Hausverwalter-Software - Digitale Multitalente im Überblick

Zu den wichtigsten digitalen Arbeitswerkzeugen der Branche gehören Immobilienverwaltungsprogramme. Neue technische, administrative oder rechtliche Vorgaben, etwa zur Rauchwarnmelderpflicht, zu Nebenkosten oder die Vermieterbescheinigung  sollten sich in der Funktionspalette von Software-Werkzeugen wiederfinden.  Dieser Artikel zeigt auf, welche Vorteile Hausverwaltungs-Software bietet und worauf Sie bei der Anschaffung achten sollten. Als besonderen Service haben wir einen ausführlichen Produktvergleich als Download für Sie erstellt.

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FOTO: SCHÖTTNER EDV
FOTO: SCHÖTTNER EDV

Die für Immobilienverwalter ausgelegte Software kann mehr als die Verwaltung von Gebäude- und Mieterdaten, die Korrespondenz, die Abrechnung von Heiz- und Nebenkosten oder die Kontrolle von Terminen.

Sie ist spezialisiert auf die Optimierung administrativer und betrieblicher Abläufe rund um die Verwaltung, Vermietung und Abrechnung von Gebäuden, Wohnungen und Gewerbeimmobilien. Hausverwalter-Software nutzt vor allem einmal eingegebene oder importierte Daten mehrfach und vielfältig – für die Verwaltung, Buchhaltung und Abrechnung, für Auswertungen, Dokumentationen, Statusberichte oder Soll-Ist-Vergleiche. Sie schöpfen damit Rationalisierungspotenziale bestmöglich aus. Spezielle Funktionen und Automatismen vereinfachen und beschleunigen Abläufe, die digitale Erfassung ohne Medienbrüche sowie Plausibilitätsprüfungen minimieren Fehlerquellen.

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Service: Produktvergleich „Hausverwalter-Software“ zum Download über die IVV-Website
Unsere Tabelle vergleicht 33 Produkte und berücksichtigt damit einen Teil des aktuellen deutschsprachigen Marktangebots. Nicht berücksichtigt wurden ausschließlich der Heiz- und Nebenkostenabrechnung dienende Programme, ebenso wie Lösungen für die technische Immobilienverwaltung.
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Richtlinien und rechtskonforme Textbausteine oder Formulare sorgen für mehr Rechtssicherheit. Controllingfunktionen beschleunigen darüber hinaus wichtige Entscheidungen und steigern die wirtschaftliche Sicherheit von Unternehmen. Die Verwaltung von Miet- und Eigentumshäusern zählt ebenso zu den Einsatzbereichen, wie die WEG-Verwaltung, die Verwaltung von Objekten des sozialen Wohnungsbaus sowie gewerblich und teilgewerblich genutzten Gebäuden.

Während sich einige Produkte auf die zentralen Bereiche der Hausverwaltung konzentrieren, decken andere teilweise oder komplett den Funktionsbereich von ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) für die Planung und Kontrolle von Unternehmensressourcen ab.

Trend auch in der Immobilienbranche: Mobile Computing
Auf Smartphones, Tablet-PCs, Note- oder Netbooks online oder offline lauffähige Programme unterstützen die mobile Erfassung von Terminen und Kontakten, von Beschlüssen bei Wohnungseigentümer-Versammlungen oder von Mängeln bei Wohnungsbegehungen. Die Cloud Computing-Technologie ermöglicht zusätzlich den plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Online-Zugriff auf Programme und Bürodaten. Anstatt für jeden PC-Arbeitsplatz eine Programm-Lizenz kaufen zu müssen, wird die Software ohne vorherige Installation über einen herkömmlichen Internet-Browser genutzt. Der Anbieter sorgt für die Verfügbarkeit und Aktualität der Software, so dass auch eine Installation von Updates/Upgrades entfällt.

