Software für Hausverwalter - mobil und multifunktional

Wie unterscheiden sich die Programme, worauf kommt es an und was eignet sich für wen am besten? 

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Immobilienverwaltungsprogramme sind für Hausverwalter die wichtigsten digitalen Bürowerkzeuge. Foto: Toschiba
Immobilienverwaltungsprogramme sind für Hausverwalter die wichtigsten digitalen Bürowerkzeuge. Foto: Toschiba

Anstelle spezieller Hausverwalter-Software werden für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Wohnimmobilien noch immer teilweise Office-Programme eingesetzt. Doch Adressverwaltungs-, Text- und Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich nur bedingt für die Verwaltung umfangreicher Gebäude- und Mieterdaten, die rechtssichere Abrechnung oder die Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben. Kommt es dabei zu Fehlern, kann es mitunter auch rechtlich brenzlig werden. Damit das nicht passiert, sorgt Hausverwalter-Software für klein- und mittelständische, aber auch große Hausverwaltungen oder private Hausverwalter dafür, dass administrativ und wirtschaftlich alles rund läuft. Für neue Impulse sorgen aktuelle IT-Trends wie das Mobile und Cloud Computing. Software für Hausverwalter bietet heute weitaus mehr als nur Funktionen für die Mieterverwaltung, Korrespondenz, Heiz- und Nebenkostenabrechnung.

Was kann Hausverwalter-Software?
Hausverwalter-Software unterstützt administrative und betriebliche Abläufe rund um die Verwaltung, Vermietung und Abrechnung von Gebäuden, Wohnungen und Gewerbeimmobilien. Zu den Einsatzbereichen zählen die Verwaltung von Miet- und Eigentumshäusern, die WEG-Verwaltung mit und ohne Sondereigentum, Objekte des sozialen Wohnungsbaus sowie gewerblich und teilgewerblich genutzte Gebäude. Während sich einige Produkte auf die zentralen Be­reiche der Hausverwaltung konzentrieren, decken andere auch den kaufmännischen Part – und decken damit einen Teil von ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) für die Planung und Kontrolle von Unternehmensressourcen ab. Der Vorteil dieser Komplettsysteme liegt vor allem darin, dass einmal erfasste Daten vielfach und vielfältig genutzt werden – etwa für die Kontrolle unternehmerischer Abläufe oder als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Welche Funktionen die Software im Einzelnen bietet, hängt vom jeweiligen Programmkonzept, der Zielgruppe und natürlich vom Preis ab. Da viele Programme modular aufgebaut sind, lassen sich individuelle Lösungen zuschneiden. Das hat den Vorteil, dass die Anwender nur jene Programm-Module erwerben müssen, die sie aktuell auch tatsächlich benötigen. Ist ­später eine Funktionserweiterung fällig, werden einfach entsprechende Module hinzugekauft. Zu den Anwendern zählen private Vermieter mit weniger als 100 Objekten ebenso, wie große Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft mit 10.000 Verwaltungseinheiten und mehr. Um den daraus resultierenden unterschiedlichen Funk­tionsanforderungen gerecht zu werden, ­offerieren die Softwarehäuser für aus­gewählte Zielgruppen zugeschnittene Produkte – oder gleich mehrere Produkte mit unterschiedlichem Leistungsumfang.

Was macht eine gute Software aus?
Aktuelle Stammdaten (Gebäude-, Objekt-, Eigentümer-, Mieter-, Handwerkerdaten etc.) sind die Grundlage einer effizienten Immobilienverwaltung, weshalb die Stammdaten-Verwaltung stets im Zentrum steht. Erst wenn alle relevanten Informationen – in der Regel per manueller Eingabe oder per Datenimport – eingegeben worden sind, ist die Software produktiv einsetzbar. Das vom Programm verwendete Datenbankkonzept spielt dabei eine wichtige Rolle. Es bildet die Grundlage für eine schnelle Verarbeitung und Auswertung der Daten und ist verantwortlich für die Verarbeitungsgeschwindigkeit des Programms. Insbesondere bei zunehmender Datenfülle kann das Programm schnell an seine Grenzen stoßen, weshalb man auf die maximale Anzahl der verwaltbaren Wohneinheiten achten sollte. Mehrere Anzeigeoptionen (Tabellen- oder Baumstruktur) und Suchkriterien (Gebäude, Wohnung, Mieter, Dokument etc. und freie Textsuche) sollten das schnelle Auffinden von Informationen ermöglichen. Zu den ­Basisfunktionen zählen die Objekt-, Mieter-, WEG- und Vertragsverwaltung, ferner die Mietenabrechnung, Heizkosten- und Nebenkostenabrechnung. Besonders zeitsparend ist die Automatisierung von Zahlungsvorgängen bei Lastschriften, Überweisungen und Zahlungsabgleichungen per Online-Banking, das inzwischen von nahezu allen Programmen unterstützt wird. Um Probleme mit nicht oder teilweise beglichenen Mietzahlungen kümmert sich das Mahnwesen: Standardisierte Mahnschreiben werden unter Berücksichtigung von Mahnstufen und Mahngebühren automatisch erstellt und die Forderungen mit gegebenenfalls inzwischen geleisteten Zahlungen abgeglichen. Nicht alle Programme verfügen über eine doppelte Buchführung, da sie nicht für jeden relevant ist. Die Führung eines Soll- und Habenkontos ist zwar etwas aufwändig, aber für alle Kaufleute Pflicht. Schnittstellen wie DATEV, DTAUS, PDF, DOC, XLS, HTML, Elster etc. sowie ein GDPdU-Export sollten für den reibungslosen Austausch der Lohnabrechnung, dem Online-Banking, Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, oder Steuerprogrammen sorgen, respektive eine digitale Betriebsprüfung ermöglichen. Teilweise unterstützen die Programme auch die Vermietung oder den Verkauf leer stehender Objekte. Entsprechende Akquisitionsunterlagen lassen sich sowohl als PDF-Exposés als auch als HTML-Dateien für die Veröffentlichung auf der eigenen Internetseite aufbereiten. Zu den weiteren optionalen Zusatzfunktionen zählen die Terminverwaltung, Archivierung und Datensicherung, das Dokumentenmanagement, das Unternehmenscontrolling und anderes mehr. Da die Anforderungen an Aktualität und Rechtssicherheit bei Hausverwaltungssoftware hoch sind, sind kontinuierliche ­Aktualisierungen der Software wichtig. ­Änderungen im Mietrecht sollten dabei ebenso automatisch per Online-Update eingespielt werden, wie Fehlerbehebungen, Erweiterungen oder softwaretechnische Verbesse­rungen. Da man mit dem Anbieter eine längerfristige Beziehung eingeht (Stichwort: Support, Software-Updates/Upgrades, Wartungsverträge etc.), sollte man sich diesen genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Unternehmen setzten die Software bereits ein?

