Vermieter eine Wohnung, die leer gestanden hat, bei der Betriebskostenabrechnung nicht berücksichtigt. Man muss vielmehr die Betriebskosten für diese Wohnung berechnen und sie als Vermieter selbst tragen.

8. Richtige Ermittlung der Bezugsfaktoren für die Umlageschlüssel?

Verhält sich der Mieter im Gewerbemietverhältnis nicht vertragstreu, sollte der Vermieter handeln. Gerade bei langfristigen Geschäftsraummietverhältnissen kann dies empfindlich stören. Eine Abmahnung ist hier meist das Mittel der Wahl, wenn der Verstoß gegen den...
  • Sind die richtigen Zählerstände angesetzt?
  • Sind die Flächenansätze richtig?Sind die angesetzten Betriebskosten auch tatsächlich angefallen?

9. Abrechnung formell ordnungsgemäß?

  • Geordnete Zusammenstellung der Betriebskosten in der Betriebskostenabrechnung?
  • Enthält die Betriebskostenabrechnung die erforderlichen Mindestangaben?
  • Angabe Gesamtkosten und ihre Zusammensetzung
  • Abrechnungsmaßstab, soweit nicht bereits bekannt
  • Berechnung des Mieteranteils
  • Angabe der Vorauszahlungen
  • Notwendige Erläuterungen gegeben?
  • Entspricht die Betriebskostenabrechnung eventuell getroffenen Vereinbarungen?

10. Abrechnung der Heizkosten?

  • Sind die Werte der Heizkostenverteilung richtig übernommen?
  • Ist die Heizkostenverteilung richtig?

11. Mieterwechsel: Betriebskostenaufteilung zwischen den Mietparteien richtig?

  • Zeitanteil?
  • Verbrauchsanteil?
  • Vorrangige vertragliche Regelungen?

12. Vorauszahlungen berücksichtigt?

  • Abrechnung nach tatsächlichen Vorauszahlungen, Ist-Zahlen?
  • Bei Minderzahlungen: Richtige Anrechnung auf die Vorauszahlungen?
  • Alle Vorauszahlungen berücksichtigt?

13. Betriebskostenabrechnung rechnerisch richtig?

14. Betriebskostennachzahlung durchsetzbar?

  • Nachforderung wegen Versäumung der Ausschlussfrist im Wohnraummietrecht ausgeschlossen?
  • Bei fehlender Ausschlussfrist: Verwirkung der Betriebskostennachforderung eingetreten?
  • Ist die Betriebskostennachforderung verjährt?

15. Einsichtsrecht des Mieters

  • Belegeinsicht oder Übersendung Fotokopien?
  • Bei Belegeinsicht: Originalbelege und geordnete Vorlage?
  • Bei Fotokopien: Sind die verlangten Kosten angemessen?

Redaktion (allg.)

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