NEUES BERLIN digitalisiert die Gebäudebewirtschaftung

„Wir können noch kundenorientierter arbeiten“

Messdienste, Abrechnungen, Vermietungsprozesse und Mieterkommunikation – die Wohnungsbaugenossenschaft NEUES BERLIN optimiert wesentliche Prozesse mit digitalen Tools. Jetzt hat das Unternehmen auch den Geräteservice eigenverantwortlich eingeführt.
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Das Messdienst-Team (v.li.): Tim Peterson, Robert Münn, Teamleiterin Susan Diehm und Viktor Schwindt. Bild: Neues Berlin
Das Messdienst-Team (v.li.): Tim Peterson, Robert Münn, Teamleiterin Susan Diehm und Viktor Schwindt. Bild: Neues Berlin

Anfang 2021 hat bei NEUES BERLIN das Team Messtechnik seine Arbeit aufgenommen. Die vier Mitarbeiter sind für alle Aufgaben rund um die Verbrauchstechnik zuständig. Dazu gehören die Wasser- und Wärmemengenzähler, Heizkostenverteiler und zusätzlich die Rauchwarnmelder in den Wohnungen der Genossenschaft. Die Verbrauchsdatenerfassung und die Abrechnung praktiziert die Genossenschaft schon seit einigen Jahren in Eigenregie. „Wir kümmern uns um die Instandhaltung der Technik, übernehmen die monatliche Ablesung der Verbrauchsdaten ebenso wie den Eichaustausch der Messgeräte“, erläutert Viktor Schwindt, Messtechnikspezialist bei NEUES BERLIN. „Was bisher externe Dienstleister für uns erledigt haben, machen wir künftig selbst. Damit gehen wir einen ungewöhnlichen Weg innerhalb der Wohnungswirtschaft“, sagt Susan Diehm, die das neue Teamleitet.

Erfolgte die Abrechnung sämtlicher Betriebskosten bereits seit 2020 in Eigenregie, integriert die Genossenschaft nun auch den Geräteservice mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Eichaustausch der Warm- und Kaltwasserzähler im Unternehmen.

Die Voraussetzungen für das neue Geschäftsfeld, das mit dem Bestandsmanagement und der Abrechnung der Betriebskosten verzahnt ist, wurden zwischen 2015 bis 2018 geschaffen, als der gesamte Bestand mit Funkmesstechnik ausgestattet wurde. „Damit können wir noch kundenorientierter arbeiten und alle Leistungen aus einer Hand anbieten“, sagt Teamleiterin Susan Diehm. „Die Wege sind kürzer, wir agieren schneller, sind besser erreichbar, entscheiden selbst, welche Geräte in Zukunft eingebaut werden und sind direkte Ansprechpartner für die Mieter“, zählt Susan Diehm die Vorteile auf. „Außerdem sparen wir Kosten, sind unabhängig von großen Messdienstleistern und haben die Datenhoheit.“

Start im Quartier „Storchennest“

Um etwa Störungen frühzeitig zu bemerken, werden die Verbrauchsgeräte in den über 5.100 Wohnungen der Genossenschaft einmal im Monat ausgelesen. Ende Mai begann das Team Messtechnik mit dem Eichaustausch der Wasserzähler im Wohnquartier „Storchennest“, es folgt danach die Wohnanlage Alt-Hohenschönhausen und in der zweiten Jahreshälfte schließlich der Mühlengrund. Die Mitarbeiter tauschen die Zähler in 3.353 Wohnungen aus. Eine weitere Aufgabe in diesem Jahr ist die Wartung der 22.854 Rauchwarnmelder. Diese Wartung wird auch zukünftig nach Terminvereinbarung mit den Mietern durch eigenes Personal durchgeführt, weil die Genossenschaft ohnehin einmal im Jahr eine technische Begehung jeder Wohnung plant. Und das alles ausschließlich digital und ohne Papier.

Mieter nehmen Onlineservice stark an

Anfang des Jahres ist das Mitgliederportal „Mein NB“ von NEUESBERLIN an den Start gegangen. Seitdem haben sich rund 2.100 Nutzer beim Portal angemeldet. Das heißt: Etwa jedes dritte Mitglied der Genossenschaft nutzt bereits das neue Serviceangebot, das rund um die Uhr, an sieben Tagen der Woche zur Verfügung steht. „Per Smartphone oder PC können die Mitglieder jederzeit mit uns in Kontakt treten, bereitgestellte Informationen abrufen, Dokumente einsehen“, erläutert Anika Vollmuth, die das Mitgliederportal mit eingeführt hat. Nicht nur die Jüngeren machen davon regen Gebrauch. Etwa 41 Prozent der angemeldeten Nutzer sind über 60 Jahre alt, etliche von Ihnen nutzen es häufig.

