Aktenberge auf Taschenformat schrumpfen
Deutschland hat bei der Nutzung digitaler Technologien noch erheblichen Nachholbedarf. Eine der Branchen, die zu den Schlusslichtern in der Digitalisierung zählt, ist die Bauwirtschaft. Laut einer Studie des ZEW aus 2019 hinkt die deutsche Baubranche nicht nur im internationalen Vergleich, sondern selbst anderen Wirtschaftssegmenten am Heimatmarkt hinterher. Der Bauboom der letzten Jahre hat offenbar dazu geführt, dass viele Betriebe das Thema bislang hintanstellten – und nun verstärkt nach Möglichkeiten suchen müssen, ihre Prozesse zu optimieren.
Einführung einer Enterprise Content Management (ECM) Lösung
Die Anforderungen sind nicht geringer geworden: Ein harter Wettbewerb, das komplizierte Ausschreibungsrecht und das Handling zahlreicher Teilprojekte bei komplexeren Bauvorhaben erhöhen den Druck auf Gewinnmargen und Lieferfristen. Koordinierungsprobleme und Kommunikationslücken ziehen Projekte hingegen in die Länge, erhöhen die Kosten und das Risiko von Konventionalstrafen.
Manuelle und von Papier geprägte Abläufe kann sich in diesem Umfeld heute kaum noch jemand leisten. Dagegen führe die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements und ermögliche eine Prozessverbesserung.
Solch ein gepriesenes Enterprise Content Management (ECM) Lösung sei zum Beispiel "enaio" aus dem Hause Optimal Systems. Sie führt das komplette Unternehmenswissen auf einer Plattform zusammen, macht es intuitiv findbar und ermöglicht einen schnellen, dokumentierten Zugriff, auch von unterwegs, auf der Baustelle oder in Verhandlungen mit Lieferanten, so das Softwareunternehmen.
ECM-Lösung ist keine Einbahnstraße
„Nutzer können direkt über ihr Smartphone aktuelle Fotos zur Dokumentation einer Baustelle, im Zusammenhang mit Mängeln, Havarien oder Abnahmen, in die entsprechende Bauakte hochladen“, erläutert Florian Strüber, Produktmanager Professional Services beim deutschen Software-Spezialisten für Enterprise Content Management (ECM), Optimal Systems. „Hier ist sie sofort zentral für alle Beteiligten verfügbar.“
Arbeitserleichterung für Architekten, Bauherren und ausführende Gewerke
Sie behalten den Überblick über Planänderungen, Kostensteigerungen und den Fortschritt des gesamten Bauvorhabens. Zudem profitieren Anwender von wachsender Produktivität bei einem reduzierten Fehlerrisiko: Der Informationsfluss wird beschleunigt, Freigabeprozesse können automatisiert und durchgängig dokumentiert werden, die Archivierung aller Unterlagen erfolgt zuverlässig und revisionssicher.
Dank der zentralen Ablage aller Informationen in digital verfügbaren Projektakten, inklusive Fotos, Videos und der dazu gehörigen E-Mail-Korrespondenz, können Anwender so nicht nur in Echtzeit und von unterwegs, sondern auch noch Jahre später exakt nachvollziehen, wann welche Informationen vorgelegen haben, wer welche Aufträge erteilt und welche Leistungen abgenommen hat. Die zentrale Verwaltung aller beteiligten Personen und Behörden vereinfacht die Zuordnung der Vorgänge und das Führen des Schriftverkehrs.
Die Einführung einer ECM-Lösung wie enaio sei ein erster, zielführender Schritt zur Digitalisierung eines Unternehmens, gibt sich Florian Strüber von Optimal Systems überzeugt.: „Oft folgen dem Dokumentenmanagement bald weitere Anwendungen, wie die digitale Rechnungsbearbeitung oder andere, vor allem für das Baugewerbe wertvolle Funktionen: So bietet enaio GoBD-Konformität und lässt sich in Geoinformationssysteme (GIS) integrieren.“ Eine Erleichterung auch für Ämter und Unternehmen, die Daten mit geografischem Bezug verwalten: „Wir können nun in einer Akte navigieren, anstatt wie früher, in einer Access-Datenbank nach einzelnen Daten zu suchen“, beschreibt Andreas Schwanke, Projektleiter DMS der Hannoverschen Informationstechnologien (HannIT) die Vorteile der Anbindung seines GIS an enaio.
Quelle: Optimal Systems
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