CAFM, das digitale Facility-Management

Ein Gebäude besteht nicht nur aus Baumaterialien, sondern auch aus Informationen: Was ist in welchem Umfang verbaut? Im Idealfall liegen diese Informationen in digitaler Form vor und „kommunizieren" untereinander und mit dem Betreiber der Immobilie. CAFM Software (Computer Aided Facility Management) oder Facility Management Software soll bei der effizienten Verwaltung von Gebäuden helfen.

Quelle: CAFM Connect
Quelle: CAFM Connect

Nach der Fertigstellung von Gebäuden entstehen die meisten Kosten innerhalb des Lebenszyklus. Das digitale FM kann helfen Kosten und Zeit zu sparen. Wichtig: Ein gut strukturierter Datenfeldkatalog.

Das größte Einsparpotenzial besteht bei der Nutzung. Bei Neubauten, bei der die Planungsmethode BIM zum Einsatz kommt, sind alle relevanten Daten bereits im Digitalen Zwilling hinterlegt. Wichtig für das virtuelle Gebäudemodell ist jedoch ein standardisierter betrieblich relevanter Datenfeldkatalog. Hierfür sollten die Nutzungs- und Betriebsprozesse klar definiert werden. Vorrausetzung ist außerdem, dass die Daten im international IFC Standard vorliegen und die CAFM-Software diesen Standard bedient.

CAFM ist die Abkürzung für Computer Aided Facility Management, im Deutschen auch Computer gestütztes Facility Management genannt. Hierfür wird spezielle Software eingesetzt, sogenannte CAFM-Software. Sie besteht aus einer Datenbank und einer Anwenderoberfläche.

„Die Digitalisierung in Form von digitalem Facility Management in großen Gebäudeanlagen wird zu selten genutzt, …“, betont Heinz-Jürgen Dohrmann, Geschäftsführer der Figo GmbH. Das Unternehmen ist auf Gestaltungskonzepte für Gewerbeimmobilien spezialisiert. Dohrmann ergänzt: „Das gilt vor allem bei Bestandsbauten …“

CADM auch ohne BIM

Bei Bestandsbauten gibt es zwei Ausgangssituationen: Gebäudedaten sind bereits erfasst, lassen sich aber nicht automatisch verwenden; oder es sind noch überhaupt keine Daten vorhanden. Ein gut durchdachte Datenorganisation ist jedoch entscheidend, dann ermöglicht die CAFM-Software einen effizienten Betrieb von Gebäuden. Diese Auffassung vertritt auch das Kölner Unternehmen eTask. Hier betont man: „Ein CAFM System ist kein Einzeltool, um bestimmte Prozesse digital abzubilden, sondern es schafft ein „digitales Betriebssystem“ in dem sämtliche Prozesse des Facility Managements nahtlos und ohne Medienbrüche digital erfolgen.“

Der Softwareanbieter vom Rhein konzentriert sich auf die Nutzung über den Browser. Wie die meisten, bieten man eine Vielzahl an Modulen, die je nach Bedarf ganz unterschiedliche Aufgaben bei der Bewirtschaftung und Instandhaltung einer Immobilie erfüllen. Hierzu gehören u.a. die Belegungsplanung, die die Schlüsselverwaltung, das Reinigungsmanagement, das Flächenmanagement oder ein zentrales Service-Ticket System. Hier zu braucht man die optimale Daten. Müssen diese manuell eingegeben werden, so kostet das Zeit und Geld sowie Nerven.

CAFM-Connect vereinfacht die Digitalisierung

CAFM-Connect ist eine Initiative von Verbänden aus der Immobilienbranche, die bei der Digitalisierung des Immobilienbetriebs einen einheitlichen und offenen Datenstandard auf IFC Basis verwenden. CAFM-Connect ist eine Plattform, die online und kostenlos zum Download bereitsteht. Entscheidend sind dabei nur die relevanten Informationen, bzw. das optimale Maß an Daten, auch Informationstiefe genannt. Zu viele Daten sind dabei mindestens so kontraproduktiv wie falsche bzw. unrelevante Informationen.

CAFM-Connect gibt hierfür den Rahmen für die Erfassung und den Austausch von Immobiliendaten vor. Dabei entspricht CAFM-Connect den Anforderungen des international anerkannten IFC-Standard, der auch den Austausch von Informationen innerhalb der Planungsmethode BIM zugrunde legt. Hierzu gehören die Kerndaten, einer Immobilie: Flächen, Bauteile, samt Property-Sets (Anlagen) sowie sonstige Dokumente. Dabei orientiert sich CAFM-Connect an inhaltliche Vorgaben der gängigen Normen DIN277-2 sowie DIN276. Bzw. die GEFMA 198. Diese Informationen ermöglichen die Planung und Simulation von Prozessen, wie Energieverbrauch, Raumplanung, Störungsmeldung; Beschaffung uvm.

Der Nutzen von CAFM ist unumstritten und sicher kein Luxus. Dohrmann hierzu: „Langfristig können nicht nur große Summen an Energiekosten gespart werden, auch der zeitliche Aufwand von Mitarbeitern reduziert sich, weil zum Beispiel Systemwartungen wesentlich effektiver erfolgen.“

CAFM Software ist seit langem etabliert

Bereits 2009 entschied sich die Bayer Vital, die Vertriebsgesellschaft von Bayer HealthCare im Leverkusener Chemieparks für den Einsatz einer CAFM Software. Hiermit werden die 1000 Büroarbeitsplätze sowie 38 Konferenzräume der neuen Zentrale vollständig erfasst und organisiert.

2010 wurde dann ein browsergesteuerte Gebäudemanagementsystem einsatzbereit. Hierüber wird über die Schnittstelle an die Bayer-Personaldatenbank, die feste Zuordnung belegten Räume der Mitarbeiter organisiert.

Heinz-Jürgen Dohrmann, Geschäftsführer der Figo GmbH fasst zusammen: „Schlussfolgend kann man somit sagen, digitales Facility Management schützt Ressourcen – finanzielle, personelle und am Ende der Schöpfungskette vor allem auch natürliche.“

Kostenloser Download von CAFM-Connect: http://www.cafm-connect.org/editor/

Autor: Robert Schütz

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