Verwalterbranche und ihr Schritt in die Zukunft

Die Digitalisierung ist kein Selbstläufer

In Immobilienverwaltungen gehört die steigende Digitalisierung der Arbeitsprozesse heute zum täglichen Geschäft. Sind die Prozesse einmal umgestellt, profitieren sie von schnelleren Bearbeitungszeiten, der Minimierung von Fehlerquellen und einer Optimierung der unternehmensinternen Abläufe.
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 Bild: Pixabay/ geralt
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Doch bevor die Umstellung auf digitale Softwarelösungen Früchte trägt, sind Investitionen in technisches Equipment und fachkundiges Personal nötig – denn eine digitale Immobilienverwaltung bedeutet weit mehr, als Rechnungen zu scannen und E-Mails zu versenden. Der Grad der möglichen Digitalisierung einer Immobilienverwaltung ist höchst variabel.

Das kleine Einmaleins: Buchen, Mahnen, Abrechnen

Die Basisversion der Verwaltungssoftware bilden sogenannte Enterprise Ressource Planning-Systeme (ERP-Systeme). Als spezialisierte Lösungen für die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen bieten sie eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen für das „Kerngeschäft“ der Verwaltungstätigkeit. Dabei lassen sich WEG-Verwaltungen (optional auch mit Sondereigentum) ebenso einbinden wie Mietverwaltungen von Wohnungen, Gewerbeeinheiten oder Garagen. Neben einer übersichtlich strukturierten Ist-Buchhaltung beinhalten diese Systeme auch eine Automatisierung des Zahlungsverkehrs. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie einer professionellen Auftragsverwaltung lassen sich die Arbeitsprozesse zusätzlich vereinfachen und neue Kapazitäten im Unternehmen schaffen.

Zentralisierung der Geschäftsprozesse

Einen Schritt weiter gehen sogenannte Customer-Relationship-Management-Anwendungen (kurz: CRM-Software). Denn nur etwa 30 Prozent des Arbeitsalltags in Immobilienverwaltungen gehen auf die oben geschilderten Buchhaltungsbereiche zurück. CRM-Systeme unterstützen auch bei der Digitalisierung der übrigen 70 Prozent der Verwaltertätigkeit. So ist es mit einer solchen Softwarelösung beispielsweise möglich, alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mails und sonstige für die Verwaltung wichtige Dokumente in einem zentralen Informationszentrum zu bündeln. Auch die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeteilt werden. Damit sind alle Informationen zu den jeweiligen Wohnanlagen und -einheiten jederzeit vollständig und problemlos auffindbar. Im Gegenzug erfolgt auch die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern zentralisiert. So bieten CRM-Systeme nicht nur die Möglichkeit, Serienbriefe an einen gewünschten Personenkreis zu senden. Derartige Programme vereinen beispielsweise auch Funktionen zum Adressmanagement, der Kontaktverwaltung und der Budgetplanung innerhalb der Verwaltungseinheiten.

Direkte Kontakte statt Vermittlerposition

Bedarfsgerechte Plattformen, die in Ergänzung zu CRM-Lösungen einsetzbar sind, ermöglichen es Verwaltern zudem, ihre „Vermittlerposition“ zwischen unterschiedlichen Interessensgruppen in weiten Teilen ihrer Tätigkeit zu verlassen, indem die entsprechenden Parteien direkt miteinander in Verbindung gesetzt werden können. Sicher, bei Unstimmigkeiten zwischen unterschiedlichen Parteien einer WEG werden die diplomatischen Fähigkeiten des Verwalters auch zukünftig gebraucht. Geht es aber darum, einen Wartungs-, Reparatur- oder Servicetermin zu vereinbaren, können Eigentümer, Mieter und Handwerker direkt zur Terminabsprache miteinander vernetzt werden.

Software prägt die Verwalterbranche

Dass die Digitalisierung in deutschen Hausverwaltungen angekommen ist, zeigt eine Umfrage des Verbands der Immobilienverwalter Deutschland unter 400 Verwaltungsunternehmen, die im Herbst 2019 durchgeführt wurde: Ganze 97 Prozent der Befragten gaben an, dass Kundenkommunikation und Schriftverkehr ganz oder in Teilen digital stattfinden. Knapp 80 Prozent hatten ihre Stammdaten bereits in digitaler Form abgelegt und bei mehr als einem Viertel der Verwalter kamen digitale Technologien schon in mehreren Anwendungsbereichen zum Einsatz. Laut Befragung ist die Unternehmensgröße für den Gebrauch professioneller Verwaltungssoftware allerdings noch immer ein entscheidender Faktor: Etwa 80 Prozent der Immobilienverwaltungen mit über 400 Wohneinheiten nutzten Softwarelösungen für ihr alltägliches Geschäft – bei kleineren Unternehmen waren es lediglich 58 Prozent.

Investitionen, die sich auszahlen

Immobilienverwaltungen mit einem hohen Digitalisierungsgrad registrierten laut der oben genannten Umfrage eine erhebliche Entlastung im Arbeitsalltag, die mit einer Reduktion der Kosten einherging. Weiterhin gaben sie an, dass positive Effekte auf die Kundenzufriedenheit spürbar seien. Unternehmen, deren Digitalisierungsbemühungen noch am Anfang standen, stellten derartige Vorzüge nur bedingt fest. Dies lässt den Schluss zu, dass die positiven Auswirkungen der Digitalisierung mit einem zunehmenden Digitalisierungsgrad ansteigen. Dabei ist insbesondere die Einführung der Digitalisierung in die alltäglichen Geschäftsabläufe mit Kosten verbunden. So ergab die Umfrage, dass die befragten Verwaltungsunternehmen durchschnittlich knapp acht Prozent ihres Jahresumsatzes für die Bereiche IT und Digitalisierung aufwendeten.

Dennoch bleibt festzuhalten: Auch wenn der Weg in die Digitalisierung selten mühelos beschritten wird, ist der Schritt in das digitale Zeitalter längst kein Luxus mehr, den sich nur große Unternehmen leisten sollten. Auch für kleine Unternehmen wird die Automatisierung der Geschäftsprozesse zunehmend zum Wettbewerbsfaktor. Darum ist es an der Zeit, die Lücke zur Konkurrenz baldmöglichst zu schließen. Sind die ersten Schritte getan, wiegen die Vorzüge der digitalen Immobilienverwaltung die Investitionen bei Weitem auf.

Stephanie Kreuzpaintner

Stephanie Kreuzpaintner
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Artikel Die Digitalisierung ist kein Selbstläufer
Seite 30
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