„Wir lassen KI nicht automatisch auf unsere Kunden los“
Herr Manteuffel, wie nutzen Sie KI in ihrem Unternehmen?
Wir befinden uns in diversen Testprojekten zum Einsatz von KI – nichts davon geht bislang offiziell nach draußen. Unter anderem probieren wir die KI von ChatGPT aus. Deren wesentliche Funktion ist für uns die Generierung von Schriftsätzen – wie Antworten auf E-Mails oder Antworten an Eigentümer. Wir versuchen, möglichst viele Texte durch die KI ins Reine schreiben zu lassen. Ziel ist es dabei, weniger Zeit mit der Formulierung von Texten zu verbringen, indem wir wesentliche Stichworte vorgeben, aus denen die KI einen Text erstellt. Wir verfolgen aber auch andere Aspekte, beispielsweise haben wir einen GPT von ChatGPT mit Promptings gebaut, der unsere Beschlüsse kontrolliert, optimiert, teilweise auch vorformuliert.1)
Denken Sie auch daran, Telefonanrufe und E-Mail-Anfragen automatisch beantworten zu lassen?
Ich sehe die KI aktuell als Assistenten und kann mir nicht vorstellen, dass wir sie vollautomatisch auf Kunden loslassen. Ich kann mir jedoch durchaus vorstellen, dass die KI Vorschläge macht und E-Mails klassifiziert, Antworttexte vorformuliert oder einfache Antworten herausgibt. Was wir bisher mit KI erleben, ist sie noch nicht so weit, dass ich sagen würde, das kann ungefiltert an den Kunden heraus. Dafür sind die Liegenschaften zu unterschiedlich, es gibt zu viele Spezialfälle in rechtlicher oder gebäudetechnischer Hinsicht. Ein anderer wesentlicher Aspekt ist für mich, dass die Kunden merken, wenn sie mit einer KI kommunizieren. Ich glaube, dass KI gerade im WEG-Bereich nicht gerade Vertrauen schafft.
Das heißt, heute haben Sie die KI nicht an den Anrufbeantworter angeschlossen, so wie es Kollegen schon machen?
Nein, das ist bei uns aktuell noch nicht der Fall. Wir haben zwar eine KI, die Sprache erkennt und verschriftlicht, sodass wir den Anrufbeantworter nicht abhören müssen. Dass der Kunde mit einer KI telefoniert, das haben wir nicht und wir sehen das in der nächsten Zeit auch nicht als dringlich an.
Welche Art von Dokumente soll ChatGPT in Zukunft bearbeiten?
Eigentlich alles, was geschrieben wird, von der einfachen E-Mail bis hin zu komplexeren Stellungnahmen. Wir merken allerdings, dass GPT nicht allein schreiben kann. Ohne sinnvolle inhaltliche Vorgaben kommt wenig Gehaltvolles heraus, selbst bei einfachen E-Mails; teilweise auch offensichtlich Falsches. Wenn man aber die KI mit Informationen füttert – wir haben zum Beispiel das WEG-Gesetz als Wissen in der KI gespeichert – und Vorgaben macht, wie sie antworten soll, dann hilft das ungemein. Damit lässt sich die Zeit, die man für eine schriftliche Stellungnahme benötigt, extrem reduzieren.
Wer trainiert Ihre KI und füttert sie mit Wissen?
Ich persönlich kümmere mich darum, weil ich den technischen Hintergrund habe, denn ich komme aus der Software-Branche. Die Aufforderung zur Nutzung der KI geht an alle Mitarbeiter, wobei wir aktuell keine Verpflichtung daraus machen.
Wie weit gehen Sie bei der Anwendung von ChatGPT? Geben Sie Texte an Kunden heraus, wenn Mitarbeiter deren Richtigkeit überprüft haben?
Ja, dann würden die Texte rausgeben.
Wenn Sie die KI selbst trainieren, halten sich die Kosten vermutlich in Grenzen?
Die Investition ist noch sehr gering, weil wir eine kleine Lizenz verwenden. Ich kann mir aber vorstellen, dass für die KI zu einem späteren Zeitpunkt signifikante Kosten entstehen werden.
