Mit SaaS-Modell Rauchwarnmelder bewirtschaften

Cloud-System erleichtert die Verwaltung tausender Melder

Das Verwalten großer Rauchwarnmelder-Bestände in der Wohnungswirtschaft ist bislang papier- und arbeitsintensiv. Der Rauchwarnmelder-Manager von Ei Electronics schafft Abhilfe: Er digitalisiert alle Prozesse und sorgt für Effizienz und Transparenz.

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Aktenberge beseitigen: Mit dem Rauchmelder-Manager von Ei Electronics ist die Bewirtschaftung großer Bestände ganz ohne Papierdokumente möglich. Bild: Ei Electronics
Aktenberge beseitigen: Mit dem Rauchmelder-Manager von Ei Electronics ist die Bewirtschaftung großer Bestände ganz ohne Papierdokumente möglich. Bild: Ei Electronics

Dass Rauchwarnmelder Leben retten, ist unbestritten. Für die Wohnungswirtschaft bedeuten die millionenfach installierten Geräte allerdings einen hohen Administrations- und Service-Aufwand. Wohnungsunternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Rauchwarnmelder in ihren Wohneinheiten zu installieren, und haften für deren ordnungsgemäße Funktion. Sie oder ihre Dienstleister brauchen dafür nicht nur einen Überblick über den Bestand an Meldern pro Wohneinheit und Liegenschaft, sondern müssen auch regelmäßige Inspektionen und Service-Einsätze beauftragen, verfolgen und rechtssicher dokumentieren. Die Komplexität wächst dabei mit der Größe des Bestands.

Eine wesentliche Erleichterung verspricht jetzt der Rauchwarnmelder-Manager, die neue cloudbasierte Komplettlösung von Ei Electronics: Die Software digitalisiert nach Firmenangaben alle Prozesse rund um die Bewirtschaftung von Rauchwarnmeldern und bilde sämtliche Informationen zu Melderbestand, Inspektion und Instandhaltung ab. Die zeitraubende Datenerfassung auf Papier sowie das Sammeln einzelner Prüfprotokolle und Ablegen in Aktenordnern entfielen damit vollständig.

Komplettlösung für Geräteinspektion und Datenmanagement

Der Rauchwarnmelder-Manager sei als All-in-one-Lösung konzipiert und in zwei Teile gegliedert: eine Inspektions-App für mobile Android-Endgeräte sowie eine Web-Anwendung, die alle Daten in der Cloud verfügbar mache. Die dafür erforderlichen Server würden von Ei Electronics in Deutschland gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DGSVO) betrieben.

Etwaige Bedenken, der Umstieg auf die digitale Rauchwarnmelder-Bewirtschaftung sei mit hohem Aufwand verbunden, seien unbegründet. IT-Expertise sei nicht erforderlich. Zudem unterstütze Ei Electronics die Anwender bei der Initialisierung und habe die dafür notwendigen Prozesse bewusst einfach gestaltet.

Anlegen des Bestands

Zu Beginn gilt es, bereits vorhandene Daten der Liegenschaften in der Web-Anwendung zu erfassen. Wohnungen und bereits vorhandene Ei Electronics Melder aus Altbeständen lassen sich einfach per CSV-Datei importieren. Die zu importierenden Daten können je nach individuellem Bedarf erweitert werden. Pflichtangaben sind Wohnungsnummer und Seriennummer des Rauchwarnmelders. Darüber hinaus lassen sich aber auch Adressdaten, Namen der Bewohner oder ganz individuelle Kategorien anlegen.

Neu installierte Rauchwarnmelder können auf zwei Wegen in der Software erfasst werden: So besteht die Möglichkeit, die Seriennummern über eine CSV-Datei zu importieren und in der Software den jeweiligen Wohneinheiten zuzuordnen. Empfehlenswerter ist jedoch, die Zuordnung direkt während der Installation über die Inspektions-App oder anschließend im Backoffice mit Hilfe der Web-Anwendung vorzunehmen.

Bei Geräten der Bauweise A oder B wird die Seriennummer durch Einscannen des Barcodes von der App erkannt und kann im Rauchwarnmelder-Manager direkt der entsprechenden Wohneinheit zugeordnet werden. Bei fernauslesbaren Meldern der Bauweise C werden die Seriennummern über eine Schnittstelle automatisiert in den Rauchwarnmelder-Manager importiert und können dort der entsprechenden Wohneinheit zugeordnet werden. Mühsames Entziffern von handgeschriebenen Installationsprotokollen ist damit nicht mehr nötig. Außerdem können die Melder nicht mehr versehentlich zwei Wohneinheiten zugeordnet werden. Die Software würde in diesem Fall sofort eine Fehlermeldung ausgeben.

Nach Einpflegen des Bestands und der neu installierten Geräte in den Rauchwarnmelder-Manager hat man jederzeit einen Überblick über verwaltete Liegenschaften und dort installierte Melder. Alle wichtigen Informationen stehen auf Knopfdruck übersichtlich zur Verfügung. Über verschiedene Filterfunktionen erhält man außerdem einen schnellen und transparenten Überblick über die Melderzustände sowie anstehende Wartungs- und Inspektionstermine. Bei Mieteranfragen oder Störungsmeldungen können ohne langes Suchen sofort Informationen über installierte Melder, die letzte Inspektion oder auch den korrekten Umgang mit dem Gerät abgerufen werden.

