Verwaltersoftware: Mieten oder kaufen?

Software muss man heute nicht unbedingt in Form einer CD/DVD besitzen. Mann kann sie auch für eine befristete Zeit mieten – oder als Cloud-Lösung nur dann bezahlen, wenn man sie auch wirklich braucht. Damit hat man unabhängig von Zeit, Ort und der Hardware-Plattform per Web-Browser jederzeit Zugriff auf eine stets aktuelle Software, ohne sie kaufen, installieren und permanent aktualisieren zu müssen.

Alternativen zum Software-Kauf: Software-Miete
Anwender können wahlweise einzelne Module, Programme oder ganze Pakete über einen beliebigen Zeitraum ab einem Monat mieten. Damit lassen sich beispielsweise Auftragsspitzen durch kurzfristig angemietete Lizenzen abfangen. Umgekehrt kann man bei Auftragsflauten ungenutzte Miet-Arbeitsplätze kündigen. Vermieter und Verwalter müssen ihr Kapital nicht langfristig in die Software-Anschaffung binden und können flexibler auf den Markt reagieren.

Die Mietkonditionen sind unterschiedlich – in der Regel sind aber Software-Aktualisierungen ebenso im Mietpreis enthalten wie der Support. Die Kosten sollten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen, berechnet werden, so dass nur das bezahlt wird, was auch tatsächlich genutzt wird. Außerdem sollte der Mietvertrag kurzfristig kündbar sein. Immer häufiger werden so genannte SaaS-Lösungen (Software as a Service) offeriert, eine spezielle Ausprägung des Cloud-Computing. Dabei wird die Software als reine Online-Dienstleistung angeboten, inklusive Wartung, Administration, Konfiguration, Updates, Weiterentwicklung und Support. Der SaaS-Kunde hat mit der von ihm genutzten Software direkt nichts mehr zu tun – er nutzt nur ihre Funktionalität. Auch die Arbeitsdaten werden in der Cloud gespeichert und stehen zugriffsberechtigten Anwendern zeit-, orts- und plattformunabhängig zur Verfügung. Dafür benötigen sie lediglich einen Internet-Browser. Ein weiterer Pluspunkt ist die räumliche Flexibilität von SaaS-Lösungen.

Was gilt es beim Software-Mietkauf zu beachten?
Beim Mietkauf räumt der Software-Vermieter dem Mieter das Recht ein, innerhalb einer bestimmten Zeitspanne die gemietete Software zu einem vorher vereinbarten Preis käuflich zu erwerben. Bereits gezahlte Mietbeträge werden angerechnet. Damit ist der Mietkauf mit einer Ratenzahlung vergleichbar.

Im Unterschied zum Leasing, ist der Mietkäufer in der Regel bereits mit der ersten Mietzahlung auch der Eigentümer und das wirtschaftliche Eigentum geht sofort auf ihn über, was mehrere Konsequenzen hat: Er muss sowohl das Objekt als auch die Verpflichtungen aus dem Mietkaufvertrag in seine Bilanz aufnehmen, wobei sich die monatlichen Kosten aus dem Zinsanteil der Mietkaufraten und der Abschreibung des Objektes zusammensetzen.

Aktualisierungs- und Supportbedingungen müssen meist separat ausgehandelt werden, da sie in der Regel nicht oder nur für einen begrenzten Zeitraum in der Mietgebühr enthalten sind. Die Software geht nach Ablauf der Vertragsdauer zwar in das Eigentum des Mietkäufers über, so dass die Mietraten nicht „verloren“ gehen. Allerdings ist die Software dann, je nach Vertragslaufzeit und Upgradebedingungen, eventuell veraltet, so dass sie per kostenpflichtigem Upgrade zu etwa 15 bis 20 % des aktuellen Softwarepreises aktualisiert werden muss.

Software-Leasing: Das Leasen (englisch: pachten, vermieten) ist eine liquiditätsschonende Finanzierungsalternative. Dabei wird im Rahmen eines so genannten „Nutzungsüberlassungsvertrags“ die Software vom Leasinggeber bereitgestellt und dem Leasingnehmer gegen Zahlung eines vereinbarten Leasingentgelts zur Nutzung überlassen. Im Unterschied zum oben genannten Mietkauf bleibt der Leasinggeber Eigentümer der Software, der sich auch um die Aktualisierung der Software kümmern muss. Der Leasingnehmer erhält nur die Nutzungsrechte an der Software. Der Leasingkunde schließt einen Vertrag mit der Leasinggesellschaft, die dem Kunden die Nutzungsrechte an der Software verschafft und dafür eine monatliche Leasinggebühr verlangt. Die Leasingraten sind meist in voller Höhe steuerlich absetzbar. In der Regel entstehen keine Abschreibungsprobleme.

