Hausverwaltung „App to date“

Den Energieausweis für die Wohnungsbesichtigung vergessen? E-Mails und den Schriftwechsel mit Mietern nicht parat? Abnahmeprotokoll-Vordruck verlegt? Kein Problem – mit entsprechenden Apps haben Immobilienverwalter immer und überall alles griffbereit. Der flexible Datenzugriff, der Soll-Ist-Datenabgleich vor Ort oder die mobile Datenerfassung und Kommunikation werden mit der fortschreitenden Digitalisierung der Wohnungswirtschaft zunehmend wichtiger. Deshalb offerieren immer mehr Softwarehäuser speziell zugeschnittene App-Lösungen für Protokolle, Wohnungsübergaben, Zählerstanderfassungen oder die komplette Objektverwaltung und Mieterkommunikation. Ergänzt wird dieses wachsende Angebot durch bauspezifische sowie branchenneutrale Apps, die auch für Hausverwalter interessant sind: Apps für Raumaufmaße, Bau- und Mängeldokumentationen, Datenbank-Recherchen, Virtual oder Augmented Reality-Präsentationen.

Wichtiger Bestandteil der Digitalisierung

Unter einem oder mehreren mobilen Betriebssystemen und ohne Installation oder Konfiguration sofort lauffähige Software-Applikationen (kurz: Apps) machen Smartphones oder Tablets noch nützlicher und unverzichtbarer, als sie im Arbeitsalltag ohnehin schon sind. Man kann Schadensfotos machen und kommentiert an Handwerker senden oder schnell und unkompliziert Mieter kontaktieren, um per E-Mail oder Messenger-Dienst den nächsten Handwerkertermin abzustimmen. Umgekehrt können Mieter per App Mängelmeldungen absetzen oder ihre Zählerstände durchgeben. Immer mehr Hersteller von Hausverwalterprogrammen machen Softwarefunktionen mobil und offerieren Apps für die mobile Anzeige oder Erfassung von Objekt-, Mieter- und Eigentümerdaten, Terminen, Zählerständen, Störmeldungen, Zahlungseingänge etc.

Als integraler Teil einer Hausverwalter-Software rationalisieren Apps Prozessabläufe. Mit der integrierten Kamera dokumentierte Schäden werden beispielsweise automatisch im System des Verwalters erfasst und direkt an den zuständigen Handwerksbetrieb weitergeleitet. Auch alle weiteren Aktionen, wie das Aufmaß oder die Rechnungsprüfung, können mobil erledigt werden.

Mit einer Wohnungsabnahme-App kann der Vermieter oder Verwalter zunächst alle relevanten Wohnungs- und Mieterdaten kabellos von seinem Büro-Rechner an das Smartphone oder Tablet übertragen. Beim gemeinsamen Wohnungsabnahme-Termin sorgt eine Checkliste dafür, dass nichts vergessen wird. Eventuelle Schäden werden fotografiert und in das Abnahmeprotokoll eingefügt, das nach Fertigstellung der Wohnungsabnahme signiert und als PDF an beide Parteien versandt werden kann.

Aufgrund der Popularität und Verbreitung von Smartphones sind Apps auch aus der Marketingperspektive interessant. Man kann sie als Service- und Kundenbeziehungswerkzeug einsetzen. Sie rationalisieren Abläufe, verkürzen Bearbeitungszeiten, fördern die Transparenz und steigern die Zufriedenheit der Mieter.

Zahlreiche Möglichkeiten schlummern noch in Virtual oder Augmented Reality-Anwendungen (VR/AR). Potenzielle Mieter oder Käufer können damit Wohnungen virtuell begehen oder Zusatzinformationen im Live-Kamerabild einblenden.

Zu den vielen Einsatzmöglichkeiten gehören die Vorab-Visualisierung einer geplanten Umbaumaßnahme, die Sichtbarmachung unter Putz verlegter Leitungen oder die interaktive Steuerung von Smart-Home-Funktionen. Auch rund um die Immobilienvermarktung gibt es inzwischen Mobilanwendungen, beispielsweise zur Immobiliensuche, -erfassung und -präsentation. So können etwa aktuelle Immobilienangebote in das Kamerabild der Umgebung eingeblendet und diese multimedial präsentiert werden.

So findet man die passende App

Während in Hausverwalter-Programmen integrierte mobile Anwendungen noch überschaubar sind (siehe auch IVV 4/2019: Marktübersicht Hausverwalter-Software), wird es im inzwischen unüberschaubaren Angebot der Onlineshops (App-Stores) immer schwieriger, aus der Masse nützliche Apps herauszufischen. Die Suche im riesigen Angebot großer App-Stores von Apple, Google & Co. gleicht der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen. Zwar findet man bestimmte Apps oder App-Funktionen auch über das Suchfeld des jeweiligen Onlineshops, aber nicht immer.

