E-Rechnung: was ist das eigentlich?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 108) und zielt darauf ab, die digitale Transformation zu fördern und gleichzeitig Steuerbetrug im Bereich der Umsatzsteuer zu verhindern.
Gespräche in der Praxis zeigen immer noch, dass nach wie vor der Mythos kursiert, dass die Versendung von Rechnungen im PDF-Format bereits eine gesetzeskonforme E-Rechnung darstelle und das ausreichend sei, um der Verpflichtung ab 1. Januar 2025 erfolgreich nachzukommen, sodass keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind. Doch diese Annahme ist ein Irrtum.
Eine PDF-Rechnung entspricht nicht dem ab nächstem Jahr erforderlichen Standard der E-Rechnung. Immobilienverwalter sollten sich daher rechtzeitig auf diese Veränderungen einstellen, da sie technische, rechtliche und organisatorische Anpassungen erfordern, die zeitintensiv sein können.
In diesem Artikel werden die Grundlagen der E-Rechnungsstellung sowie des Empfangs, die damit verbundenen Anforderungen und Ausnahmen sowie die Vorteile der Digitalisierung von Rechnungsprozessen für Verwalter und Vermieter näher erläutert und ein entsprechender Ausblick gegeben.
Bei der E-Rechnung handelt es sich um ein strukturiertes elektronisches Format, das speziell für die maschinelle Rechnungsverarbeitung konzipiert wurde. Nach den gesetzlichen Vorgaben gelten nur solche Dokumente als elektronische Rechnungen, die beim Empfänger automatisch verarbeitet werden können, ohne dass zusätzliche Schritte wie Ausdrucken, Scannen oder manuelles Weiterleiten erforderlich sind.
Folgende Formate sind zulässig:
- XRechnung (XML): Dieses vollständig XML-basierte Format wurde speziell für den Rechnungsversand zwischen öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
- ZUGFeRD: Dieses hybride Format kombiniert eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei.
Beide Formate entsprechen den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931, die spezifische Vorgaben zur Struktur und zum Inhalt elektronischer Rechnungen definiert. Im Mittelpunkt steht dabei die maschinelle Lesbarkeit, da die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung angestrebt wird.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Ausnahmetatbestände
Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Sektor verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),
Reiseleistungen nach § 25 UStG sowie Umsätze, die der Differenzbesteuerung unterliegen (§ 25a UStG).
Wichtig: Auch Vermieter, die von der Option zur Steuerpflicht gemäß § 9 UStG Gebrauch machen und an andere Unternehmer vermieten, sind künftig verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Bislang konnte ein Mietvertrag beispielsweise problemlos, als Rechnung verwendet werden.
Des Weiteren weist die Finanzverwaltung darauf hin, dass es im Fall von Dauerschuldverhältnissen, wie etwa Mietverhältnissen, laut dem Entwurf des BMF-Schreibens vom 13. Juni 2024 ausreicht, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird. Der Mietvertrag kann als Anhang hinzugefügt werden oder aus dem Inhalt der E-Rechnung muss klar ersichtlich sein, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
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Diese Übergangsregelungen gelten:
Unternehmen haben unter bestimmten Bedingungen bis Ende 2026 die Möglichkeit, weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen zu versenden. Diese Regelung ist jedoch nur gültig, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt. Für Kleinunternehmen, die im Jahr 2026 einen Umsatz von höchstens 800.000 Euro erzielen, wird die Frist sogar bis Ende 2027 verlängert.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Immobilienverwalter, selbst wenn sie diese Voraussetzungen erfüllen, sich bereits jetzt auf den Empfang von E-Rechnungen vorbereiten müssen, da es hierfür keine Übergangsfrist gibt. Viele größere Unternehmen setzen bereits auf diese Rechnungsart, sodass Verwalter spätestens Anfang 2025 in der Lage sein sollten, E-Rechnungen zu empfangen und diese entsprechend zu archivieren.
Anforderungen an Immobilienverwalter
Stellen Sie sich als Immobilienverwalter der Herausforderung rechtzeitig die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu ergreifen, um den Anforderungen der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden.