Was es bei Cloudlösungen zu beachten gilt
Neben der Datensicherheit sind es die laufenden Kosten und die Arbeitsgeschwindigkeit („Antwortzeit“), die noch Unsicherheiten hervorrufen. Die in der Regel monatlich fälligen Kosten sind auf Dauer nicht unbedingt günstiger als ein der herkömmliche Kauf einer PC-Arbeitsplatzlizenz, zuzüglich Update- bzw. Wartungskosten. Und die Antwortzeiten hängen von der Geschwindigkeit der aktuell verwendeten stationären oder mobilen Internetverbindung ab, die nicht immer und überall optimal ist.

Wichtig sind auch die Nutzungsbedingungen: Insbesondere sollte man darauf achten, dass die Kosten individuell, je nach Paket oder den eingesetzten Modulen, berechnet werden, so dass nur das bezahlt wird, was auch tatsächlich gebraucht wird. Außerdem sollte es keine Mindestlaufzeit geben und das Abonnement sollte monatlich kündbar sein. Wichtig bei Cloudlösungen ist ferner ein so genanntes responsives Webdesign. Das ermöglicht die Anpassung der Anzeige an das aktuell verwendete Endgerät, beispielsweise ein Smartphone.

Die „Qual der Software-Auswahl“: Schauen Sie genauer hin
Da man sich mit dem Produkt auch für einen Anbieter entscheidet, sollte man sich ihn genauer anschauen. Schließlich ist im Hinblick auf die Weiterentwicklung der Software, auf Wartungsverträge, auf die Supportqualität und nicht zuletzt auf die Investitionssicherheit auch der Software-Anbieter nicht unerheblich. Geht er im schlimmsten Fall Konkurs, können mühsam erworbenes Programm-Know-how und der gesamte Datenbestand schnell wertlos werden. In jedem Fall ist ein Programm-Umstieg mit einem erheblichen Zusatzaufwand verbunden (Schulung, Konfiguration, Daten-Neuerfassung/-Übergabe etc.). Deshalb sollte man vorher prüfen: Seit wann ist der Anbieter auf dem Markt? Wie viele Unternehmen setzten die Software bereits ein? Wird die Software regelmäßig aktualisiert? Wie gut ist der Support? Diese und weitere Informationen kann man der Webseite des Unternehmens entnehmen oder über Referenzkunden erfahren.

Weche Software für welche Zielgruppe und welchen Einsatzbereich?
Eignet sich die Software für den jeweiligen Einsatzzweck im Unternehmen? Entsprechen die Parameter dem eigenen Aufgabenprofil? Ist die Software netzwerkfähig? Handelt es sich um eine Desktop-oder um eine cloudbasierte ASP-/SaaS-Mietlösung? Wird für mobile Funktionen wie etwa die Wohnungsmängel-Erfassung auch die intuitive Fingergesten-Bedienung von Smartphones/Tablet-PCs unterstützt?

Da Mieter- und Objektdaten in einer Datenbank gespeichert werden, spielt das vom Programm verwendete Datenbank-System eine wichtige Rolle. Davon nicht zuletzt die Verarbeitungsgeschwindigkeit des Programms ab. Diese kann bei steigender Datenfülle schnell an Grenzen stoßen, weshalb man auf die maximale Anzahl der Wohnungseinheiten achten sollte. Zu den Basisfunktionen zählt die Objekt-, Mieter und Vertragsverwaltung, die Mieten-, Heiz- und Nebenkostenabrechnung, aber auch Funktionen rund um die Eigentümerversammlung und andere.

Besitzt die Software Workflow- bzw. Management-Funktionen?
Wichtige Office-Funktionen sind die Korrespondenz, die Terminverwaltung, Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung etc. Nicht alle Programme verfügen über eine doppelte Buchführung, da sie nicht für jeden relevant ist. Die Automatisierung von Zahlungsvorgängen per Online-Banking spart Zeit und ist ebenso wie die Unterstützung des SEPA-Zahlungsverkehrs inzwischen Standard. Zu den Zusatzfunktionen einiger Programme gehören beispielsweise das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das Dokumentenmanagement (DMS), das Unternehmenscontrolling und anderes mehr.

