Spontaner Besuch möglich
Schließlich ist die Lohnsteuer eine zentrale Einnahmequelle des Staates, sie macht rund 25 Prozent des Steuervolumens aus.
Durch Schwarzarbeit, Scheinarbeitsverhältnisse oder illegale Beschäftigungen gehen dem Fiskus immense Summen verloren.
Um dem entgegen zu wirken werden die Finanzbehörden zukünftig verstärkt Ad-hoc-Prüfungen durchführen, betont die Wirtschaftskanzlei DHPG. Unternehmen sollten ihre Rechte und Pflichten kennen.
„Spontane Besuche der Steuerprüfer sind ein effizientes Instrument“, sagt Jochen J. Muth, Steuerberater der DHPG in Euskirchen, der als Hauptsachbearbeiter Betriebsprüfung in der Finanzverwaltung NRW tätig war. „Da es keine Vorwarnzeit gibt, können Unternehmen ihre Lohnunterlagen nicht mehr nachbessern.“
Die Lohnsteuer-Nachschau, als besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, findet während der üblichen Geschäftszeiten statt. Prüfer dürfen unangemeldet die Grundstücke und Geschäftsräume von Unternehmen betreten.
Die Steuerpflichtigen müssen auf Verlangen alle Lohn- und Gehaltsunterlagen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden vorlegen und Auskünfte erteilen.
„Allerdings darf der Prüfer den Betrieb nicht selbst durchsuchen“, betont DHPG-Steuerberater Muth. „Er hat nur das Recht, Unterlagen vom Geschäftsführer oder autorisierten Mitarbeitern einzufordern.“ (Quelle: DHPG)
Die richtigen Vorkehrungen treffen
Es muss keine betrügerische Absicht vorliegen. Aufgrund komplexer Bestimmungen stoßen eifrige Finanzbeamte in puncto Lohnsteuer schnell auf Ungereimtheiten. Unternehmen sollten pro-aktiv handeln, um steuerliche Nachzahlungen zu vermeiden.
1. Fallstricke erkennen: Es gibt viele Konstellationen, die lohnsteuerlich problematisch sein können. Oft haben Kleinigkeiten große steuerliche Auswirkungen. Unternehmen sollten prinzipiell Rücksprache mit ihrem steuerlichen Berater nehmen. Beispiele: Aushilfslöhne, feste freie Mitarbeiter, Dienstwagenregelungen, Sonderzahlungen.
2. Nachweise sammeln: Einige Fälle bieten Interpretationsspielraum. Mit plausiblen Belegen lassen sich viele kritische Nachfragen entkräften. Unternehmen sollten frühzeitig Nachweise sammeln und den Lohnunterlagen beifügen. Beispiele: Protokolle, Korrespondenzen, Gesellschafterbeschlüsse, Gutachten
3. Aufbewahrung optimieren: Alle Lohn- und Gehaltsunterlagen sollten geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Die fortschreitende Digitalisierung erfordert besondere Vorkehrungen. Daten aus Vorsystemen sollten Prüfern nicht automatisch überlassen werden. Beispiele: Arbeitszeitfassung, Reisekostenabrechnung, Zeitwertkonten
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