Berufszulassung Verwalter: Ab auf's Amt

So erhalten Sie als Verwalter eine Gewerbeerlaubnis

Seit dem 1. August 2018 gelten erstmals gesetzliche Voraussetzungen für die Ausübung des Verwalter- und Maklerberufs. Ohne behördliche Genehmigung kann man beide Berufe nicht mehr ausüben. Unser Experte beschreibt, was jetzt zu tun ist.

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Was hat es auf sich mit der neuen gewerberechtlichen Verordnung für Verwalter? Hier gibt's Antworten. FOTO: ADOBESTOCK/RRF
Was hat es auf sich mit der neuen gewerberechtlichen Verordnung für Verwalter? Hier gibt's Antworten. FOTO: ADOBESTOCK/RRF

Nach Jahren der politischen und parlamentarischen Diskussion trat am 1. August 2018 eine gewerberechtliche Verordnung in Kraft. Sie gilt seit diesem Datum für Berufseinsteiger und ab 1. März 2019 auch für bereits tätige Makler und Immobilienverwalter. Die neue Verordnung soll den Verbraucherschutz für Immobilienkäufer sowie Wohnungseigentümer und Besitzer von Immobilien stärken. Die Verbände der Wohnungswirtschaft sehen jedoch in dem Gesetzentwurf lediglich einen ersten Schritt. Die in Paragraf 34c der Gewerbeordnung verlangten Pflichten für die Erteilung einer Berufszulassung sind schnell aufgezählt:

  • Die Weiterbildung im Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren.
  • Der Abschluss einer Berufshaftpflichtversicherung (die de facto eine Vermögensschadenversicherung ist), jedoch nur für Immobilienverwalter und nicht für Makler vorgeschrieben ist.
  • Der Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse (kein Insolvenzverfahren eröffnet).
  • Der Nachweis der Zuverlässigkeit (keine Vorstrafen innerhalb der letzten fünf Jahre vor Antragsstellung)
  • Doch wenn man etwas genauer hinsieht, ist das Verfahren für die Berufszulassung aufwendiger, als es auf den ersten Blick scheint.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht zur Gewerbeanmeldung trifft gewerblich tätige WEG-Verwalter, Mietverwalter, Verwalter von Sondereigentum im WEG sowie Immobilienmakler. Nicht betroffen sind Immobilienverwalter, die ausschließlich gewerbliche Immobilien betreuen, Banken und Vermögensverwalter.

Wo ist der Antrag zu stellen?

In aller Regel ist der Antrag auf Berufszulassung bei den örtlichen Orts- oder Gewerbeämtern zu stellen. In Niedersachsen und Schleswig-Holstein ist die Industrie- und Handelskammer zuständig. Da die Zuständigkeiten in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich geregelt sind, sollte man sich vorab entsprechend informieren. Überwiegend kann der Antrag online gestellt werden. In Berlin zum Beispiel über die Seite www.service.berlin.de/dienstleistung.

Wie teuer ist die Bearbeitung des Antrags?

Die Höhe der Gebühren ist ebenfalls in den einzelnen Bundesländern sehr unterschiedlich. Beispielhaft berechnet die IHK in Niedersachsen eine Gebühr von 300 Euro; die Gewerbeämter in Bayern verlangen zwischen 150 und 1.000 Euro; die Berliner Bezirksverwaltungen haben Gebühren zwischen 100 und 1.800 Euro angekündigt.

Welche Unterlagen sind mit dem Antrag einzureichen?

  • Eine Kopie des Personalausweises des Antragstellers.
  • Ein polizeiliches Führungszeugnis – zu beantragen beim Bürgeramt/Einwohnermeldeamt oder online www.bundesjustizamt.de.
  • Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister (natürliche Person) – zu beantragen bei Bürgeramt/Ordnungsamt oder online www.bundesjustizamt.de.
  • Ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister (juristische Person) – zu beantragen beim Ordnungsamt oder online www.bundesjustizamt.de.
  • Eine Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts (regional unterschiedlich).
  • Ein Auszug aus dem Schuldnerverzeichnis des zuständigen Insolvenzgerichts (www.justizadressen.nrw.de); diese Seite gilt bundesweit, oder unter www.vollstreckungsportal.de.
  • Ein Auszug aus dem Insolvenzverzeichnis des Wohnortgerichtes.
  • Ein aktueller Auszug aus dem Handelsregister, www.handelsregister.de.
  • Eine Bescheinigung über das Bestehen einer Berufshaftpflichtversicherung mit Vermögensschaden-Versicherung; Mindestdeckung 500.000 Euro je Einzelfall sowie eine Million Euro pro Jahr.

Welche Weiterbildungspflichten gibt es?

Die Gewerbeordnung verlangt eine berufliche Weiterbildung von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren. Die sogenannte ‚Alte-Hasen-Regelung‘ für Immobilienverwalter und -makler, die über mehr als sechs Jahre Berufserfahrung verfügen, findet in den neuen Berufszulassungsvoraussetzungen keine Anwendung. Es gibt also keine „Schonfrist“ für berufserfahrene Verwalter.

Zur Weiterbildung verpflichtet sind Inhaber und Mitarbeiter mit Tätigkeiten, die für das Maklergeschäft oder die Immobilienverwaltung relevant sind, hierzu gehören auf jeden Fall die Objektbetreuer. Geschäftsführer, die nicht operativ tätig sind, können ihre Weiterbildungspflicht zum Beispiel auf Abteilungsleiter delegieren.
Wie die 20 Stunden Weiterbildung auf drei Jahre verteilt werden, bleibt jedem Verwalter und Makler überlassen. Ein Übertrag von Stunden in andere Jahre ist allerdings nicht möglich.
Beim Format macht die Verordnung keine Vorgaben. Zulässig sind Präsenzseminare, Webinare, Inhouse-Schulungen oder auch das Selbststudium.

