Post bearbeiten ohne zum Briefkasten zu gehen

Immobilienverwaltungen, die ihre komplexen Verwaltungsaufgaben jetzt schon mithilfe der Software-Lösung von immocloud bearbeiten, erhalten ein weiteres Feature. Eingangspost wie Mietverträge und Kündigungsschreiben sollen künftig digital in der Anwendung empfangen und weiterverarbeitet werden können.

Immocloud möchte mit seiner Software den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung von Prozessen senken. Das Dashboard. BILD: immocloud
Immocloud möchte mit seiner Software den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung von Prozessen senken. Das Dashboard. BILD: immocloud

Dafür sorgt eine Integration der Postdigitalisierungslösung Caya.

Das Prozedere sei einfach. Per Nachsendeauftrag oder Umroutierung könnten Immobilienbesitzer und -verwalter die analoge Post  in das Caya-Scancenter weiterleiten. Anschließend würden die Unterlagen tagesaktuell unter strengsten, ISO-zertifizierten Sicherheitsvorkehrungen digitalisiert. Die Dokumente würden dann als PDF/A-Dateien auf der Caya-Plattform in einem geschützten Bereich zur Verfügung stehen. Über ein Optionsmenü ließen sich schließlich die digitalisierten Dokumente an immocloud weiterleiten.

Arbeitsschritte einfach und wirtschaftlich steuern

Bei immocloud kommen die Dateien im Dokumenten-Mailfach an und können dort direkt weiterverarbeitet werden. Zum Beispiel ist es möglich, sie einem Objekt zuzuordnen und sie bei Bedarf zu teilen.

Alle Dokumente zu einer Immobilie, vom Mietvertrag über Mieterpost bis hin zum Kündigungsschreiben, können in der immocloud zur Verfügung stehen, ohne dass jemand zum Briefkasten gehen, einen Briefumschlag öffnen oder ein Dokument scannen müsse. Davon profitieren Anwender nicht nur aktuell im Homeoffice, sondern auch darüber hinaus.

Digitale Immobilienverwaltung

Das digitale Empfangen analoger Dokumente bringt Immobilienverwalter einen Schritt weiter in Richtung ganzheitliche digitale Immobilienverwaltung. Denn: Bisher konnten Mitarbeiter in Immobilienverwaltungen bereits über das Mieterportal Nachrichten mit Mietern austauschen und Briefe, SMS oder E-Mail verschicken.

Das digitale Dokumentenmanagement ermöglichte das Speichern sowie Verwalten der Dokumente und ein intelligentes Finanzmanagement gab Überblick über Mieteingänge und Ausgaben. Somit konnte das individuelle Dashboard eine Übersicht über Cashflow, Rendite, Leerstandsquote etc. anzeigen.

Die Partnerschaft mit Caya schaffe nun den Lückenschluss: die letzte Meile zu einer vollständigen Digitalisierung und Automatisierung von zeitaufwendigen Prozessen zu gehen.

Die immocloud-Software sei intuitiv bedienbar und höchst performant. Deutscher Datenschutz, SSL und eine redundant gesicherte Infrastruktur sorgen für größtmöglichen Schutz.

Caya liefert die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.

Quelle: Caya

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