Schnittstellen wie DATEV, DTAUS, PDF, DOC, XLS, HTML, Elster etc. sowie der GDPdU-Export sollten für den reibungslosen Austausch mit der Lohnabrechnung, dem Online-Banking, Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, oder Steuerprogrammen sorgen, respektive eine digitale Betriebsprüfung ermöglichen. Da die Anforderungen an Aktualität und Rechtssicherheit bei Hausverwaltungssoftware hoch sind, sollte man auf kontinuierliche Aktualisierungen der Software achten. Änderungen von Gesetzen und Normen sollten dabei ebenso automatisch per Update in die Software online eingespielt werden können, wie Fehlerbehebungen, Erweiterungen oder softwaretechnische Verbesserungen.

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Unsere Tabelle vergleicht 33 Produkte und berücksichtigt damit einen Teil des aktuellen deutschsprachigen Marktangebots. Nicht berücksichtigt wurden ausschließlich der Heiz- und Nebenkostenabrechnung dienende Programme, ebenso wie Lösungen für die technische Immobilienverwaltung.
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Legen Sie Wert auf einen guten Support!
Welche Alternativen zur (häufig belegten) Telefon-Hotline gibt es (Fax/E-Mail, FAQ-/Anwender-Forum, Fernwartung etc.)? Neben dem Softwarepreis (zwischen 100 und 5.000 €/Arbeitsplatz) sollte man sich auch nach den Folgekosten erkundigen. Dazu gehören gegebenenfalls Kosten für Schulungen, Telefon-Hotline, Updates/Upgrades, respektive Wartungsverträge.

Was ist für wen geeignet?
Zu den Anwendern von Immobilienverwaltungsprogrammen zählen private Vermieter mit weniger als 100 Objekten ebenso, wie große Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft mit 10.000 Verwaltungseinheiten und mehr. Um den daraus resultierenden unterschiedlichen Funktionsanforderungen gerecht zu werden, offerieren einige Softwarehäuser gleich mehrere, für die jeweilige Zielgruppe zugeschnittene Produkte mit unterschiedlichem Leistungsumfang. Auch deshalb ist das Marktangebot von derzeit über 60 deutschsprachigen Programmen immer schwerer zu überschauen.

Angesichts der Angebotsvielfalt leistet ein Pflichtenheft bei der Auswahl gute Dienste. Darin sollten alle für das eigene Unternehmen wichtigen Anforderungen enthalten sein. Erfüllt eine Software einen oder mehrere essenzielle Punkte nicht, ist sie aus dem Rennen. So kann man die Vielzahl der Produkte schrittweise auf zwei bis drei Produkte eingrenzen und nach einer Testphase schließlich das passende Produkt finden.

Über wichtige Kernfunktionen verfügen auch Programme ab 100 €, sind jedoch eher für private Anwender und kleine Verwaltungsbüros geeignet. Mittlere und große Unternehmen sollten deutlich mehr in die Software investieren, zumal neben Standardfunktionen in der Regel auch CRM-, DMS- und Controllingwerkzeuge sowie vielfältige Schnittstellen benötigt werden.

Quelle: Dipl.-Ing. Marian Behaneck

* Die Artikel-Serie "Hausverwalter-Software" erscheint fortlaufend in der IVV-Printausgabe. Bestellen Sie Ihre drei Ausgaben zur Probe - als Abonnent haben Sie viele Vorteile, z.B. Zugang zu Datenbanken und Vergleichen, 1 Webinar gratis pro Kalenderjahr/Abo.

Die Serie im Überblick
Teil 1: Basisfunktionen: Stammdaten, Korrespondenz, Terminverwaltung (IVV Ausgabe 05/16)
Teil 2: Abrechnung: Mieten-, Heizkosten-, Nebenkostenabrechnung (IVV Ausgabe 08/16)
Teil 3: Buchhaltung: Finanz-, Anlagen-, Lohnbuchhaltung, Buchführung, Mahnwesen (IVV Ausgabe 11/16)
Teil 4: Management: Mieten, Reparaturen, Rechnungen, Versammlungen, DMS (IVV Ausgabe 12/16)
Teil 5: Controlling: Budgets, Soll-/Ist-Vergleiche, Berichte, Workflow
Teil 6: Mobilfunktionen: Objektdaten, Adressen, Termine, Management

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