Die wichtigsten Aspekte im Überblick:
Software für den Empfang und Versand von E-Rechnungen: Verwalter müssen sicherstellen, dass sie über geeignete Software verfügen, die das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen ermöglicht. Diese Software sollte standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung unterstützen. Oft bieten moderne Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bereits entsprechende Funktionen an. Daher empfiehlt es sich, das bestehende System auf seine E-Rechnungs-Fähigkeiten zu überprüfen oder rechtzeitig nachzurüsten.
Für die Übergangsphase kann zur Darstellung strukturierter elektronischer Rechnungsdaten der Quba-Viewer genutzt werden. Dieses Visualisierungstool wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz unterstützt und vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) empfohlen.
Archivierung von E-Rechnungen:
Mit der elektronischen Rechnungsstellung kommen erweiterte Archivierungsvorgaben, die zu beachten sind:
Unveränderbarkeit: E-Rechnungen müssen unverändert im Originalzustand archiviert werden.
Maschinelle Lesbarkeit: Archivierte Rechnungen müssen jederzeit maschinell lesbar sein, um beispielsweise bei Betriebsprüfungen zugänglich zu sein.
Aufbewahrungsfristen: E-Rechnungen sind für einen Zeitraum von zehn Jahren in elektronischer Form zu archivieren, sodass sie der Finanzverwaltung jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung stehen. Dabei ist es wichtig, die inhaltliche Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungen sowie deren Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Diese Art der Archivierung wird als GoBD-konform bezeichnet. Eine Rücksprache mit einem Steuerberater kann hier hilfreich sein.
Sicherer Versand von E-Rechnungen: E-Rechnungen können über verschiedene Wege versandt werden, beispielsweise:
- per E-Mail mit einer strukturierten Datei (z.B. im Format ZUGFeRD oder XRechnung) als Anhang,
- über spezielle Unternehmensportale zum Rechnungsaustausch oder
- direkt über die Buchhaltungssoftware, die den Versand automatisiert und sicherstellt, dass das korrekte Format verwendet wird.
Vorteile für Immobilienverwalter
Sehen Sie die weitere Anforderung nicht ausschließlich als belastend. Die Einführung der E-Rechnungspflicht und die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems bringt auch erhebliche Vorteile, insbesondere in Bezug auf Effizienz mit sich:
Automatisierung von Prozessen: Viele Systeme ermöglichen die automatische Bearbeitung von Rechnungen, wodurch Fehler reduziert und der Arbeitsaufwand gesenkt werden. Rechnungen können direkt in die Buchhaltungs- oder Verwaltungssysteme übertragen werden. Das spart Zeit und Ressourcen.
Rechtssichere Archivierung: Digitale Dokumente müssen den strengen Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) entsprechen. E-Rechnungen bieten eine sichere und gesetzeskonforme Methode der Archivierung.
Flexibilität: Mit digitalen Dokumenten haben Verwalter jederzeit und überall Zugriff auf ihre Rechnungen. Das verbessert nicht nur die Mobilität, sondern erleichtert auch den täglichen Arbeitsablauf.
Zeitersparnis: Da elektronische Rechnungen strukturiert sind, lassen sich Dokumente schneller finden, was den Arbeitsprozess effizienter gestaltet und die Bearbeitungsdauer verkürzt.
Umweltfreundlichkeit: Weniger Papierverbrauch trägt zu einem nachhaltigeren Geschäftsbetrieb bei.
Noch mehr Bedeutung für IT-Sicherheit und Datenschutz
Mit der vermehrten Digitalisierung durch die E-Rechnung wächst auch die Bedeutung von IT-Sicherheit und Datenschutz. Immobilienverwalter müssen sicherstellen, dass ihre genutzten Systeme den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen und gegen potenzielle Cyberangriffe geschützt sind. Sinnvoll sind moderne Sicherheitssysteme, die den sicheren Versand und Empfang der E-Rechnungen gewährleisten. Dazu gehören verschlüsselte Kommunikationskanäle sowie Mehr-Faktor-Authentifizierung für den Zugriff auf Rechnungsdaten.
Um die Einführung und Implementierung der E-Rechnung zu fördern, stellen diverse staatliche Institutionen Förderprogramme zur Verfügung. Diese finanziellen Hilfen sind insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von Bedeutung, die die anfänglichen Kosten und den Aufwand für die Umstellung stemmen müssen.
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Laura Eckert-Rinallo
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