Im Trend: Mobilität und Flexibilität
Aktuelle IT-Trends wie das Mobile oder Cloud Computing machen sich auch im Bereich der Immobilienverwaltung bemerkbar. Auf Smartphones oder Tablet-PCs online oder offline lauffähige Programme und Apps unterstützen die mobile Erfassung von Terminen und Kontakten, von Beschlüssen bei Wohnungseigentümer-Versammlungen oder von Mängeln bei Wohnungsbegehungen per Text und Foto. Per automatischer Synchronisierung werden beide Systeme, mobil wie stationär, auf dem aktuellen Stand gehalten. Cloud Computing-Anwendungen ermöglichen den plattform-, zeit- und ortsunabhängigen Onine-Zugriff auf Programme, Objekt- und Bürodaten. Anstatt für jeden Arbeitsplatz eine Programm-Lizenz kaufen zu müssen, wird die Softwarenutzung als Dienstleistung über eine monatliche Gebühr abgegolten. Dazu werden Software-Mietmodelle offeriert, die nicht oder nur teilweise auf dem Desktop-PC installiert sind und über Internetbrowser genutzt werden. Der Anbieter sorgt für die Verfügbarkeit, Wartung und das Update der Software. Loggt man sich online in das System ein, kann man Objekte und Verwaltungseinheiten anlegen, Mietverhältnisse verknüpfen und Buchungen vornehmen. ­Damit ist man in der Lage, beispielsweise von unterwegs oder vom Home-Office aus auf gerade benötigte Daten zuzugreifen oder am aktuellen Projekt weiterzuarbeiten – vorausgesetzt man verfügt über eine stabile Internet-Verbindung. Andere mobile Lösungen setzten diese nicht zwingend voraus, machen dafür aber einen späteren, in der Regel automatischen Datenabgleich mit
der Bürosoftware erforderlich. Für die Sicherheit der Arbeitsdaten, die über Internet-Browser eingegeben und teilweise auf ­externen Servern gespeichert werden, sorgen sichere Datenverbindungen, Firewalls, ­Viren-Scanner etc.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass bei der Erhebung von personenbezogenen Daten der Betroffene zu informieren ist. Im laufenden Arbeitsverhältnis werden in der Regel keine neuen personenbezogenen Daten erhoben. Um Klarheit und Vertrauen im...

Was bietet der Markt?
Programme für Immobilienverwalter, die Gebäude und Wohnungen professionell verwalten und ihre Betriebsabläufe rationa­lisieren wollen, gehören heute zum wichtigsten Arbeitswerkzeug und Kontrollinstrument von Hausverwaltungsunternehmen. Doch das Angebot ist mit über 60 deutschsprachigen Programmen immer schwerer zu überschauen. Ein Pflichtenheft, das alle für das Unternehmen relevanten Anforderungen enthält, leistet da gute Dienste: Erfüllt eine Software einen oder mehrere essen­zielle Punkte nicht, ist sie aus dem Renne­n. So kann man die Vielzahl der Lösungen schrittweise eingrenzen und nach einer Testphase schließlich das passende ­Produkt finden. Die Softwarekosten liegen zwischen 100 und 5.000 € pro Arbeitsplatz, je nach Programmkonzept, Anzahl der verwalteten Einheiten, der Ausbaustufe, den gewählten Optionen etc. Über wichtige Kernfunktionen verfügen auch Programme ab 100 €. Private Hausverwalter und kleine Hausverwalter, die sich für diese Low-cost-Programme entscheiden, erhalten damit ganz passable Werkzeuge. Mittlere und große Unternehmen sollten deutlich mehr Zeit und Geld investieren. Neben dem Softwarepreis sollte man auch die Folgekosten nicht aus dem Auge verlieren: Wie viel kostet die Telefon-Hotline, respektive ist sie im Software-Servicevertrag enthalten? Was kostet ein Software-Servicevertrag jährlich (in der Regel zwischen 10 und 15 % des ­aktuellen Software-Listenpreises)? Welche Alternativen zur Telefon-Hotline gibt es (Fax/E-Mail, FAQ-Onlinerubrik, Fernwartung etc.)? Was kosten Updates/Upgrades bzw. ein Software-Servicevertrag? Wie lange dauert die Einarbeitungsphase, werden Schulungen angeboten und was kostet eine Schulung­?

Autor:Marian Behaneck

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