Musterschreiben im Zuge der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Mit diesem Service will der DDIV und Landesverbände das Etablieren reibungsloser Abläufe zur neuen DSGVO in den Unternehmen unterstützen, um hohe Bußgelder zu vermeiden. Die Unterlagen werden über einen Zeitraum von einem Jahr regelmäßig aktualisiert.

Die Anforderungen der DSGVO gelten für alle Unternehmen ab dem 25. Mai. Fast jede Branche muss sich dabei jedoch unterschiedlichen Herausforderungen stellen. Der DDIV hat zuletzt festgestellt, dass große Unsicherheiten in den Immobilienverwaltungen bestehen, wie die Verordnung umzusetzen ist und welcher Aufwand und Kosten damit verbunden sind.

Die Datenschutzgrundverordnung stellt für Immobilienverwaltungen eine große Herausforderung dar. Gegenüber dem bislang geltenden Bundesdatenschutzgesetz bringt die DSGVO zahlreiche Veränderungen beim Umgang mit persönlichen Daten mit sich. Das Ziel der neuen Datenschutzauflagen ist es, die Rechte betroffener Personen an ihren persönlichen Daten noch stärker als bislang zu schützen. Verstöße werden künftig mit deutlich höheren Bußgeldern geahndet. Dabei ist davon auszugehen, dass künftig schneller Strafen verhängt und weniger Verwarnungen ausgesprochen werden – die EU-Datenschutz-Kommission erwartet eine konsequente Anwendung der Bußgeldvorschriften.

Verfahrensverzeichnisse und Musterbegleitschreiben – kostenlos für Mitglieder

Der DDIV hat daher die Kanzlei Groß Rechtsanwälte Berlin beauftragt, zehn verschiedene Verfahrensverzeichnisse zu erstellen. Sie umfassen Vorgänge und Prozesse in der WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung. Zudem erhalten die Unternehmen diverse Musterschreiben für unterschiedlichste Zwecke von allgemeinen Info-Schreiben an die Eigentümer über Mustervorlagen zur Auftragsverarbeitung bis hin zu Verschwiegenheitserklärungen für Mitarbeiter, Hausmeister und weitere Personengruppen. Die Dokumente werden bis 31. März 2019 regelmäßig aktualisiert. Denn die Umsetzung der DSGVO wird viele neue Erkenntnisse darüber bringen, wie die Datenschutzbehörden und die Gerichte sie interpretieren und welche Anforderungen an die Umsetzung gestellt werden.

Die Verwaltungen haben noch ausreichend Zeit, die Verfahrensverzeichnisse und Musterschreiben in ihre Arbeitsabläufe zu implementieren, um hohe Bußgelder durch Verstöße gegen die DSGVO zu vermeiden. Der Abruf der Verzeichnisse und der Schreiben erfolgt mit personalisierten Codes, die die DDIV-Landesverbände ihren Mitgliedsunternehmen zur Verfügung stellen.

DDIV-Mitgliedsunternehmen können mit ihrem Gutscheincode auf www.lewento.de/ddiv das Paket anfordern und erhalten es dann direkt per E-Mail zugeschickt.

Das Paket des DDIV für die Mitgliedsunternehmen enthält diverse Verfahrensverzeichnisse nach DSGVO:

• Buchführung für die Wohnungseigentümergemeinschaft
• Beendigung Wohnungsmietvertrag
• WEG Hausgeldabrechnung
• WEG Beschlussanfechtung
• Betriebskostenabrechnung
• Übernahme WEG Verwaltung
• Mängelbeseitigung
• Abschluss eines Wohnungsmietvertrages
• Auswahlverfahren Wohnungsmieter
• Wohnungsbesichtigung
• Führen von Akten über Mitarbeiter

Jedes Verzeichnis definiert detailliert den Umgang mit persönlichen Daten der verschiedenen Personengruppen. Enthalten sind in dem Paket zudem Muster nach DSGVO zur Auftragsverarbeitung, zur Informationspflicht bei Erhebung von Daten nicht beim Betroffenen sowie beim Betroffenen und eine Verpflichtung zum Datenschutz als Zusatz zum Arbeitsvertrag.