Software für Hausverwalter - mobil und multifunktional

November 2014
Immobilienverwaltungsprogramme sind für Hausverwalter die wichtigsten digitalen Bürowerkzeuge. Foto: Toschiba

Wie unterscheiden sich die Programme, worauf kommt es an und was eignet sich für wen am besten? 

Anstelle spezieller Hausverwalter-Software werden für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Wohnimmobilien noch immer teilweise Office-Programme eingesetzt. Doch Adressverwaltungs-, Text- und Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich nur bedingt für die Verwaltung umfangreicher Gebäude- und Mieterdaten, die rechtssichere Abrechnung oder die Kontrolle von Einnahmen und Ausgaben. Kommt es dabei zu Fehlern, kann es mitunter auch rechtlich brenzlig werden. Damit das nicht passiert, sorgt Hausverwalter-Software für klein- und mittelständische, aber auch große Hausverwaltungen oder private Hausverwalter dafür, dass administrativ und wirtschaftlich alles rund läuft. Für neue Impulse sorgen aktuelle IT-Trends wie das Mobile und Cloud Computing. Software für Hausverwalter bietet heute weitaus mehr als nur Funktionen für die Mieterverwaltung, Korrespondenz, Heiz- und Nebenkostenabrechnung.

Was kann Hausverwalter-Software?
Hausverwalter-Software unterstützt administrative und betriebliche Abläufe rund um die Verwaltung, Vermietung und Abrechnung von Gebäuden, Wohnungen und Gewerbeimmobilien. Zu den Einsatzbereichen zählen die Verwaltung von Miet- und Eigentumshäusern, die WEG-Verwaltung mit und ohne Sondereigentum, Objekte des sozialen Wohnungsbaus sowie gewerblich und teilgewerblich genutzte Gebäude. Während sich einige Produkte auf die zentralen Be­reiche der Hausverwaltung konzentrieren, decken andere auch den kaufmännischen Part – und decken damit einen Teil von ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) für die Planung und Kontrolle von Unternehmensressourcen ab. Der Vorteil dieser Komplettsysteme liegt vor allem darin, dass einmal erfasste Daten vielfach und vielfältig genutzt werden – etwa für die Kontrolle unternehmerischer Abläufe oder als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Welche Funktionen die Software im Einzelnen bietet, hängt vom jeweiligen Programmkonzept, der Zielgruppe und natürlich vom Preis ab. Da viele Programme modular aufgebaut sind, lassen sich individuelle Lösungen zuschneiden. Das hat den Vorteil, dass die Anwender nur jene Programm-Module erwerben müssen, die sie aktuell auch tatsächlich benötigen. Ist ­später eine Funktionserweiterung fällig, werden einfach entsprechende Module hinzugekauft. Zu den Anwendern zählen private Vermieter mit weniger als 100 Objekten ebenso, wie große Unternehmen aus der Immobilienwirtschaft mit 10.000 Verwaltungseinheiten und mehr. Um den daraus resultierenden unterschiedlichen Funk­tionsanforderungen gerecht zu werden, ­offerieren die Softwarehäuser für aus­gewählte Zielgruppen zugeschnittene Produkte – oder gleich mehrere Produkte mit unterschiedlichem Leistungsumfang.

Was macht eine gute Software aus?
Aktuelle Stammdaten (Gebäude-, Objekt-, Eigentümer-, Mieter-, Handwerkerdaten etc.) sind die Grundlage einer effizienten Immobilienverwaltung, weshalb die Stammdaten-Verwaltung stets im Zentrum steht. Erst wenn alle relevanten Informationen – in der Regel per manueller Eingabe oder per Datenimport – eingegeben worden sind, ist die Software produktiv einsetzbar. Das vom Programm verwendete Datenbankkonzept spielt dabei eine wichtige Rolle. Es bildet die Grundlage für eine schnelle Verarbeitung und Auswertung der Daten und ist verantwortlich für die Verarbeitungsgeschwindigkeit des Programms. Insbesondere bei zunehmender Datenfülle kann das Programm schnell an seine Grenzen stoßen, weshalb man auf die maximale Anzahl der verwaltbaren Wohneinheiten achten sollte. Mehrere Anzeigeoptionen (Tabellen- oder Baumstruktur) und Suchkriterien (Gebäude, Wohnung, Mieter, Dokument etc. und freie Textsuche) sollten das schnelle Auffinden von Informationen ermöglichen. Zu den ­Basisfunktionen zählen die Objekt-, Mieter-, WEG- und Vertragsverwaltung, ferner die Mietenabrechnung, Heizkosten- und Nebenkostenabrechnung. Besonders zeitsparend ist die Automatisierung von Zahlungsvorgängen bei Lastschriften, Überweisungen und Zahlungsabgleichungen per Online-Banking, das inzwischen von nahezu allen Programmen unterstützt wird. Um Probleme mit nicht oder teilweise beglichenen Mietzahlungen kümmert sich das Mahnwesen: Standardisierte Mahnschreiben werden unter Berücksichtigung von Mahnstufen und Mahngebühren automatisch erstellt und die Forderungen mit gegebenenfalls inzwischen geleisteten Zahlungen abgeglichen. Nicht alle Programme verfügen über eine doppelte Buchführung, da sie nicht für jeden relevant ist. Die Führung eines Soll- und Habenkontos ist zwar etwas aufwändig, aber für alle Kaufleute Pflicht. Schnittstellen wie DATEV, DTAUS, PDF, DOC, XLS, HTML, Elster etc. sowie ein GDPdU-Export sollten für den reibungslosen Austausch der Lohnabrechnung, dem Online-Banking, Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations-, oder Steuerprogrammen sorgen, respektive eine digitale Betriebsprüfung ermöglichen. Teilweise unterstützen die Programme auch die Vermietung oder den Verkauf leer stehender Objekte. Entsprechende Akquisitionsunterlagen lassen sich sowohl als PDF-Exposés als auch als HTML-Dateien für die Veröffentlichung auf der eigenen Internetseite aufbereiten. Zu den weiteren optionalen Zusatzfunktionen zählen die Terminverwaltung, Archivierung und Datensicherung, das Dokumentenmanagement, das Unternehmenscontrolling und anderes mehr. Da die Anforderungen an Aktualität und Rechtssicherheit bei Hausverwaltungssoftware hoch sind, sind kontinuierliche ­Aktualisierungen der Software wichtig. ­Änderungen im Mietrecht sollten dabei ebenso automatisch per Online-Update eingespielt werden, wie Fehlerbehebungen, Erweiterungen oder softwaretechnische Verbesse­rungen. Da man mit dem Anbieter eine längerfristige Beziehung eingeht (Stichwort: Support, Software-Updates/Upgrades, Wartungsverträge etc.), sollte man sich diesen genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Unternehmen setzten die Software bereits ein?

Suchbegriffe: Hausverwalter-SoftwareSoftware

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Ich verwalte meine eigene Immobilie mit 8 WE; möglicherweise kommt Anfang 2018 eine weitere gleichgroße Immobilie hinzu. Dazu suche ich eine Software. Sollten Sie eine DEMO-Version Ihrer Software haben, bitte senden. Wolfgang Jürgens, Dipl. Betriebswirt Kettingsacker 7, 65199 Wiesbaden 0611 - 724 947 71, w-juergens@t-online.de

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