Wie denken Ihre Mitarbeiter über die KI? Sehen die mit Sorge auf die Entwicklung oder freuen sie sich auf eine große Arbeitserleichterung?
Ich glaube, das ist unterschiedlich. Es gibt immer Mitarbeiter, die sind technologieoffen und probieren gerne aus, gehen manchmal bis an die Grenzen, und andere Mitarbeiter sind eher zögerlich in der Verwendung. Arbeitsplatzsorgen sind jetzt nicht mit der KI nicht verbunden, aber es gibt Vorbehalte.
Wir haben die KI-Kompetenzschulung durchgeführt, die ja auch verpflichtend ist. Darüber hinaus sprechen wir regelmäßig in den Teammeetings über die Anwendung der KI, zum Beispiel darüber, wie man mit der KI in den Dialog gehen kann, wenn es um die Formulierung eines Beschlusses geht, der hinreichend bestimmt ist. Das ist ja mitunter das Schwierigste. Man kann die KI zum Beispiel als unbeteiligten Dritten nutzen. Man kann ihr sagen: ‚Du bist der Eigentümer, der vom Thema keine Ahnung hat. Ich gebe dir einen Beschluss zum Lesen, erkennst Du die Wirkung des Beschlusses?‘ Dann antwortet die KI womöglich: ‚Nein, mir fehlen noch Informationen‘. Fragen der KI könnten sein ‚Was bedeutet circa 3.000 Euro‘ oder ‚Wo macht dieser Beschluss Schwierigkeiten in der Umsetzung?‘
Sie sprechen von Kompetenzschulung, das meint den AI Act der EU?
Ja richtig, darüber hinaus gibt es eine separate Datenschutzschulung. Es geht darum zu verstehen, welche Gefahren aus der KI-Anwendung erwachsen können.
Seit wann experimentieren Sie mit der Text-KI?
Seit der Veröffentlichung der ersten Beta-Version von ChatGPT. Wir haben uns dem Thema sehr früh gewidmet und das System immer wieder ausprobiert.
Also durchaus ein langwieriger Prozess der Einführung?
Ja, die KI hat in den letzten anderthalb Jahren eine unglaubliche Entwicklung genommen, wobei das ja alles noch sehr allgemeine Prozesse sind. Die Integration der KI in die Unternehmensabläufe, das kommt ja erst. Zum Beispiel die Arbeit mit Liegenschaftsdaten. KI ist sehr stark bei der Kontrolle von Daten, Rechnungsdaten auf Plausibilität zu prüfen, Fehler erkennen in der Masse der Rechnungen, die tagtäglich zu bearbeiten ist. Das wird erst kommen in den nächsten ein bis drei Jahren.
Sie sprechen damit die viel zitierte Schnittstellenproblematik an, die Schwierigkeit viele Insellösungen miteinander zu verbinden?
Ich glaube, mit modernen ERP-Systemen wird das immer besser. Wir haben im Unternehmen unsere eigene Schnittstelle, wir arbeiten viel mit Microsoft Power Automate.2) Damit lassen sich Daten aus anderen Systemen an die KI überführen, die wiederum ihre Ergebnisse an ein drittes System weitergeben kann. Das erleichtert uns das Leben entwas.
Abkürzungen
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Welche Anwendungen von KI für Hausverwaltungen sind wirklich sinnvoll?
Themen:
So funktioniert Prompting bei Chatbots wie ChatGPT: Eingaben sind alles entscheidend
- Grundlagen eines erfolgreichen Prompts: Ziel, Rolle, Ton, Struktur
- Beispiele aus der Praxis:
- Beschlussformulierungen
- Eigentümer- und Mieteranschreiben -
- Protokollauszüge und Einladungstexte - Kumulatives Prompting – komplexe Aufgaben in mehreren Schritten lösen
- Typische Fehler erkennen und vermeiden
- Tipps zur Nachsteuerung: Was tun, wenn das Ergebnis unbrauchbar ist?
Redaktion (allg.)
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