DSGVO für Vermieter. Nicht zu viele Daten sammeln

Die große Warnung zu Beginn: Bei einem Verstoß gegen die EU-DSGVO können die Aufsichtsbehörden gemäß Art. 83 EU-DSGVO Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro verhängen. Damit aber noch nicht genug: Daneben ist auch eine private Haftung gegenüber dem Mieter nicht ausgeschlossen.

Daten sparsam erheben

Die erste Warnung kann aber zugleich wieder entschärft werden: Im Prinzip bleibt im Kern alles beim Alten. Vermieter dürfen Daten sammeln, erheben oder verarbeiten, wenn sie hieran ein berechtigtes Interesse haben und der Mieter im Anbahnungsverhältnis bzw. während der Miete zugestimmt hat. Gleichwohl sollten Vermieter auch darauf achten, Daten möglichst sparsam zu erheben.

So sollte etwa peinlichst im Anbahnungsverhältnis von jedem Mietinteressenten nur die Selbstauskunft gefordert werden. Erst wenn der erste Befund positiv ausfällt und ein Mietverhältnis infrage kommt, können weitere Informationen (Gehaltsnachweise etc.) eingeholt werden. Wenngleich dieses Procedere auch nach altem Recht verpflichtend war, sah die Praxis anders aus.

Haftungsrisiko

Bisher wurden in der Regel alle Unterlagen mit dem ersten Kontakt gefordert – wohl wissend, dass das Haftungsrisiko gering war. Neu sind die dezidierten Auskunfts-, Dokumentations- und Löschungspflichten.

Wichtig: Eine Datenspeicherung auf Vorrat ist nicht mehr zulässig. Insbesondere muss sichergestellt werden, wer wann worauf Zugriff hat und ob ein Zugriff überhaupt erforderlich ist.

Der Rat aus Risikoperspektive lautet deshalb: „Lieber zu früh als zu spät löschen und lieber spärlich als übermäßig sammeln!“ Während nach altem Recht vermeidliche Grauzonen höchstens ein blaues Auge zur Folge haben konnten, kann heute ein Verstoß nach neuem Recht der Knock-out sein.

Autor: Tim-Cedric Kühnau

Vertiefen Sie Ihr Wissen: IVV-Webinar Die DSGVO - Jetzt geht's an die Umsetzung

Weil viele Vermieter und Verwalter offene Fragen haben, welche Schritte zur Umsetzung der DSGVO jetzt nötig sind, veranstaltet die IVV ein Webinar zum Thema. Es findet statt am 27. September von 10 bis 11.30 Uhr. Sie sind herzlich eingeladen daran teilzunehmen.
Das Webinar in Kooperation mit dem BVI - Bundesfachverband der Immobilienverwalter e.V. dauert 90 Minuten und Sie können bequem vom Arbeitsplatz aus daran teilnehmen. Sie erhalten eine PowerPoint-Präsentation zusätzlich  zum Onlineseminar sowie eine Teilnehmerbestätigung. Der Referent ist Datenschutzbeauftragter des BVI und anderer großer Firmen aus der Immobilienbranche.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - -

DSGVO Premium eBook gratis zum Herunterladen

Informieren Sie sich optimal mit umfassendem Fachwissen zur DSGVO. lexoffice hat für Sie ein ausführliches Premium eBook DSGVO zusammengestellt (30 Seiten) – Gratis-Download „Premium eBook DSGVO“ starten (externe Verlinkung öffnet im neuen Fenster)