Die Möglichkeiten sind vielfältig. „Unser Portal gliedert sich in drei große Bereiche: Unter Dokumente sind aktuelle Unterlagen wie die Betriebskostenabrechnung und der Mietvertrag verfügbar. Unter Vertragsübersicht findet man alle Eckdaten zur Mitgliedschaft und zur Wohnung, etwa zur Größe oder zum Mietbeginn sowie zum Stellplatz. Im Kontaktbereich wiederum können Anfragen zu verschiedenen Themen gestellt werden.“

Darüber hinaus kann im Mitgliederportal die aktuelle Mietaufstellung sowie eine Bescheinigung über Mietschuldenfreiheit angefordert, die Anpassung der Betriebskostenvorauszahlung oder eine Ratenzahlung für etwaige Nachzahlungen angefragt werden. Im Kontaktbereich kann man Beschwerden melden – wegen Lärmbelästigung, mangelhafter Instandhaltung, zugestellter Fluchtwege, dem Verstoß gegen die Hausordnung oder Mängeln in den Außenanlagen. Alle Anfragen erreichen automatisch das zuständige Team. Die Absender können, sobald die Anfrage bei NEUES BERLIN eingegangen ist, den Status der Bearbeitung verfolgen.

Erstmals digitale Betriebskostenabrechnung

NEUES BERLIN hat die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2020 erstmals auf digitalem Weg verschickt. Über das Mitgliederportal Mein NB kann ab sofort jedes Mitglied, das registriert ist, darauf zugreifen. Für die papierlose Variante hatte sich bis Mai schon jedes dritte Mitglied der Genossenschaft entschieden. Das bedeutet 1.500 Betriebskostenabrechnungen, jede einzelne neun Doppelseiten lang, müssen nicht länger ausgedruckt, eingetütet und verschickt werden. Das spart so einiges an Zeit, Arbeit und Papier. „Vielleicht können wir im kommenden Jahr schon jede zweite Betriebskostenabrechnung digital verschicken“, freut sich das Team Miete/Betriebskosten. Durch die Umstellung können schon jetzt 181 Kilogramm Papier eingespart werden.

Viele Nutzungsmöglichkeiten

„Die digitale Betriebskostenabrechnung ist eine umweltschonende Alternative zur herkömmlichen Post, die wir unseren Mitgliedern anbieten. Sie ist zeitgemäß und nachhaltig zugleich. Und je mehr Mitglieder sich dafür entscheiden, umso größer ist der Effekt für unsere Umwelt“, erläutert Thomas Fleck, Vorstand von NEUES BERLIN. Auch der praktische Aspekt spielt eine Rolle. Die Betriebskostenabrechnung ist im Mitgliederportal jederzeit und ordentlich sortiert mit digitalem Endgerät abrufbar, beispielsweise für die jährliche Steuererklärung.

Langer Weg zur Selbstabrechnung

In das digitale Messwesen einsteigen, die Betriebskostenabrechnung in Eigenregie durchführen, Datenhoheit anstreben – das sind hohe unternehmerische Herausforderungen, die sich nicht mal eben machen lassen. Die Berliner Wohnungsbaugenossenschaft NEUES BERLIN hat sich dafür entschieden.

Die IVV-Redaktion hat Vorstand Thomas Fleck gebeten, Aufgaben und Hindernisse auf dem Weg zum digitalen Verbrauchsdatenmanagement zu beschreiben. Fleck arbeitet seit zwölf Jahren bei NEUES BERLIN und ist seit einem Jahr Vorstandsmitglied. Er sagt, man müsse auch mal anders denken und Mut aufbringen, denn es ergäben sich eine Reihe zusätzlicher Aufgaben und neuer Serviceleistungen, die mit der Selbstabrechnung einhergehen und für NEUES BERLIN einen deutlichen Mehrwert ergeben.

Thomas Fleck

Thomas Fleck
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Artikel „Wir können noch kundenorientierter arbeiten“
Seite 32 bis 33
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