Digitalisierung des Posteingangs

Verwalter müssen stets alle benötigten Daten zusammentragen und schnell auf neue Beschlüsse, wie zum Beispiel eine Mietpreisbremse, reagieren. Mit der Anzahl der zu verwaltenden Objekten steigt der administrative Aufwand und die Anzahl von Mieterakten. Sind diese digitalisiert, arbeiten Verwalter deutlich effektiver, sodass sie mehr Zeit in die Mieterbetreuung investieren können. Hinzu kommt ein höheres Volumen eingehender Briefe, wie Rechnungen, Verträge oder Versicherungspolicen. Diese den zuständigen Objektbetreuern kurzfristig zukommen zu lassen, ist nur dann möglich, wenn die Dokumente digital vorliegen.

Doch wie gelangen Immobilienverwalter am besten zu vollständig digitaler Eingangspost? Die Antwort lautet: durch Scannen. Das Scannen ist inhouse sowie extern möglich. Da dafür Technologie sowie Personal bereitgehalten werden müssen, ist es in den meisten Fällen günstiger, die Digitalisierung der Eingangspost an einen Postdigitalisierer auszulagern. Die entsprechenden Anbieter lassen sich in drei Kategorien unterteilen:

Die erste Gruppe sind regionale Scancenter bzw. Copyshops, die die Post digitalisieren und sie zum Beispiel über FTP-Server bereitstellen. Neben dem Auslesen der Inhalte bieten diese Unternehmen meist keine weiteren Dienste an.

Die zweite Kategorie bilden nationale Dienstleister. Sie bieten sofort abrufbare Lösungen, beispielsweise Cloud-basierte, für das Empfangen, Verwalten und Bearbeiten der Post an. Aber auch Schnittstellen, über welche die Dateien automatisch in andere Systeme wie Hausverwaltungssoftware übertragen werden können, zählen dazu. Damit vereinfachen diese Anbieter Unternehmensprozesse signifikant.

Als Drittes sind nationale Enterprise-Dienstleister zu nennen. Sie richten sich vor allem an Firmen mit sehr hohem Postaufkommen und speziellen Anforderungen. Ihre Dienstleistungen in die Unternehmensprozesse zu integrieren, ist aufwendig, langwierig und entsprechend teuer. Deshalb stellt die Wahl eines nationalen Dienstleisters für Unternehmen mittlerer Größe meist eine praktikable Lösung dar.

Checkliste für die Auswahl eines Postdigitalisierers

Bei der Auswahl ihres Partners sollten Immobilienverwalter einige Aspekte berücksichtigen.

Eine Orientierung bietet diese Checkliste:

• Agnostische Tätigkeit: Wichtig ist, dass der Dienstleister Briefe sämtlicher Postunternehmen digitalisiert.
• Zeitnahe Bereitstellung: Das Digitalisieren inklusive Bereitstellung sollte innerhalb von 24 Stunden erfolgen. Service Level Agreements sind abzuschließen und Same Day Scanning vertraglich zu fixieren.
• Archivierung: Die physischen Dokumente werden für einen definierten Zeitraum aufbewahrt. Derweil kann der Kunde entscheiden, ob er sie weiter im Original benötigt oder ob sie datenschutzkonform vernichtet werden.
• Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Eine solche Vereinbarung ist in der EU-Datenschutzgrundverordnung vorgeschrieben.
• Zertifizierungen: Unternehmens-Zertifizierungen wie nach ISO 9001 oder ISO/IEC 27001 sprechen für Vertrauenswürdigkeit.
• Breite Kundenbasis: Ein großer Kundenstamm lässt auf umfassende Erfahrungen schließen.

Fazit: Mit dem richtigen Partner an der Seite können Immobilienverwalter die Digitalisierung ihrer Eingangspost einfach umsetzen und von vielen Vorteilen profitieren, allem voran effizienteres Arbeiten. Gleichzeitig ermöglicht dieser Schritt die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse. Somit ist die Posteingangsdigitalisierung eine Grundvoraussetzung zur ganzheitlichen Digitalisierung in der Wohnungswirtschaft.

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