Veranstaltungen können auch online stattfinden

Zu einem mittlerweile festen Bestandteil des Verwalteralltags gehören sogenannte Enterprise Ressource Planning-Systeme (ERP). Als spezialisierte Lösungen für die Bereiche Buchen, Mahnen und Abrechnen bieten sie eine Vielzahl unterschiedlicher Funktionen für das „Kerngeschäft“ der Verwaltungstätigkeit. Dabei lassen sich WEG-Verwaltungen ebenso einbinden wie Mietverwaltungen von Wohnungen, Gewerbeeinheiten oder Garagen. Neben einer übersichtlich strukturierten Soll- und Ist-Buchhaltung ermöglichen diese Programme auch eine Digitalisierung und Automatisierung des Zahlungsverkehrs. Durch den Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems sowie einer professionellen Auftragsverwaltung lassen sich die Arbeitsprozesse zusätzlich vereinfachen und neue Kapazitäten im Unternehmen schaffen.

Mehr als die Basislösung

Einen Schritt weiter gehen sogenannte Customer-Relationship-Management-Anwendungen (CRM). Denn nur etwa 30 Prozent des Arbeitsalltags in Immobilienverwaltungen gehen auf die oben geschilderten Buchhaltungsbereiche zurück. CRM-Systeme unterstützen auch bei der Digitalisierung der übrigen 70 Prozent der Verwaltertätigkeit. So ist es mit einer solchen Softwarelösung beispielsweise möglich, alle relevanten Arbeitsabläufe, Aufträge, E-Mails und sonstige für die Verwaltung wichtige Dokumente in einem zentralen Informationszentrum zu bündeln. Auch die Kommunikation mit Eigentümern, Mietern oder Dienstleistern kann den entsprechenden Verwaltungseinheiten zugeteilt werden. Damit sind alle Informationen zu den jeweiligen Wohnanlagen und -einheiten jederzeit vollständig und problemlos auffindbar. Im Gegenzug erfolgt auch die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern zentralisiert. So bieten CRM-Systeme nicht nur die Möglichkeit, digitale Serienbriefe an einen gewünschten Personenkreis zu senden. Derartige Programme vereinen beispielsweise auch Funktionen zum Adressmanagement, der Kontaktverwaltung und der Budgetplanung innerhalb der Verwaltungseinheiten.

Digitale Prozesse statt Vor-Ort-Termine

Doch wer meint, damit wäre die Digitalisierung der Verwaltertätigkeit abgeschlossen, irrt. Denn durch die erfolgreiche Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse ist bereits die Basis geschaffen, um den nächsten Schritt in Richtung vollständig digitalisierter Verwaltung zu gehen. Denn künftig ist es auch möglich, bislang übliche Präsenzveranstaltungen teilweise oder komplett in die digitale Welt zu verlegen. Dabei bieten Online-Termine nicht nur für Verwalter, sondern auch für ihre Kunden zahlreiche Vorteile.

Orts- und zeitunabhängige Belegprüfung

Durch moderne CRM-Systeme kann beispielsweise die jährlich vorgeschriebene Belegprüfung einer WEG schon heute vollständig digital durchgeführt werden. Die Prüfung der entsprechenden Belege kann ortsunabhängig zu jeder Tages- und Nachtzeit erfolgen. Selbstverständlich ist dabei auch der Austausch mit anderen Beiräten möglich: So können die Prüfer einzelne Absätze oder Zahlen kommentieren, sich gegenseitig Fragen stellen und die Prüfung in enger Abstimmung durchführen, bevor die nachvollzogene Buchführung zurück an den Verwalter geht. Auch geplante Tagesordnungspunkte für die Eigentümerversammlung sowie der Wirtschaftsplan einer WEG können zur Prüfung hinterlegt werden.

WEG-Versammlung via Monitor

Eine Neuerung, die für viele Verwalter noch nach Science-Fiction klingen mag, aber sowohl technisch als auch rechtlich in den Startlöchern steht, ist die digitale Wohnungseigentümerversammlung. Die WEG-Mitglieder, die nicht persönlich an einer Versammlung teilnehmen können oder wollen, „treffen“ sich hierfür zum vereinbarten Zeitpunkt in einem virtuellen Konferenzraum, der über einen Monitor in den Versammlungsraum der eigentlichen WEG-Versammlung zugeschaltet ist. So können die beiden Gruppen der anwesenden und nicht-anwesenden Mitglieder in Echtzeit an der gleichen Veranstaltung teilnehmen. Die Kommunikation der zugeschalteten Wohnungseigentümer erfolgt über ein Headset. Um zu gewährleisten, dass nur berechtigte WEG-Mitglieder der Versammlung beiwohnen, versendet der Verwalter im Vorfeld entsprechende Zugangsdaten. Vor Beginn der Veranstaltung erstellt jeder Teilnehmer einen sogenannten Avatar – eine virtuelle Person, die ihn in der Versammlung vertritt. Über diese animierte Figur kann sich der Eigentümer an der Veranstaltung beteiligen, als wäre er selbst vor Ort. So können sich die einzelnen WEG-Mitglieder beispielsweise zu Wort melden oder über Armbewegungen ihres Alter-Egos an Abstimmungen teilnehmen. Im Gegensatz zu einer Teilnahme via Video-Konferenz sind auf diesem Wege auch anonymisierte Abstimmungen möglich.

Vorteile für Eigentümer und Verwalter

Der Einsatz digitaler Anwendungen erleichtert nicht nur Verwaltern, sondern auch ihren Kunden die Zusammenarbeit. So entfallen nicht nur unnötige und zeitintensive An- und Abreisen zu den Vor-Ort-Terminen, damit lassen sich in Zeiten der Covid-19-Pandemie auch unnötige persönliche Kontakte vermeiden. Den Verwaltern dürfte es durch Anbieten einer digitalen Belegprüfung zukünftig leichter fallen, Beiräte innerhalb einer WEG für das ehrenamtliche Engagement als Belegprüfer zu begeistern. Zudem entfallen für den Verwalter zeitintensive Vor-Ort-Termine, die aufgrund der Verfügbarkeit der beteiligten Beiräte häufig außerhalb der üblichen Arbeitszeiten stattfinden mussten.

Für Verwalter bieten derartige ortsunabhängige Angebote eine echte Möglichkeit, sich von ihrer vielfach noch analog arbeitenden Konkurrenz abzusetzen und einen wirklichen Mehrwert zu schaffen. Denn die Hausverwaltung der Zukunft wird sich sukzessive in die digitale Welt verlagern – durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie wird diese Entwicklung zusätzlich beschleunigt. Der persönliche Kontakt zu den Eigentümern und Mietern ist nach wie vor wichtig. Dennoch können durch optimierte Veranstaltungsformate Ressourcen im eigenen Unternehmen geschaffen werden, die an anderer Stelle in die reibungslose Pflege und Betreuung des Immobilienbestands einfließen können.

TIPP: Online-Seminar "Die hybride Eigentümerversammlung der IVV - Wenn Eigentümer digital zugeschaltet sind", am 27. April 2021.

Nachlesen & Nachhören:
Einberufung und Durchführung einer Eigentümerversammlung nach neuem WeMoG --> Laden Sie sich das Webinar der Zeitschrift IVV herunter: Reform des Wohneigentumsgesetzes, vom 02.03.21

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Eigentümerversammlung unter freiem Himmel?
WEMoG gibt Eigentümergemeinschaften mehr Verantwortung und Pflichten
Fachartikel aus der IVV zum Thema Eigentümerversammlung: Bindung an Beschluss