Digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse

Vereinfachtes Dokumentenmanagement für die Immobilienverwaltung

Nach dem Motto „Eine erfolgreiche Organisation beginnt immer mit Organisieren“ bietet das Dokumentenmanagement-System Caya Document Cockpit für Immobilienverwaltungen einen zentralen Überblick über alle eingehenden Dokumente, die mithilfe intelligenter OCR-Technologien ausgelesen und im digitalen Posteingang übersichtlich zusammengestellt werden. Aus dem Cockpit heraus können diese Dokumente dann effektiv und zuverlässig verwaltet und bearbeitet werden.

Immobilien- und Hausverwaltungen, die sich vom Papierarchiv verabschieden und Aufgaben automatisieren wollen, sind mit einem Dokumenten-Management-System gut beraten. BILD: CAYA
Immobilien- und Hausverwaltungen, die sich vom Papierarchiv verabschieden und Aufgaben automatisieren wollen, sind mit einem Dokumenten-Management-System gut beraten. BILD: CAYA

Dokumentenmanagement und Postdigitalisierung aus einer Hand

Die Dokumentenmanagement-Lösung stellt sämtliche Funktionen zur Verfügung, die für automatisierte Prozesse, sicheres Rollenmanagement und digitales Teamwork erforderlich sind, einschließlich der Schnittstellen zu mehr als 130 Anwendungen, in welche die digitalen Dokumente weitergeleitet werden können. Hierzu gehören Casavi – das Serviceportal für Immobilien –, die Software für digitale Immobilienverwaltung Immocloud sowie führende Buchhaltungs-, Personal- und Projektmanagement-Lösungen.

Das Caya Document Cockpit kann mit mehr als 130 Anwendungen verknüpft werden. So können Nutzer beispielsweise Regeln definieren, anhand derer eingehende Rechnungen oder Mieterschreiben automatisch erkannt und direkt in Casavi oder Immocloud importiert werden. Zudem stellt die Lösung unter anderem Funktionen zum Unterschreiben von Verträgen oder zum Auslösen von SEPA-Zahlungen zur Verfügung. Auch eine effektive Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden kann über das Cockpit organisiert werden: Dokumente lassen sich abteilungsübergreifend austauschen, sodass Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können.

>> Fachartikel: Hausverwalter-Software im Detail. Teil 4: Datenflut und Prozesse managen

Laut Anbieter ist die Software leicht zu implementieren, intuitiv bedienbar und erschwinglich für Immobilienverwaltungen. Mit einem individuellen Rollenmanagement, das festlegt welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente zugreifen dürfen, ist die Sicherheit im Unternehmen gegeben.  

Automatisierte Prozesse in der Hausverwaltung

Der Software-Spezialist setzt Caya in puncto Datensicherheit die neuesten Compliance-Standards und DSGVO-Vorschriften um und verfügt über alle erforderlichen ISO-Zertifikate.

Zusammengefasst ist Caya Document Cockpit insbesondere eine Lösung für Immobilien- und Hausverwaltungen, die sich vom Papierarchiv verabschieden und repetitive Aufgaben automatisieren wollen.

Quelle: Caya GmbH, Entwickler der cloudbasierten Lösung Caya Document Cockpit für kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren wollen.

>> weiterlesen: Start-up Lösungen für die Immobilienbranche im Faktencheck

Martina Eisinger

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