Für Immobilienverwalter und Mitarbeiter, die im Besitz eines Ausbildungsabschlusses als Immobilienkaufmann oder Immobilienkauffrau oder eines Weiterbildungsabschlusses als Geprüfter Immobilienfachwirt sind, beginnt die Pflicht zur Weiterbildung erst drei Jahre nach Erwerb des Bildungsabschlusses.

Seite 2: Wer darf Schulungen für Verwalter anbieten? Welche Inhalte sollen vermittelt werden? Was passiert mit den Nachweisen über Qualifizierungen? Was passiert, wenn ich nichts tue? Fazit.

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Wer darf Schulungen für Verwalter anbieten?

Hierzu macht die Gewerbeordnung keine konkreten Angaben. Anbieter von Qualifizierungen benötigen keine Zertifizierung. Allerdings muss jeder Weiterbildungsmaßnahme eine Planung zugrunde liegen. Sie muss systematisch organisiert und die Qualität der Weiterbildungsanbieter muss sichergestellt sein. Es dürfte klar sein, dass Weiterbildungsangebote von Berufsverbänden oder Fachverlagen diesen Kriterien genügen.

Welche Inhalte sollen vermittelt werden?

Gemäß Anlage 1 der Makler- und Bauträgerverordnung müssen Schulungen für Immobilienverwalter unter anderem folgende Themenfelder beinhalten:

  • Grundlagen der Immobilienwirtschaft
  • Rechtliche Grundlagen
  • Kaufmännische Grundlagen
  • Verwaltung von Wohnungseigentumsobjekten
  • Verwaltung von Mietobjekten
  • Technische Grundlagen der Immobilienverwaltung.

Der detaillierte Umfang ergibt sich aus der angesprochenen Anlage 1 zu § 15b der Makler- und Bauträgerverordnung.

Was passiert mit den Nachweisen über Qualifizierungen?

Immobilienverwalter und -makler sind verpflichtet, der zuständigen Behörde die Nachweise über absolvierte Schulungen zu melden, und zwar zum Ablauf des nächsten Kalenderjahres. Dies erfolgt mittels Antragsformular (Anlage 3 der Makler- und Bauträgerverordnung). Der BVI e.V. (www.bvi-verwalter.de) hat dieses Formular zum Herunterladen auf seiner Internetseite bereitgestellt.

Die Nachweise sind fünf Jahre lang auf dauerhaften Datenträgern in den Büroräumen des Unternehmens aufzubewahren. Dem Kunden gegenüber müssen die Nachweise nur auf dessen Verlangen erbracht werden.
Verwalter sollten die „Zeugnisse“ über die Qualifizierung von Teammitgliedern offensiv für das Marketing einsetzen. Zum Beispiel durch Veröffentlichung auf der Firmen-Homepage oder für die Bewerbung um neue WEG-Gemeinschaften.

Welche Versicherung ist abzuschließen?

In der Verordnung wird ausdrücklich von einer Berufshaftpflichtversicherung gesprochen, die Vermögensschäden mit abdecken muss. De facto handelt es sich also um eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung. Eine solche Versicherung ist erfahrungsgemäß für Mitglieder eines Berufsverbandes ohnehin verpflichtend. Prüfen sollte man jedoch – sofern kein Neuabschluss erfolgen muss –, ob die Versicherung die vorgeschriebene Mindestdeckungssumme von 500.000 Euro im Einzelschadenfall und von 1 Million Euro im Jahr umfasst.

Und Achtung: Der Behörde muss bei der Erlaubnisbeantragung eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens beigefügt werden, die nicht älter als drei Monate sein darf. Die Übersendung einer Versicherungspolice reicht m.E. nicht aus.

Gibt es darüber hinaus etwas zu tun?

Mit Inkrafttreten der neuen Zulassungsverordnung müssen Immobilienverwalter und Makler der zuständigen Behörde melden, wenn es Änderungen in der Unternehmensleitung gibt.

Bei Beginn eines Mietverhältnisses sind sich die Parteien noch sympathisch, haben Sie sich ja gerade erst auf den Abschluss eines Mietvertrages geeinigt. Streitigkeiten entstehen erst später, nach dem Einzug der Mieter oder bei ihrem Auszug. Und plötzlich ist man...

Was passiert, wenn ich nichts tue?

Die Nichterfüllung der Pflichten gemäß Zulassungsverordnung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit einem Bußgeld bis zu 5.000 Euro bestraft werden. Auch wenn eine Prüfung durch die Behörden vermutlich nicht ‚flächendeckend‘ erfolgen kann, sollte man dieses Risiko vermeiden.

Fazit

Für neue Immobilienverwalter und Makler ist die Anmeldung ihres Gewerbes ohne die o.g. Voraussetzungen seit August 2018 nicht mehr möglich. Bereits tätige Unternehmen sollten aber die Übergangsfrist bis zum 1. März 2019 nicht voll ausschöpfen. Unser Autor Hajo Oertel, Immobilienverwalter und Berater empfiehlt: Stellen Sie möglichst umgehend den entsprechenden Antrag und reichen Sie die benötigten Unterlagen ein, weil auch auf den Ämtern teilweise die Zuständigkeiten noch nicht hundertprozentig klar sind.

Artikel aus der Printausgabe der Zeitschrift IVV immobilien vermiete & verwalten, 11/2018.

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