Digitale Vermietung spart Zeit

Das Missverhältnis zwischen Aufwand und Nutzen bei der Vermietung war ein wesentliches Motiv für das 2017 in München gegründete Startup EverReal, eine digitale Lösung zur weitgehenden Automatisierung des Vermietungsprozesses zu entwickeln. Mittlerweile verfügen die Münchener nach eigenen Angaben über einen Kundenstamm, der deutschlandweit mehr als 400.000 Wohneinheiten verwalte und neben großen Wohnungsgesellschaften und Asset-Managern auch eine Reihe von Hausverwaltungen und Maklerunternehmen umfasse.

Vermietungsprozess lässt sich um mehrere Stunden reduzieren

Unternehmen, die ihren Vermietungsprozess mit der digitalen Lösung bereits weitestgehend automatisiert haben, berichten von erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen. So fiele nach dem nur wenige Tage beanspruchenden Wechsel von der manuellen Vermietung zum weitestgehend papierlosen digitalen Prozess schlagartig der weitaus überwiegende Teil von Telefonaten weg. Dasselbe gelte für die Papierstapel von ausgefüllten Formularen und Unterlagen, die zuvor während eines Vermietungsvorganges anfielen. Der Zeitaufwand reduziere sich um 50 bis 80 Prozent, was pro Vermietungsvorgang oft einer Zeitersparnis von mehreren Stunden entspreche.

Zum großen Teil sei diese Zeitersparnis einer wesentlich effizienteren Kommunikation mit den Mietinteressenten zu verdanken. Wurde früher mit beinahe jedem wenigstens einmal telefoniert oder ein Besichtigungstermin durchgeführt, so geschehe dies im digitalen Vermietungsprozess nur noch dann, wenn es sehr komplexe Fragen zu besprechen gibt oder wenn bereits feststeht, dass es sich um einen aussichtsreichen Interessenten handelt, für den die Wohnung tatsächlich infrage kommt.

Fragen wie die nach der Zahl der künftigen Mitbewohner, nach dem Einkommen oder nach der Möglichkeit, in der Wohnung Haustiere zu halten, werden bereits vorab im Rahmen eines automatisierten Prozesses geklärt, der mit der eingehenden Anfrage beginnt. Um die Interessentenauswahl möglichst optimal auf die Merkmale der angebotenen Wohnung abzustimmen, könnten vorab Kriterien definiert werden, die im Laufe des Prozesses abgefragt und bei der Interessentenauswahl berücksichtigt werden sollen.

Interessenten, die bei der Auswahl nicht zum Zuge kamen, aber weiterhin auf der Suche sind oder für andere Wohnungen infrage kommen könnten, haben die Möglichkeit, sich mit einem individuellen Suchprofil registrieren zu lassen. Sie werden dann automatisch benachrichtigt, sobald ein passendes Wohnungsangebot eingegangen ist.

Prozesse laufen datenschutzkonform ab

Dabei stelle der digitalisierte Prozess sicher, dass die Interessentendaten DSGVO-konform verarbeitet und die vorgeschriebenen Löschfristen automatisch eingehalten werden. Komplett digital laufen auch das Anfordern und Einreichen von Einkommensnachweisen und gegebenenfalls weiteren Unterlagen sowie die Vergabe von Terminen für Wohnungsbesichtigungen ab.

Für Hausverwalter und Vermietungsteams bedeute all das eine erhebliche Entlastung von Tätigkeiten, die einerseits zeitraubend und wenig anspruchsvoll sind, andererseits aber innerhalb des Unternehmens nicht oder nur in geringem Maß zur Wertschöpfung beitragen. Die zeitliche Entlastung ermögliche es, sich auf wichtigere Tätigkeiten und die Weiterentwicklung des Geschäfts zu fokussieren, statt immer wieder für längere Zeit durch repetitive Routinetätigkeiten blockiert zu werden.

Doch nicht nur die Vermietungsteams, sondern auch die potenziellen neuen Mieter müssen im Zusammenhang mit der Anmietung ihrer neuen Wohnung viel weniger Zeit aufwenden und können sich manchen Weg ersparen. Zudem können sie dabei moderne Kommunikationstools nutzen und bekommen ein Nutzererlebnis geboten, wie sie es von Unternehmen aus anderen Branchen längst gewohnt sind. Das wiederum sei auch für die Hausverwaltungen und Wohnungsunternehmen vorteilhaft, weil es zu einer höheren Nutzerzufriedenheit und mehr positiven Bewertungen führt. So lasse sich das bislang wenig profitable Vermietungsgeschäft von Hausverwaltern zu einer auf effiziente und profitable Weise erbrachten Leistung machen, die das Angebot einer Hausverwaltung für Eigentümer nicht nur abrundet, sondern eigene lukrative Ergebnisbeiträge leiste. (Red.)

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