Die App soll die Kalkulation vereinfachen
Facility Management umfasst einen Strauß verschiedener Aufgaben: Hausmeistertätigkeiten, Winterdienst und Reinigungsarbeiten wie Unterhaltsreinigung, die Reinigung von Außenanlagen wie Grünflächen, von Grauflächen wie Parkplätzen. Die Kosten hängen von der Dienstleistung ab: Die Kalkulation von Unterhaltsreinigungen erfolgt zum Beispiel über Raumbücher und die Quadratmeterleistung pro Stunde. Maschinenreinigung und Hausmeistertätigkeiten können dagegen nicht standardisiert kalkuliert werden, hier spielen Erfahrungswerte eine große Rolle.
Neben der Kalkulation besteht eine Schwierigkeit darin, dass die Arbeitsleistung und -qualität nicht objektiv gemessen werden können. Schnell wird eine Reinigungsleistung als nicht gut genug empfunden oder der Preis als zu hoch erachtet; Hausmeistertätigkeiten erscheinen als Black Box, weil sie sich nicht ohne Weiteres nachvollziehen lassen. Kommunikationsprobleme von Auftraggeber, Dienstleister und Mitarbeitern sind oft die Regel und erfordern zeitaufwändige Ortsbegehungen zur Klärung.
Digitale Arbeitsanweisung und Arbeitszeiterfassung schafft Transparenz
NFC-Chip erkennt, wann welcher Raum fertig ist
Eine App kann helfen bei diesen Problematiken, indem sie Transparenz schafft und damit das Arbeitszeit-, Leistungs- und Qualitätsmanagement im Facility Management vereinfacht. Sie funktioniert in Kombination mit der Transfertechnologie NFC (Near Field Communication), die einen drahtlosen Datenaustausch ermöglicht.
Das zu reinigende Objekt wird mit NFC-Chips versehen und an den Chips Leistungsverzeichnisse mit den Aufgaben hinterlegt, seien es die Blumen zu gießen oder den Müll zu leeren. Der Mitarbeiter scannt den Chip mit seinem Smartphone und erhält darüber eine Arbeitsanweisung in seiner Muttersprache. Mit dem Scan startet gleichzeitig die Arbeitszeiterfassung. Mit Bildern kann dokumentiert werden, wie der Raum vorgefunden und wie er verlassen wurde - dass Klopapier und Seife aufgefüllt wurden und Spiegel wieder glänzen. Mit dem Scan des nächsten Chips erkennt das System, welcher Raum wann fertig ist. Damit werden die Wegezeiten deutlich.
Die Chips können dabei so granular wie notwendig gesetzt werden: Es kann ein Stockwerk mit einem Chip versehen werden, jeder Raum, seien es Büro, Toilette oder Küchenzeile, oder sogar einzelne Gegenstände. In pharmazeutischen Laboren werden zum Beispiel Seifenspender bestückt, da hier Hygienevorschriften eingehalten werden müssen. Über die App kann die erfolgte Prüfung von Haltbarkeit und Funktion der Seifenspender dokumentiert werden.
App soll Orientierung, Struktur und Sicherheit schaffen
Durch die Zeiterfassung der App und ihre Dokumentationsfunktion gewinnen Kunde und Dienstleister einen umfassenden Überblick über die Arbeiten: Sie zeigt, wie lang welcher Einsatz dauerte, wie lang welcher Mitarbeiter vor Ort war und wie das Ergebnis ist.
Die so entstandene Transparenz vereinfacht die Kommunikation und hilft, Missverständnisse aufzuklären. Im Falle der Reinigung öffentlicher Toiletten wurde zum Beispiel Kritik an der Qualität der Arbeit laut. Mit der App wurde nachgewiesen, dass die Reinigungskraft die Toiletten morgens in tadellosem Zustand hinterließ, sie durch die hohe Frequentierung über den Tag aber wieder dreckig wurden. Mit diesem Wissen kann der Betreiber handeln, in diesem Fall die Reinigungsfrequenz erhöhen oder Desinfektionsmittel für die Besucher bereitstellen. Auch starke Abweichungen von den veranschlagten Zeiten lassen sich erklären: Wenn ein Büro nicht gereinigt werden muss, weil der Inhaber im Urlaub ist, und die Reinigungskraft die dort gesparte Zeit in der Toilette einsetzt, sodass die Arbeitszeit am Ende wieder ausgeglichen ist. Damit werden die Entscheidungen der Mitarbeiter nachvollziehbar.
Die Transparenz erlaubt zudem Einsparungen: Der Mitarbeiter erledigt nur jene Aufgaben, die notwendig sind - wenn der Teppich sauber ist, muss er nicht gesaugt werden - und reinigt bedarfsorientiert. Da der Nachweis der Arbeiten via App erfolgen kann, steigen die Qualität der Arbeitsleistung und die Effizienz, während die Fehlerquote sinkt. Auf Prozessabweichungen und Kundenwünsche kann schnell reagiert werden. Der Dienstleister kann sein Haftungsrisiko minimieren und für den Kunden wird ersichtlich, wofür er bezahlt. Es kommt zu weniger Rückfragen, die Zufriedenheit steigt und die Kundenbeziehung verbessert sich.
Die App erleichtert auch die Kalkulation im Facility Management ungemein: Mit ihr wird deutlich, welche Zeiten für welche Arbeiten benötigt werden, ob veranschlagte Zeiten über- oder unterschritten wurden. Durch die Sammlung von Daten lässt sich die durchschnittlich benötigte Zeit mit kleinen Abweichungen einfach und robust ermitteln. Damit wird die Preiskalkulation präziser und nachvollziehbarer.
Wissen zur Verfügung stellen und aktualisieren - Beispiel Aufzugwartung
Ein weiterer Vorteil liegt in der einfachen Bereitstellung von Wissen. Bleibt in einem Objekt ein Aufzug stecken und muss der technische Hausmeister die Personen aus der Fahrkabine evakuieren, ist das kein alltäglicher Vorgang. Er kann dann mit seinem Smartphone den NFC-Chip des Aufzugs auslesen, die hinterlegte Betriebsanweisung aufrufen und nachlesen, wie er vorgehen muss. Damit hat er die benötigten Informationen am richtigen Ort und zur richtigen Zeit und muss nicht im Büro Aktenordner durchsuchen, wenn es pressiert.
Fazit
Mit einer App werden alle Aufgaben des Facility Managements wie Reinigungs- und Wartungsarbeiten steuerbar. Arbeitsprozesse rund um die Gebäudeverwaltung werden transparent, da die Arbeitszeiten erfasst und die Ergebnisse dokumentiert werden können. Das erlaubt eine genaue Kalkulation, eine Optimierung der Abläufe und eine einfache Qualitätskontrolle. Zeit und Kosten sinken, die Effizienz erhöht sich – für stabile Kundenbeziehungen und Zufriedenheit bei allen Beteiligten.
Autor: Sven Häring, Geschäftsführer Novoworker und Experte für Aufgabenmanagement
weitere Informationen beim Unternehmen Novoworker, https://novoworker.de
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