Gebrauchtsoftware - bis zu 30 bis 50 % günstiger ist, als „neue“ Software
Überschüssige „vergessene“ Lizenzen, Systemaktualisierungen, Umstrukturierungen, der Abbau von Arbeitsplätzen, Insolvenzen, aber auch Unzufriedenheit mit der Software sind Gründe, warum gekaufte und benutzte Programme wieder verkauft werden. Gebrauchtsoftware ist vor allem deshalb interessant, weil sie in der Regel um 30 bis 50 % günstiger ist, als „neue“ Software oder weil eine „alte“, aber stabile und bewährte Version vom Hersteller nicht mehr angeboten wird. Noch immer wird in einigen Softwareverträgen der Weiterverkauf untersagt, was jedoch rechtlich nicht zulässig ist. Schon 2012 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) in seinem Grundsatzurteil den Handel mit gebrauchten Computerprogrammen für rechtmäßig erklärt. Der Gebrauchtsoftware-Käufer hat außerdem auch Anspruch auf Updates und Support. Allerdings verlangen einige Softwarehäuser die Vorlage einer Abtretungserklärung des Erstbesitzers.

Wurde ein Wartungsvertrag abgeschlossen, muss der Hersteller auch Wartungsleistungen erbringen, sofern die Wartungsgebühr für das laufende Jahr entrichtet wurde. Da kein Hersteller oder Distributor ohne Not auf Wartungsgebühren verzichtet und die Zufriedenheit seiner Kunden zum Ziel haben sollte, entstehen in der Regel keine Probleme. Erhältlich ist Gebrauchtsoftware über Ebay oder Online-Kleinanzeigen sowie über Online-Vermittler wie www.2ndsoft.de, www.vendsoft.de oder www.usedsoft.com.

Kauf oder Miete: Vor- und Nachteile
Die meisten Softwarehäuser bieten parallel zum Kauf auch die Möglichkeit der Miete, einige auch des Mietkaufs, respektive des Leasings. Mit Adobe und Autodesk wagen erste prominente Softwarehäuser einen radikalen Schnitt: Kaufsoftware soll der Vergangenheit angehören. Stattdessen sollen Kunden neue Software nur noch in der Datenwolke mieten können. Das Mietlizenzmodell, auch Software-Abonnement oder Subscription-Lizenz genannt, hat für Software-Hersteller gegenüber Kaufsoftware den Vorteil stetiger Einkünfte. Weitere Vorteile aus Anbietersicht sind eine einfachere Administration und Aktualisierung. Auch der Support ist einfacher, da alle Anwender auf demselben technischen Stand sind. Ob Bestands- und Neukunden mitmachen, ist jedoch keineswegs ausgemacht. Während viele Hersteller schon „Cloud ready“ sind, sind es viele Anwender (noch) nicht. So manche Anwender kaufen ihre täglich genutzte Software lieber und schließen mit dem Kauf auch einen Wartungsvertrag ab, indem Software-Updates, ein Support-Service und weitere Leistungen enthalten sind. Die Zurückhaltung potenzieller Kunden gegenüber Kaufalternativen liegt vermutlich nicht nur darin begründet, dass man sein wichtigstes Arbeitsmittel lieber sein Eigen nennen will. Viele haben wohl auch erkannt, dass Mietsoftware nur dann günstiger ist, wenn man sie nur für eine kurze, zeitlich begrenzte Phase nutzt. Sie ist aber dann teurer, wenn die Software täglich und über die gesamte Existenz des Unternehmens genutzt wird.

Fazit: SaaS-Mietsoftware wirft noch Fragen auf
Zweifellos haben SaaS-Mietlösungen Vorteile im Vergleich zu herkömmlichen Client-Server-Installationen: Software-Kosten werden reduziert und lassen sich an die aktuelle Auftragssituation besser anpassen. Der Aufwand für Installation, Konfiguration, Aktualisierung und Wartung entfällt. Die Software ist flexibler, plattform- und standortunabhängig einsetzbar. Unternehmen mit mehreren Standorten können einfacher zusammenarbeiten. Auch mobile Mitarbeiter oder im Home-Office arbeitende Kollegen lassen sich besser in IT-Prozesse integrieren. Doch Cloudlösungen werfen noch einige technische Fragen auf. Neben der Arbeitsgeschwindigkeit (Antwortzeit) sind es mögliche Serverausfälle oder lokale Netzverbindungsprobleme etc. Insbesondere kleinere Hausverwaltungen haben Vorbehalte gegenüber der Auslagerung ihrer Daten. Diese Sicherheitsbedenken versuchen Anbieter durch Datenverschlüsselungstechniken und die Datenspeicherung in deutschen Rechenzentren mit strengeren Sicherheits- und Datenschutzstandards zu zerstreuen.

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Autor: Marian Behaneck