Suchtipp: man kann Apps auch „googeln“ – einfach im Google-Suchfeld App-Namen oder eine Funktion, zum Beispiel „Zeiterfassung“ eingeben, gefolgt von „itunes“ oder „play.google“. Die Mehrzahl des Angebots macht Spiel-und-Spaß-Apps sowie Service-Apps von Produktherstellern oder Dienstleistern aus. Zu letzteren gehören mobile Produktkataloge, technische Produktinformationen, Auslegungs- und Berechnungswerkzeuge, Online-Planer oder Konfigurations-Tools. Die meisten davon sind sehr werbelastig, wenige sind auch nützlich. Weil sinnvolle Strukturierungen in App-Stores fehlen oder Suchfunktionen unzureichend sind, ist man auf Tipps von Kollegen, in Fachmagazinen oder im Internet angewiesen. Hilfreich sind auch Webseiten, die auf eine bestimmte Zielgruppe zugeschnittene Apps vorstellen, z. B. www.heinze.de/tools/apps (siehe auch Infokasten).

Populäre Apps mit hohen Download-Raten werden zwar meist auch für mehrere Betriebssysteme offeriert oder man findet ähnliche bei anderen App-Stores. Dennoch sollte man sich vorher informieren, auf welchem mobilen Betriebssystem favorisierte Apps laufen. Neben den nativen, für ein bestimmtes mobiles Betriebssystem entwickelten Apps, setzen Entwickler zunehmend auf sogenannte Web-Apps. Sie können über einen Internetbrowser von jedem mobilen Endgerät aus aufgerufen werden und funktionieren auf allen Mobilgeräten, unabhängig vom Betriebssystem. Steht eine stabile und schnelle mobile Internet-Verbindung zur Verfügung, merkt man kaum einen Unterschied. Web-Apps sind stets aktuell und müssen bei Versionswechseln nicht neu heruntergeladen werden. Hat man allerdings gerade keinen Mobilfunkempfang, sind sie nicht oder nur eingeschränkt einsetzbar. Web-Apps sind auch funktionell eingeschränkt: Zugriffe auf bestimmte Gerätesensoren oder die integrierte Kamera sind nur per nativer Apps oder sogenannter Hybrid-Apps möglich, welche die Vorteile beider App-Kategorien vereinen.

Darauf sollte man achten

Die Preise für Apps liegen zwischen 0 Euro, wenigen Cent oder Euro für populäre App-Anwendungen mit großer Verbreitung sowie bis zu hundert Euro und mehr für spezialisierte Branchenlösungen. Auch kostenlose Apps können teuer werden, wenn wichtige Zusatzfunktionen oder Daten nur kostenpflichtig über sogenannte In-App-Käufe erhältlich sind. Erfolgreiche und populäre Apps werden auch für mehrere Betriebssysteme offeriert oder man findet ähnliche Apps. Bei den für die Wohnungswirtschaft zugeschnittenen Mobilprogrammen handelt es sich meist um Lösungen für die Anzeige von Stammdaten, die Erfassung von Vor-Ort-Daten oder den Abgleich von Soll-Ist-Daten. Diese werden entweder als funktional abgespeckte Version einer schon vorhandenen PC-Lösung, als mobile Ergänzung oder als eigenständige App-Entwicklung angeboten.

Wichtig ist, dass mobil erfasste Daten mit der Bürosoftware automatisiert abgeglichen werden, sonst droht mit unterschiedlichen Aktualitätsständen ein Datenchaos. Cloudbasierte Systeme sind im Vorteil, weil stets auf einen identischen Datenbestand zugegriffen wird.

Bauspezifische Apps dienen meist dem Aufmaß, der Bautagebuch-Erstellung oder Mängeldokumentation, der Zeiterfassung oder dem Projektcontrolling. Zu den häufigsten herstellerspezifischen Apps gehören Produktkataloge, technische Produktinformationen, Montage- oder Verarbeitungshinweise, Auslegungs- und Berechnungswerkzeuge, aber auch Online-Planer oder Konfigurations-Tools. Einige enthalten nützliche Funktionen, meist stehen aber Marketing und Werbung im Vordergrund.

Zwar folgt die Benutzerführung gewissen Standards, dennoch funktioniert jede App anders und man muss sich erst zurechtfinden, respektive nach längerer Nutzungspause wieder hineinfinden. Vielen Apps fehlt auch die Praxisnähe, weil Funktionen fehlen oder umständlich sind. Andere Apps sind nur eingeschränkt nutzbar oder gänzlich unbrauchbar, weil die Ergebnisse zu ungenau sind. Ärgerlich ist auch, wenn eine App nach einer Weile eine höhere Mobilsystem-Version voraussetzt und deshalb auf dem aktuellen Mobilgerät nicht mehr läuft.

Auch der Datenschutz wird bei Apps häufig vernachlässigt oder überhaupt nicht beachtet. Mobile Anwendungen schwächeln aber auch wegen der Mobilhardware: Touchscreen-Tastaturen lassen nur die Eingabe kurzer Texte zu und auf kleinformatigen Displays lassen sich große Pläne oder Tabellen schlecht anzeigen, erst recht im Außenbereich und bei vollem Tageslicht. Außerdem ist die Hardware – abgesehen von speziellen Outdoor-Modellen – nicht robust genug für den rauen Baustellenalltag. Abhilfe bietet spezielle „Rugged“-Mobilhardware, die auch Staub, Nässe oder Stürze übersteht.

Dieser Beitrag wird durch eine Online-Marktübersicht ergänzt: www.ivv-magazin.de/produktvergleiche. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit präsentieren wir tabellarisch eine Auswahl nützlicher, unter Android oder iOS laufender Apps sowie Betriebssystem-unabhängige Web-Applikationen.