Montage- und Inspektionsaufträge

Einer der größten Vorteile der digitalen Rauchwarnmelder-Bewirtschaftung per Web-Anwendung komme bei der Vergabe von Montage- oder Inspektionsaufträgen zum Tragen. So sind wichtige Termine wie die jährliche Inspektion nach Datum sortiert jederzeit abrufbar. Aus dem Rauchwarnmelder-Manager lassen sich zudem direkt Aufträge für das Servicepersonal zur Inspektion und Instandhaltung generieren.

Die Inspektions-App kommt beim Überprüfen der Melder zum Einsatz, sowohl bei einer Vor-Ort-Prüfung als auch bei der Fernauslesung. Die App speichert die Ergebnisse im Mobilgerät und erstellt beim anschließenden Transfer der Daten an die Web-Anwendung automatisch ein Inspektionsprotokoll. Auch für den Fall, dass Melder ausgetauscht oder neue installiert werden, wird dies direkt in der Inspektions-App erfasst und automatisch im Rauchwarnmelder-Manager gespeichert. Das sind alles Aspekte, die die Zeit des Installateurs vor Ort in den Wohneinheiten verkürzen und so Kosten reduzieren. Wichtig zu wissen: Die App funktioniert auch offline, eine Internetverbindung ist nur zur Datenübertragung an die Web-Anwendung erforderlich. Es ist also beispielsweise möglich, erst am Ende des Arbeitstags bei Rückkehr des Außendienstes ins Büro alle über den Tag erfassten Daten zu übermitteln.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass zu Prozessen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, der Verantwortliche Verfahrensverzeichnis führen muss. Insbesondere bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörden muss der Verantwortliche...

Ohne erst in Papierform erstellte Protokolle einpflegen zu müssen, lassen sich in der Web-Anwendung umgehend alle Informationen über den Browser abrufen und bearbeiten. Das Inspektionsprotokoll weist alle normativ relevanten Datensätze so aus, dass die Informationen auf einen Blick zu erfassen sind. Eine Entschlüsselung von Nummerncodes wie bei vergleichbaren Softwarelösungen entfällt. Zusätzlich haben Mitarbeiter die Möglichkeit, existierende Bestände nach selbstgewählten Kriterien zu filtern oder Daten zu Dokumentationszwecken zu exportieren.

Vorteile für die Wohnungswirtschaft

Die digital unterstützte, papierlose und rechtssichere Abbildung sämtlicher Vorgänge rund um die gesetzlich vorgeschriebenen Rauchwarnmelder in Wohngebäuden werde damit Wirklichkeit. Dank der wohnungsgenauen Zuordnung der Inspektionsprotokolle und des automatisierten Aktivitätenmanagements haben Wohnungsunternehmen zu jeder Zeit die volle Kontrolle über ihren Bestand. Ausstattung und Auftragsstatus bleiben immer im Blick. Das gilt sowohl für den Fall, dass die Geräte in Kooperation mit einem Dienstleister oder selbst bewirtschaftet werden.

Auf Knopfdruck kann zudem geprüft werden, ob an Servicebetriebe erteilte Aufträge zeitnah erledigt werden. Das ist wichtig, da die Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft auch bei Auslagerung des Themas Rauchwarnmelder an externe Dienstleister beim Vermieter verbleibt. Störungen müssen innerhalb weniger Tage beseitigt werden. Wer das als verantwortlicher Wohnungseigentümer nicht sicherstellt, steht in der vollen Haftung, wenn Bewohner aufgrund nicht funktionierender Rauchwarnmelder zu Schaden kommen.

Einstieg in digitale Rauchmelder-Bewirtschaftung sofort möglich

Das Konzept des Rauchwarnmelder-Managers bedient die Anforderungen aller Akteure am Markt: Die Kombination aus cloudbasierter Web-Anwendung und mobiler App lässt sich schnell und einfach in jeweils bestehende IT-Infrastrukturen implementieren. Dabei besticht die Lösung vor allem durch ihre flexible Anpassung an individuelle Bedürfnisse und die Option, zahlreiche Daten darüber zu verwalten und abzurufen. Aber genauso lässt sie sich als „schmale“ Lösung nur mit den notwendigsten Informationen und Funktionen einsetzen. Die Nutzung des Rauchwarnmelder-Managers für die eigenen Bestände ist jederzeit und kurzfristig realisierbar. Auf Nachfrage der IVV-Redaktion hieß es vom Hersteller einschränkend, dass sich auch die Rauchwarnmelder anderer Hersteller mit dem System bewirtschaften ließen, aber auslesen ließen sich nur die OMS-Melder von Ei Electronics.

Ei Electronics bietet das „Software as a Service“-Modell für eine Monatsgebühr von 15 Euro zzgl. MwSt. für bis zu 1.500 Rauchwarnmelder an. Jeder weitere Melder kostet 1 Cent pro Monat. Die Software wird laufend weiterentwickelt, Updates und Telefonsupport sind genauso inklusive wie Produktschulungen für das Service-Personal. Seit August 2023 ist zudem die Anbindung an das ERP-System Aareon Connect über eine standardisierte Schnittstelle möglich. Die Inspektionsprotokolle der Geräte können damit direkt bei den verwalteten Wohneinheiten archiviert werden. Darüber hinaus lassen sich Aufträge an externe Dienstleister über eine Schnittstelle zum Service-Portal Mareon abwickeln.

Literaturhinweise

  • Quelle: Ei Electronics

Redaktion (allg.)

Pixabay/ Mohamed_hassan
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Artikel Cloud-System erleichtert die Verwaltung tausender Melder
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