Welche digitale Technik ist angemessen?

Ein Notebook sollte sowohl im Büro als auch zu Hause mit einer Docking-Station oder einem gut ausgestatteten USB-Hub verbunden werden können. Selbstverständlich sollte sein, dass neben einer Webcam eine externe Tastatur und ein weiterer Monitor zur Verfügung stehen. Gerne auch ein tragbarer USB-Monitor, der ohne eigene Stromversorgung mobiles Arbeiten in der warmen Jahreszeit auch auf der Terrasse ermöglicht. Eine Ausrüstung, die das Arbeiten produktiver und gleichzeitig angenehmer gestaltet.

Ebenfalls lohnt sich definitiv die Investition in ein hochwertiges Headset mit einer Hintergrundgeräusch-Unterdrückung. Die Handhabung ist über den USB-Anschluss unkompliziert. Das integrierte Mikrofon ist wichtig, um den Kontakt mit den Kollegen in hochwertiger Übertragungsqualität pflegen zu können.

Dasselbe gilt für die Kommunikation mit Eigentümern und Mietern, was zu einem wichtigen Thema führt, nämlich der Telefonie an sich. Auch bei immer kürzeren Telefonzeiten und sehr stark zur Entlastung beitragenden Kundenportalen, ist eine passende Lösung für die Kommunikation per Telefon sehr zu empfehlen.

Viel Komfort dank Cloud-Telefonanlage

Bei einer klassischen Telefonanlage kann eine Rufumleitung konfiguriert werden. Aber Achtung: jeder so umgeleitete Anruf beansprucht zwei Leitungen. Dieses Problem entfällt, wenn eine Cloud-Telefonanlage zum Einsatz kommt, die ohnehin viel Komfort bietet. Eine solche Lösung bietet etwa die Einrichtung eines Parallelrufs. Damit kann definiert werden, dass eingehende Anrufe gleichzeitig auf allen oder besser nur bestimmten Endgeräten klingeln − und zwar im Büro oder dem Homeoffice. Damit ist eine Erreichbarkeit unter der Büronummer weltweit möglich, ohne jegliche Weiterleitungskosten, inklusive eines Mobiltelefons als vollwertiger Nebenstelle.

Die Cloud sollte heutzutage ebenfalls den Zugriff auf die Unternehmensdaten unterstützen. In der Vergangenheit, also in der Netzwerk-zentrierten Welt, war der Zugang über VPN (Virtual Privat Network) der Standard. Diese Art der Internetverbindung benötigt eine große Bandbreite.

Eine weitere Konsequenz der wachsenden Cloud-Dominanz ist, dass viele Hausverwaltungen keine neuen Server mehr einsetzen. Wozu auch, wenn sich die Abrechnungssoftware in der Cloud befindet und über eine Lösung wie Microsoft 365 zusätzlich alles lokal verfügbar ist, inklusive der Rechner im Homeoffice?

Was Tablets und Smartphones anbelangt, da wird in vielen Hausverwaltungen nach der „Bring your own device“-Methode (BYOD) gearbeitet. Die Mitarbeiter setzen private mobile Endgeräte auch für betriebliche Belange ein. Das kann funktionieren, wenn Sicherheitsrisiken ausgeschlossen bzw. dem Datenschutz Rechnung getragen wird.

Wenig dramatisch ist es wohl, wenn Bilder einer Objektbegehung mit dem privaten Smartphone aufgenommen werden, um später in der betrieblichen Cloud zu landen. Die psychologische Trennung zwischen privat und betrieblich fällt jedoch schwer, es ist eine unnötige mentale Belastung, wenn hier nicht sauber differenziert wird. Das Gefühl einer erhöhten oder gar ständigen Erreichbarkeit sollte verhindert werden.

Besser ist daher im Zweifelsfalle das Konzept „Corporate Owned, Personally Enabled“ (COPE). Hierbei wird den Mitarbeitern ein betriebliches Gerät auch zur privaten Nutzung überlassen, was nachvollziehbarer Weise mehr zur Motivation beiträgt. Microsoft 365-Lizenzen sind ohnehin durch die mehrfach zulässige Installation regelmäßig überzählig vorhanden, sodass die Kosten sich in Grenzen halten.