Digitale Prozesse reduzieren Aufwand für die Vermietung um mehr als 50 %

Die Herausforderung: Steigender Kostendruck, überarbeitete Mitarbeiter und Verbesserung der Mieterbindung

Die Verwaltung und Steuerung von Wohnimmobilien an vielen verschiedenen Standorten ist für die FONCIA DEUTSCHLAND eine wichtige Grundlage für weiteres Wachstum. Dazu müssen die Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen Verwaltungseinheiten und mit Interessenten und Mietern reibungslos funktionieren.

Steigender Kostendruck und überarbeitete Mitarbeiter belasteten die internen Geschäftsprozesse. Auch mit der Herausforderung einer verbesserten Mieterbindung und der Eindämmung von Mieterfluktuation sah man sich konfrontiert.

Durch die dezentrale Verwaltung und Aufbereitung von Informationen fehlte der schnelle und vollständige Überblick über den jeweiligen Projektstatus oder einer Anfrage.

Es galt also die Effizienz sämtlicher Inhouse-Prozesse bei gleichbleibender Mitarbeiteranzahl zu steigern und gleichzeitig die Zufriedenheit bei Kunden und Mietern zu erhöhen.

Die Lösung: Unterstützung der internen Abläufe durch automatisierte Prozesse und smarte Funktionen

Die FONCIA entschied sich für den Schritt in die digitalisierte und automatisierte Unterstützung aller Abläufe. Mehrere Anforderungen wurden an die zukünftige Softwarelösung gestellt:

Einfach in der Bedienung & schnelle Integration

Die neue Anwendung sollte intuitiv bedienbar, maximal flexibel sein und eine schrittweise Systemeinführung ohne weiteren Schulungsaufwand garantieren.

Alle Daten und Informationen zentral an einem Ort

Die Vielzahl der Prozesse, die in der Immobilienverwaltung und -steuerung anfallen, sollten möglichst automatisiert, sinnvoll miteinander verknüpft und in der Datenlage so gut aufbereitet und vorgefiltert sein, dass der zuständige Mitarbeiter zeitsparend direkt mit der jeweiligen Aufgabe beginnen kann.

Ziel ist es, die Service-Qualität im Kundenkontakt zu erhöhen. Durch die bisherige manuelle Eingabe und Bearbeitung sowie die zeitaufwendige Kontaktaufnahme via Telefon und E-Mail waren die Mitarbeiter an der Grenze ihrer täglichen Arbeitsbelastung – mit teilweise bis zu 500 Anfragen pro Angebot innerhalb nur weniger Stunden.

Datensicherheit und DSGVO-Konformität

Daten und Prozesse sollten künftig auf einen Blick und rollenbasiert jederzeit und überall abrufbar sein. Gleichzeitig stand die Forderung nach einem umfassenden Schutz der sensiblen Daten, auch im Rahmen der DSGVO-Konformität, im Raum.

Moderne und kundenfreundliche Kommunikation

Interessenten sind es gewohnt mit dem Handy zu kommunizieren, d. h. die Lösung muss mobil optimiert sein, so dass alles – Nachrichten schreiben, Dokumente hochladen oder Besichtigungstermine vereinbaren – bequem am Mobiltelefon erledigt werden kann.

Den richtigen Partner gefunden: EverReal GmbH

FONCIA DEUTSCHLAND Mitarbeiter testeten vier Software-Lösungen auf Herz und Nieren. Am Ende haben sich alle am Auswahlprozess Beteiligten einstimmig für EverReal als komfortabelste, sicherste und gleichzeitig flexibelste Anwendungssoftware ausgesprochen.

Auf Anwenderseite erlaubt EverReal eine sofortige Inbetriebnahme ohne aufwendige Inhouse-Implementierung, sodass es beim Auftraggeber prozessseitig zu keinerlei Verzögerungen oder Ausfällen kommt.

Smarte Interaktionsmöglichkeiten zwischen der FONCIA, Vermietern und Mietern sorgen für eine direkte Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Mietinteressenten können mit persönlichem Login ihre Daten verwalten, sich registrieren um passende Angebote direkt zu erhalten, Termine vereinbaren u.v.m.

Besichtigungstermine werden automatisch generiert und nicht passende Interessenten erhalten automatisch, wenn eingestellt, eine Absage. Features wie das Termin- und Bewerbermanagement, die digitale Selbstauskunft oder die automatisierte Vertragserstellung ermöglichen eine zügige Abwicklung der einzelnen Prozessschritte.

Die Mitarbeiter der FONCIA profitieren von intuitiven und übersichtlichen Funktionalitäten, was zu einer zügigen Abwicklung im Vermietungsprozess führt. Da die Anwendungssoftware selbsterklärend ist, konnten die Mitarbeiter unmittelbar ohne weiteren Schulungsbedarf starten.

Die DSGVO-Konformität ist z. B. durch automatisierte Löschfristen und definierte Rechterollen gewahrt. Automatische Reports sorgen für eine deutliche Zeitersparnis. Die Datenhoheit bleibt in den Händen von FONCIA DEUTSCHLAND.

Seit Mai 2018 nutzt die FONCIA EverReal und bildet den gesamten Vermietungsprozess von der Vermarktung bis zur Übergabe einer Immobilie digital ab.

Mehr Informationen erhalten Sie unter www.everreal.co oder vereinbaren Sie gleich einen kostenfreien und unverbindlichen Termin für eine Produkt-Demo.