Einwilligung der Mieter nicht erforderlich

Am 16. Mai 2022 ist Stichtag für die Datenerhebung zum Zensus 2021/22. Wegen der Pandemie hatte die Bundesregierung im September 2020 die Datenerfassung um ein Jahr auf Mai 2022 verschoben. Bei der etwa alle zehn Jahre organisierten Zählung werden auch Wohnungen und Gebäude erfasst. Hierfür müssen Verwalter beziehungsweise Wohnungseigentümer die geforderten Daten zu ihrem Wohnungsbestand melden. Viele wurden hierzu bereits 2019 von den statistischen Landesämtern angeschrieben. Im Zensusgesetz (ZensG 2021) wird dabei von „Großeigentümern“ gesprochen. Darunter fallen neben Wohnungsunternehmen auch Wohnungsgenossenschaften sowie große Verwaltungen. Sie sind verpflichtet, die Daten elektronisch zu übermitteln und zwar zunächst (bis Ende 2021) den Wohnungsbestand und zum Stichtag Mitte Mai 2022 dann detaillierte Informationen zu Mietern, Wohnungsgröße, Miethöhe etc. (§ 10 ZensG 2021).

Verwalter müssen also schon jetzt tätig werden. >> Wichtige Vorlagen für die Information des Verwalters an Eigentümer und Mieter - IVV-Musterdokumente Zensus 21/22

Auf nächster Eigentümerversammlung über Datenerhebung reden

Verwalter sollten mit ihren Eigentümern klären, ob sie – mittels Beauftragung – die Zensus-Datenübertragung übernehmen oder ob die einzelnen Eigentümer selbst die gewünschten Daten an die Statistikbehörde übermitteln, etwa weil sie dies nicht an ihren Liegenschaftsbetreuer übertragen möchten, oder weil dieser nicht über alle erforderlichen Daten verfügt. Optimalerweise sollten Verwalter das Thema auf die Tagesordnung der nächsten Eigentümerversammlung im Frühjahr 2021 setzen.

In letzterem Fall müssen die Verwalter lediglich eine Liste der betreuten Objekte samt der dazugehörigen Eigentümerdaten an die Statistikbehörde übermitteln. Im zweiten Schritt müssen dann die Wohnungseigentümer aktiv werden und die weiteren Zensus-Angaben liefern.

Mehraufwand hält sich in Grenzen

Im Gegensatz zum letztmals durchgeführten Zensus 2011 gilt mittlerweile die neue Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), die Mitte Mai 2018 in Kraft trat und neben der Immobilienbranche auch viele weitere Bereiche tangiert. Was die Volkszählung 2021/22 betrifft, kann allerdings Entwarnung gegeben werden: Für Verwalter und Eigentümer hält sich der Mehraufwand in Grenzen. Neben der eigentlichen Datenübertragung müssen sie ihre Mieter darüber informieren, dass sie die notwendigen Daten an die Behörde übermitteln. Hierfür müssen sie nicht die Einwilligung der Mieter einholen (Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO in Verbindung mit § 10 ZensG 2021).

Das Zensusgesetz enthält spezielle Verpflichtungen, die den Datenumgang rechtfertigen. So stellt sich die Situation im Übrigen auch beim Geldwäschegesetz dar: Auch hier müssen Immobiliendienstleister personenbezogene Daten von Kauf- und teilweise Mietinteressenten sammeln und archivieren. Dieses Vorgehen ist ebenfalls von der DS-GVO gedeckt.

Diese Daten werden übermittelt

Beim Zensus 2021/22 reichen Verwalter beziehungsweise Eigentümer besonders folgende Daten weiter: Wohnungsanschrift, Anzahl der Bewohner, Wohnungsgröße, Miethöhe, Zimmer-zahl sowie die Namen von bis zu zwei Personen, die in der Wohnung leben. Von den auskunftsverpflichteten Verwaltern beziehungsweise Eigentümern werden ebenfalls Name, Anschrift, Kontaktdaten erfasst sowie Angaben etwa zu Eigentumsverhältnissen, Gebäudetyp, Baujahr, Zahl der Wohnungen, Heizungsart und Energieträger.

Mieter können per E-Mail informiert werden

Die oben genannte Mieter-Information kann per E-Mail oder Post verschickt werden. Für künftige Mietverhältnisse kann auch ein Beiblatt zum Mietvertrag erstellt werden und darüber informieren, dass vom Verwalter oder Eigentümer personenbezogene Mieterdaten an staatliche Stellen weitergereicht werden, sofern er dazu verpflichtet ist. Dies würde die Arbeit des Liegenschaftsbetreuers bei künftigen Volkszählungen vereinfachen.

>> Wichtige Vorlagen für die Information des Verwalters an Eigentümer und Mieter - IVV-Musterdokumente Zensus 21/22

Laufende Mietverträge müssen nicht angepasst werden. Unter Umständen kann auf dieses Informationsgebot verzichtet werden, falls bereits in bestehenden Mietverträgen eine solche Generalklausel fixiert ist.

Ratsam könnte es sein, dass Verwalter dieses Informationsschreiben nutzen, um den Mieter grundsätzlich über den Umgang mit den erhobenen Daten zu informieren. Damit dieser weiß, welche persönlichen Daten erfasst sind und zu welchem Zweck diese verarbeitet werden.

Auf diese Weise könnten Eigentümer und auch Verwalter, die diese Informationspflicht bislang nicht erfüllt haben, dies anlassbezogen nachholen.

>> IVV-Musterdokumente Zensus 21/22 - Vorlagen für die Information des Verwalters an Eigentümer und Mieter