SEPA vereinfacht das Lastschriftverfahren

Die deutsche Kreditwirtschaft ändert zum 21. November 2016 die Formate für den SEPA-Zahlungsverkehr. Immobilienwirtschaftliche Software wird zurzeit auf diese Änderungen vorbereitet. Banken und Sparkassen beginnen zögerlich, ihre davon betroffenen Kunden zu informieren. Unser Autor gibt Tipps, was jetzt zu tun ist.

Euro-Zeichen im Frankfurter Bankenviertel: Eine Währung für 18 Länder benötigt einen Standard für den Zahlungsverkehr. FOTO: FOTOLIA/T.GRACCHUS
Euro-Zeichen im Frankfurter Bankenviertel: Eine Währung für 18 Länder benötigt einen Standard für den Zahlungsverkehr. FOTO: FOTOLIA/T.GRACCHUS

Bis zum Stichtag müssen Software-Anbieter ebenso wie alle Banken und Sparkassen die Änderungen bei den SEPA-Formaten umsetzen. Die gute Nachricht: Der Umstellungsaufwand für Immobilienunternehmen hält sich diesmal in Grenzen und die meisten Kreditinstitute werden Übergangszeiträume anbieten.

Seit dem 1. August 2014 werden ausschließlich SEPA-Dateien von den Banken verarbeitet. Nachdem sich inzwischen auch auf europäischer Ebene die SEPA-Verfahren umfassend bewährt haben, war es höchste Zeit zur Vereinfachung einiger Schnittstellen, vor allem bei den Lastschriftverfahren. Das hatten sich Länder wie Deutschland, die seit vielen Jahren mit Lastschriften arbeiten, bereits von Anbeginn gewünscht. Jetzt folgen diese Vereinfachungen leider als nachträgliche Formatänderungen im Herbst dieses Jahres.

Ab November nur noch ein SEPA-Lastschriftverfahren
Zur Vereinfachung wird es neben der Firmenlastschrift (SDD B2B) nur noch ein SEPA-Lastschriftverfahren geben (SDD CORE). Das COR1-Verfahren fällt weg, dafür gilt jedoch der eine Tag Vorlauf zukünftig für das CORE-Lastschriftverfahren und dessen bisher längere Vorlauffristen entfallen. Damit die Banken erkennen, ob „alte“ oder „neue“ CORE-Lastschriften eingereicht werden, ändern sich die internen Dateinamen („XML-namespace“) für das „neue“ CORE.

Auch bei Firmenlastschriften und SEPA-Überweisungsdateien kommt es gleichzeitig zu einer entsprechenden internen Namensänderung. Bei den Banken läuft das Ganze dann unter dem Stichwort SEPA 3.0, da die Details dazu in der Anlage 3 zum DFÜ-Abkommen, Version 3.0, fixiert sind. Zur weiteren Vereinfachung trägt bei, dass die Unterscheidung in Erst- und Folgelastschriften bei allen Lastschriftverfahren zum gleichen Zeitpunkt nicht mehr bindend ist.

Die Aufgaben, die sich aus diesen Änderungen ergeben, liegen diesmal überwiegend bei den Softwarehäusern und natürlich den Banken. Beide arbeiten zurzeit an der Anpassung der entsprechenden Schnittstellen und Programmversionen.
Zur Entschärfung der Übergangszeit hat die Deutsche Kreditwirtschaft den Banken und Sparkassen empfohlen, zumindest ein Jahr lang sowohl die bisherigen Formate als auch die neuen zu akzeptieren. Das heißt, dass es in der Regel nicht erforderlich sein wird, sofort im November umzustellen. Jedoch sollte die Umstellung nicht auf die lange Bank geschoben werden.

Wichtig: Immobilienunternehmen, die Electronic Banking-Programme oder Internet-Portale zur Übertragung von Zahlungsverkehrsdateien nutzen, sollten vor der Umstellung in der Software mit der Hausbank klären, ob auch diese Systeme dafür bereits eingerichtet sind. Gegebenenfalls muss noch ein Update erfolgen oder Sendeaufträge müssen angepasst werden, z. B. auf die Übertragung von CORE-Dateien anstatt bisher COR1.

Neue Schnittstellen im Zahlungsverkehr
Die Banken stellen nach und nach die elektronischen Kontoauszüge, die viele Immobilienunternehmen in die Verwaltungsprogramme einspielen, vom bisherigen Format SWIFT MT940 auf ein XML-Format um, das die SEPA-Felder analog zu den Zahlungsaufträgen darstellt. Das Format für die XML-Kontoauszüge heißt camt.053. Einen finalen Umstellungstermin gibt es hier bisher nicht.

Bekannt ist jedoch, dass im November 2017 das sogenannte DTI-Verfahren durch ein XML-Format (camt.054) abgelöst wird. DTI („Datenträgeraustauschformat Import“) nutzen Unternehmen, die z. B. Überweisungseingänge täglich von der Bank sammeln und in einer Summe auf dem Konto buchen lassen, anstatt alle einzeln. In der DTI-Datei, die von der Bank bereitgestellt wird, stecken die Einzelumsätze aus dem sogenannten Sammler. Wer dieses Verfahren nutzt, muss also 2017 umstellen.

SEPA-Änderungen: Was jetzt zu tun ist

  

Software rechtzeitig aktualisieren
Sprechen Sie Ihren Softwarepartner an und klären folgende Fragen:

  

Wie bzw. wann werden die erforderlichen Änderungen umgesetzt?

  

Wie erfolgt die Umstellung von den jetzt gültigen auf die neuen Formate?

  

Ist bei Bedarf nach der Umstellung eine temporäre Rückkehr zu den alten Formaten möglich?

  

Kreditinstitute einbinden
Sprechen Sie Ihre kontoführenden Kreditinstitute an und klären folgende Fragen:

  

Welche Übergangsregelung wird angeboten (Fristen, Tests)?

  

Ist das im Unternehmen vorhandene Electronic-Banking-Programm bzw. das genutzte Internet-Portal bereits in der Lage, Zahlungsdateien im neuen Format zu verarbeiten?

  

Sind Vertragsänderungen erforderlich?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass zu Prozessen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, der Verantwortliche Verfahrensverzeichnis führen muss. Insbesondere bei einer Prüfung durch die Datenschutzbehörden muss der Verantwortliche...
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